Dnes již většina našich zaměstnanců používá mobilní aplikace nebo umí pracovat s webovými aplikacemi, takže je možné realizovat elektronickou komunikace pro doplnění personálních informací a závazné potvrzování poskytnutých informací a personálních dokumentů a smluv prostřednictvím elektronického podpisu.
Pět jednoduchých kroků vedoucí k podepsání dokumentu
1. Pokyn
V prostředí vaši HR aplikace nebo v prostředí ERPIO aplikace zvolíte zaměstnance a dokument který potřebujete vyplnit a/nebo podepsat.
2. Úkol
Zaměstnanec obdrží notifikaci pomocí e-mailu nebo sms zprávy, aby provedl požadovaný úkon. V případě, že pro provedení podpisu je nezbytné provést doplnění dat do podepisovaného dokumentu, zaměstnanec tato data vyplní v ERPIO aplikaci, případně vyplní požadovaný formulář a potvrdí.
3. Odeslání k podpisu
ERPIO One vygeneruje finální dokument (data načtená z personálního systému a data získaná od zaměstnance doplní do grafické předlohy dokumenty) a tento předá k zabezpečení podpisu službě Signi.com
4. Podepsání
Služba Signi.com předá zaměstnanci zprávu a odkaz, že dokument je připraven k podpisu. Zaměstnanec zkontroluje dokument a elektronicky podepíše.
5. Uložení
Podepsaný dokument a získaná souvisejících dat jsou prostřednictvím ERPIO One uloženy do HR aplikace. Zaměstnanec vidí ve své ERPIO aplikaci všechny podepsané dokumenty.
Údaje pro podpis dokumentu si přečteme z vašeho HR systému
Typickou situací je zasílání Evidenčního listu důchodového pojištění – ELDP, jehož předání chtějí mít kontrolní úřady doložené. Není nic jednoduššího, než zaslat vyplněný dokument ke schválení případně i s předávacím protokolem k elektronickému podpisu.
Ve zdrojovém HR systému, ať už je to EXCEL, Pohoda, Helios, Money nebo jiný, následně vidíte stav, datum a způsob podepsání a převzetí dokumentu.
Hromadné zpracování funguje na stejném principu, jen s tím, že pracovník HR oddělení označí všechny zaměstnance, kteří mají převzít nebo podepsat příslušný dokument.
Sdílení informací umožnuje, že každý vidí to co potřebuje
Pracovní HR oddělení má aktuální přehledy o všech smlouvách zaslaných k podpisu, podepsaných, odmítnutých nebo ještě nepodepsaných. Podepsané dokumenty jsou uloženy v archívu a přístupné z firemní personální aplikace.
Ředitel personálního oddělení má přehled o všech podepisovaných smlouvách a může do procesu zasahovat nebo dokumenty podepisovat automatizovaně.
Zaměstnanec všechny své podepsané dokumenty a osobní informace, které používá zaměstnavatel a všechny vyplněné formuláře, které zaměstnavateli poskytl, vidí v mobilní nebo webové aplikaci.
ERPIO One zabezpečí integraci cloudové služby Signi s vašim firemním systémem a poskytne mobilní zpracování.
Zaměříme-li se na pojmy digitalizace, integrace a mobilita, a dosáhneme-li jejich implementace do personálních procesů, získáme významně vyšší efektivitu práce, ale také přesnost a přehlednost.
Digitalizace proto, abychom odstranili papírové dokumenty a umožnili jejich automatizované zpracování a řízené sdílení, od jejich samotného vzniku až po finální zákonnou skartaci.
Integrace proto, abychom využili existující informace uložené v personálních a mzdových aplikacích k automatické generací dokumentů, jejich vzdálenou aktualizaci za strany zaměstnanců nebo reporting a schvalování pro management.
Mobilita proto, abychom našim zaměstnancům poskytli prostředí, jehož prostřednictvím s námi mohou komunikovat, vyplňovat požadované formuláře, kde vidí své sdílené personální informace a podepsané dokumenty.
Integrační a vizualizační platforma ERPIO One poskytne integraci a mobilitu a zabezpečí vznik, řízené sdílení a přenosy digitálních dokumentů.
Jak funguje integrace ERP HELIOS Inuvio, čtěte zde..
Ukázka elektronické podepisování v Heliosu Inuvio
