Dokument pro zaúčtování vám přijde e-mailem. M-Files dokument oddělí od zprávy a propojí s vaši agendou a klientem. Odpovědný pracovník klienta obdrží informaci o přijetí dokumentu a žádost o schválení a doplnění potřebných informací. Následně jsou službou Finmatics vyčtená data doplněna o předkontace a daňové kódy a uložena do vašeho účetnictví a dokumenty do důvěryhodného archívu.
Může to být takto nebo průchod dokumentem firmou se může lišit. Hlavní výhodou tohoto procesu je, že s dokumentem nepracují lidé, takže nemohou na něco zapomenout nebo provést nesprávně. Lidé provádějí jen odbornou činnost, kterou se „stroje“ ještě nenaučili…
Čtyři možnosti jak unifikovat pracovní postupy
Můžeme proces zpracování dokumentů libovolně zkrátit, nicméně pokud to neuděláme, budeme mít o existenci a stavech každého dokumentu digitální stopu, od jeho vzniku až po jeho skartaci. Cílem tohoto článku je přiblížit možnosti integrace a tím i automatizaci činností s využitím profesionálních nástrojů jako jednotné řešení, jehož funkčnost může garantovat jediný dodavatel.
Automatický příjem a přiřazení dokladů odpovědné osobě
Spuštění "schvalovacího kolečka"
Klienti odesílají e-mailem doklady své účetní společnosti, po přijetí do poštovní schránky M-Files načte přijatý e-mail, rozdělí přílohy na jednotlivé dokumenty a z e-mailové zprávy také vytvoří dokument. V závislosti na adrese odesílatele je automaticky identifikován majitel dokumentu / klient. Na základě toho zjištění jsou automaticky přiřazena přístupová práva (účetní mají rozdělené klienty) a doklady čekají na schválení klientem, které lze provést kdekoliv na webu či v mobilní aplikaci.
Možnost první
Automatický příjem, přiřazení dokladů odpovědné osobě a spuštění „schvalovacího kolečka“ v prostředí M-Files
Vytěžení obsahu dokladu a převedení na relační data
Přenesení do účetního software včetně kontací
Po schválení odchází doklady automaticky k vytěžení do služby Finmatics, po vytěžení a doplnění způsobu účtování „propadávají“ do účetního systému. Dokumenty, které prošly vytěžením jsou upraveny do samostatných dokumentů včetně příloh a uloženy do správy důvěryhodného archívu. Odkazy na umístění dokumentů jsou přiřazeny k informacím v účetním systému.
Řízený přístup klientů k dokumentům a informacím
Reporty si klienti mohou přizpůsobit svým potřebám
Tento způsob řešení navíc dovoluje klientům vidět své doklady, a to nejen informace vytěžené, ale i zvolené údaje získané z účetního softwaru po zaúčtování dokladu (účty, nákladová střediska, zakázky…). Klienti mouhou používat mobilní zařízení, webové prohlížeče nebo počítačové aplikace.
Důvěryhodný archív a řízený přístup k dokumentů
Časová razítka a řízená skartace
Důvěryhodný elektronický archiv slouží k archivaci elektronických faktur, elektronických objednávek a dalších originálů elektronických dokumentů. Zajišťuje ochranu dokumentů a souvisejících dat a umožnuje prokázovat původ a pravost originálů elektronických dokumentů. Zamezí ztrátám dokumentů i neoprávněnému přístupu k archivovaným dokumentům.
Pracovníci provádějí odborné činnosti a doplňuji či kontrolují data tam, kde informační systémy nemají dostatečné znalosti nebo práva
Správně nastavený systém zpracování dokumentů významně šetří práci lidem a eliminuje možnosti vzniku chyb. Pracovníci účtárny zasahují do systému ve fázi vytěžovaní dat. V námi navrhovaném řešení prostřednictví webové aplikace Finmatics a to doplňováním nebo potvrzováním informací, které umělá inteligence nezná nebo si při jejich stanovení není jistá. Tato činnost má vedle finalizace vytěžení ještě i význam učící. Všechny zásahy, které provádí člověk jsou zaznamenány do paměti umělé inteligence pro jejích další užití.
Je-li systém dobře nastaven a nedochází-li v průběhu času ke změnám účetní osnovy nebo způsobu účtování, umělá inteligence se s každým zpracovaným měsícem zdokonaluje a přesnost zpracování se zvyšuje. Jaké možnosti a nástroje pro podporu zpracování a vytěžení dokumentů poskytuje Finmatics se dozvíte na webové stránce.
M-Files je spolehlivý a bezpečný dokument management systém poskytující nástroje pro inteligentní správu dokumentů, propojení s relačními daty ostatních firemních aplikacích, podporou pro automatizaci pracovních postupů (workflow) a řadou dalších možností pro podporu digitalizace. S M-Files pracují všichni zaměstnanci, kteří potřebují mít přístup k firemním dokumentm, nebo vaši klienti a partneři, který zpřístupňujete společné dokumenty nebo firemní aplikace, které využívají integrační schopnosti M-Files a přistupuji k datům a dokumentů v jejich správě.
M-Files má mnoho dalších možností, které lze v pracovním procesu, zvláště při týmové práci využít. Umožňuje řídit způsob zpracování, automaticky notifikovat, přidělovat úkoly, hlídat termíny, dynamicky nastavovat přístupová práva apod. Proto je možné použít M-Files v mnoha oblastech firemních aktivit, jako jsou evidence obchodních a účetních dokumentů, výkresů a výrobní dokumentace, přijaté elektronické pošty, smluv apod.
