Moderní řešení pro správu smluv zvyšují produktivitu a snižují rizika tím, že organizacím umožní snadno a bezpečně automatizovat procesy a elektronicky podepisovat dokumenty na jakémkoliv zařízení
KLÍČOVÉ VLASTNOSTI M-FILES CMS
Vše na jednom místě a přehledně
M-Files Digital WorkPlace umožňuje integrovat návrhy smluv i jejich elektronicky podepsané originály
se záznamy a agendami firemního systému
M-Files CMS
“Systém pro správu smluv”
TVORBA SMLUV
Vytvoření smlouvy z předlohy s doplněním klíčových údajů (metadat) probíhá automatizovaně,. Stejně tak evidence verzí po provedených změnách.
PŘIPOMÍNKOVÁNÍ
Úpravy a schvalování v rámci v rámci firmy je řízeno v rámci předdefinovaného workflow a provedené změny a úkoly jsou zaznamenány.
ELEKTRONICKÝ PODPIS
Součástí schvalovacího workflow může být i automatické předání smlouvy partnerovi k podpis, bez nutnosti smlouvu tisknout a následně po podpisu skenovat.
ARCHIV SMLUV
Po podpisu je elektronický originál uložen automaticky do archívu a odpovědné osoby jsou informovány. Současně se spouští kontrolní workwlow, které “hlídá” klíčové termíny a se smlouvou související úkoly.
PROHLEDÁVÁNÍ
Oprávněn uživatelé mohou smlouvy vyhledávat nebo full-textově prohledávat, sestavovat uživatelské seznamy a přehledy.
INTEGRACE
oiIntegrace s firemními daty uloženými pod správou informačních systémů je standardní vlstnost. Stejně tak jako využívání firemních číselníků pro tvormu obdahu smluv.
M-Files spravuje celý životní cyklus smlouvy, od jejího vytvoření až po archivaci
1. Požadavek a zahájení přípravy smlouvy
Šablony smluv lze použít k zefektivnění zahájení postupu zpracování smlouvy. Spravujte knihovnu schválených a verzovaných šablon smluv.
2. Návrh a projednání
Během procesu navrhu a schvalování jsou koncepty smluv verzovány. Integrace Microsoft Office a Office 365 usnadňuje práci a podporuje spolupráci členů týmu.
3. Kontrola a schválení
Flexibilní pracovní postupy umožňují vícestupňové kontroly a schválování.
4. Elektronický podpis
Dokumenty lze podepisovat pomocí funkcí propojených nástrojů DocuSign, iSmlouva, Signatus nebo mobilní aplikace M-Files.
5. Realizace a plnění
Milníky, povinnosti a problémy jsou spravovány pomocí automatických přiřazení, oznámení a úkolů.
6. Spravovat a řídit
Smlouvy jsou indexovány pomocí klíčových metadat, jako jsou klienti, projekty nebo vlastnosti, které pomáhají dynamicky organizovat obsah. Změny, přílohy a další související dokumenty lze propojit s hlavní smlouvou a dynamické řídicí panely sledují stav, vypršení platnosti a další milníky.
7. Hledat a zobrazovat
Pokročilé vyhledávání a flexibilní přehledy zajišťují rychlé zobrazování smluv.
8. Archivovat
Automatizujte ruční obnovu i archivaci. Na straně prodeje upozorňuje na data vypršení platnosti a poskytuje více prostoru na prodej a doplňkový prodej.
Řešení pro správu kontraktů nové generace, jako je M-Files CMS, umožňují organizacím automatizovat procesy správy kontraktů a zároveň zajistit, aby bylo riziko sníženo. Tato infografika ilustruje proces správy smluv.
TATO INFOGRAFIKA ILUSTRUJE PROCES SPRÁVY SMLUVTo nejdůležitější o nás, našich lidech, firmě a produktech se dozvíte od našich zákazníků
Naši klienti
