* M-Files ↑

M-FILES

Správa dokumentů pro malá i komplexní řešení

M-Files je spolehlivý a bezpečný dokument management systém poskytující nástroje pro inteligentní správu dokumentů, propojení s relačními daty ostatních firemních aplikacích, podporou pro automatizaci pracovních postupů (workflow) a řadou dalších možností pro podporu digitalizace.

M-Files je také firemní centralizované úložiště a nástroj pro správu dokumentů a souvisejících metadat. Umožňuje řídit způsob zpracování, automaticky notifikovat, přidělovat úkoly, hlídat termíny, dynamicky nastavovat přístupová práva apod. Proto je možné použít M-Files v mnoha oblastech firemních aktivit, jako jsou evidence obchodních a účetních dokladů, výkresů a výrobní dokumentace, přijaté elektronické pošty, smluv apod. 

KLÍČOVÉ VLASTNOSTI M-FILES
ZPŮSOBY VYUŽITÍ M-FILES

M-Files to je Digitalní pracovní prostor

Digitalizované a metadaty opatřené dokumenty poskytují mnoho možností pro automatizaci pracovních postupů.

Centrální úložiště

Správa, dohled a kontrola aktivit nad všemi firemními dokumenty: Pošta, Smlouvy, Faktury, Výkresy, Fotky apod.

Ukládání vašich firemních dokumentů do centralizovaného úložiště dokumentů (CDR)  je chytrý nápad, který chrání podniková aktiva, a ta zase podporují vaše podnikání. M-Files to usnadňuje tím, že poskytuje bezpečné a spolehlivé úložiště, jako základ pro bezpečnou a flexibilní správu vašich klíčových informací.

Smlouvy a podpisy

Vytvoření, verzování, schvalování, podpis, archivace a kontrola platnosti, bez potřeby tisku a skenování

Contract Management System (CMS) – systém správy kontraktů jako součást v M-Files poskytuje nástroje pro zpřesnění činností související s tvorbou, projednávání, podpisem a řízenou archivací všech firemních smluv.  Odstraňuje tiska podpis na papíře a následné skenování s využitím ověřených nástrojů.

Rozeznávání textu

Převod obrázků do PDF s možností následného prohledávání, zónové vyčítání obsahu a ukládání do metadat

Optical Character Recognition (OCR) – doplněk M-Files pro zpracování textu zjednodušuje zpracování digitálních dokumentů a jejich následné používání. Umožňuje extrahovat text z definované zóny dokumentu a vložit jej do vlastností metadat pro automatickou kategorizaci dokumentů.

Faktury a paragony

Evidence, rozdělení, kontrola, vyčtení dat, schvalování, předkontace a archivace přijatých dokumentů

M-Files pomáhají účetním společnostem i pracovníkům účtáren při evidenci a zpracování účetních dokladů v elektronické podobě. M-Files umožňují integrovat nástroje  umělé inteligence (AI) pro vyčítání dat z faktur a paragonů a zajišťuje jejich schválení a přenos do účetních aplikací.

Doručená pošta

Evidence všech dokumentů, které přicházejí nebo odcházejí z vaší firmy včetně informací uvedených v e-mailu.

Agenda přijetí, evidence a zpracování došlé pošty sestává z několika činností, které lze unifikovat, a tím dosáhnout bezchybného průchodu informací firmou. Jednotlivé činnosti lze automatizovat, a tím snížit pracnost  a zajistit jednoznačnost a bezchubné zpracování a schvalování.

KLÍČOVÉ VLASTNOSTI M-FILES

Metadaty řízené zpracování a správa dokumentů

Rychle naleznete co potřebujete. Metadaty řízený pohled je stejný jako průzkumník ve Windows. Eliminuje duplicitní soubory a vždy budete vědět, že máte správnou verzi.

Ukládání dokumentů na jedno místo

Síťové složky jsou zastaralé ve způsobu jak organizovat a spravovat dokumenty. M-Files je “bezsložkový systém”, který Vám umožní přistupovat k souborům dle aktuálních potřeb. Podle klienta, typu projektu, data vzniku, čísla zakázky nebo jiných kritérií. Umožňuje organizovat a zobrazovat informace v závislosti na konkrétním uživateli a jeho aktuálních požadavcích.

Jednoznačná identifikace dokumentů 

V tradičním systému složek uživatelé musí určit složku, kam dokument uloží a poté spoléhat na to, že ji opět popaměti najdou. Což bývá těžké, protože často není hierarchie složek jednoznačně pojmenována na všech úrovních. M-Files používá “metadata” a ke každému souboru přiřadí jeho vlastnosti, podle kterých dokument vždy rychle a lehce naleznete.

Přehled o verzích, autorech, změnách

V mnoha firmách se číslo verze ukládá do názvu souboru. Tento způsob je přehledný, ale pro každou verzi vzniká samostatný dokument. Také není vždy jisté zda každý dodrží pravidla označování verzí a zda nezapomene předat aktuální verzi všem zainteresovaným. M-Files eviduje verze “automaticky” a uživateli poskytne tu poslední, ale také i přehled všech předcházejících vezích datech vzniku, autorech i komentářích.

Flexibilní správa a řízení  uživatelských práv

M-Files zajišťuje, že dokumenty jsou k dispozici lidem, kteří ji potřebují a nepřístupné či úplně neviditelné pro ty, kteří nejsou oprávněni. Přístupová práva lze definovat na základě metadat. Například pro konkrétní projekty nebo stavy dokumentů.

Evidence a schvalování obchodních a účetních dokladů

S elektronickými dokumenty je schvalování faktur či připomínkování smluv velmi jednoduché, zvláště když použijete M-Files WorkFlow. Nemusíte dokument nikam posílat, ale každý kdo obdrží úkol, obdrží současně i odkaz na příslušný dokument.

Integrace s daty firemních a ekonomických aplikací

Propojení na data ostatních firemních aplikací umožňuje vytvoření M-Files Digital WorkPlace – jedno místo, kte uživatelé kde uživatelé budou mít přístup ke všem důležitým firemním informacím a to v kanceláři, na cestách nebo v HomeOffice.

Napište nám! Rádi vám poskytneme bližší informace

Je to jen chvilka a M-Files vás mohou provázet celá léta…

To nejdůležitější o nás, našich lidech, firmě a produktech se dozvíte od našich zákazníků

Naši klienti