M-FILES
Správa dokumentů pro malá i komplexní řešení
M-Files je spolehlivý a bezpečný dokument management systém poskytující nástroje pro inteligentní správu dokumentů, propojení s relačními daty ostatních firemních aplikacích, podporou pro automatizaci pracovních postupů (workflow) a řadou dalších možností pro podporu digitalizace.
M-Files je také firemní centralizované úložiště a nástroj pro správu dokumentů a souvisejících metadat. Umožňuje řídit způsob zpracování, automaticky notifikovat, přidělovat úkoly, hlídat termíny, dynamicky nastavovat přístupová práva apod. Proto je možné použít M-Files v mnoha oblastech firemních aktivit, jako jsou evidence obchodních a účetních dokladů, výkresů a výrobní dokumentace, přijaté elektronické pošty, smluv apod.
KLÍČOVÉ VLASTNOSTI M-FILES
ZPŮSOBY VYUŽITÍ M-FILES
M-Files to je Digitalní pracovní prostor
Digitalizované a metadaty opatřené dokumenty poskytují mnoho možností pro automatizaci pracovních postupů.
Centrální úložiště
Správa, dohled a kontrola aktivit nad všemi firemními dokumenty: Pošta, Smlouvy, Faktury, Výkresy, Fotky apod.
Ukládání vašich firemních dokumentů do centralizovaného úložiště dokumentů (CDR) je chytrý nápad, který chrání podniková aktiva, a ta zase podporují vaše podnikání. M-Files to usnadňuje tím, že poskytuje bezpečné a spolehlivé úložiště, jako základ pro bezpečnou a flexibilní správu vašich klíčových informací.
Smlouvy a podpisy
Vytvoření, verzování, schvalování, podpis, archivace a kontrola platnosti, bez potřeby tisku a skenování
Contract Management System (CMS) – systém správy kontraktů jako součást v M-Files poskytuje nástroje pro zpřesnění činností související s tvorbou, projednávání, podpisem a řízenou archivací všech firemních smluv. Odstraňuje tisk a podpis na papíře a následné skenování s využitím ověřených nástrojů.
Rozeznávání textu
Převod obrázků do PDF s možností následného prohledávání, zónové vyčítání obsahu a ukládání do metadat
Optical Character Recognition (OCR) – doplněk M-Files pro zpracování textu zjednodušuje zpracování digitálních dokumentů a jejich následné používání. Umožňuje extrahovat text z definované zóny dokumentu a vložit jej do vlastností metadat pro automatickou kategorizaci dokumentů.
Faktury a paragony
Evidence, rozdělení, kontrola, vyčtení dat, schvalování, předkontace a archivace přijatých dokumentů
M-Files pomáhají účetním společnostem i pracovníkům účtáren při evidenci a zpracování účetních dokladů v elektronické podobě. M-Files umožňují integrovat nástroje umělé inteligence (AI) pro vyčítání dat z faktur a paragonů a zajišťuje jejich schválení a přenos do účetních aplikací.
Digital Accounting
Doručená pošta
Evidence všech dokumentů, které přicházejí nebo odcházejí z vaší firmy včetně informací uvedených v e-mailu.
Agenda přijetí, evidence a zpracování došlé pošty sestává z několika činností, které lze unifikovat, a tím dosáhnout bezchybného průchodu informací firmou. Jednotlivé činnosti lze automatizovat, a tím snížit pracnost a zajistit jednoznačnost a bezchubné zpracování a schvalování.
KLÍČOVÉ VLASTNOSTI M-FILES
Metadaty řízené zpracování a správa dokumentů
Rychle naleznete co potřebujete. Metadaty řízený pohled je stejně jednoduchý jako průzkumník ve Windows. Navíc eliminuje duplicitní soubory a poskytuje vám vždy tu správnou verzi dokumentu.
Ukládání dokumentů
Síťové složky jsou zastaralé ve způsobu jak organizovat a spravovat dokumenty. M-Files je “bezsložkový systém”, který Vám umožní přistupovat k souborům dle aktuálních potřeb. Podle klienta, typu projektu, data vzniku, čísla zakázky nebo jiných kritérií. Umožňuje organizovat a zobrazovat informace v závislosti na konkrétním uživateli a jeho aktuálních požadavcích.
Jednoznačná identifikace
V tradičním systému složek uživatelé musí určit složku, kam dokument uloží a poté spoléhat na to, že ji opět popaměti najdou. Což bývá těžké, protože často není hierarchie složek jednoznačně pojmenována na všech úrovních. M-Files používá “metadata” a ke každému souboru přiřadí jeho vlastnosti, podle kterých dokument vždy rychle a lehce naleznete.
Přehled o verzích a autorech
V mnoha firmách se číslo verze ukládá do názvu souboru. Tento způsob je přehledný, ale pro každou verzi vzniká samostatný dokument. Také není vždy jisté zda každý dodrží pravidla označování verzí a zda nezapomene předat aktuální verzi všem zainteresovaným. M-Files eviduje verze “automaticky” a uživateli poskytne tu poslední, ale také i přehled všech předcházejících vezích datech vzniku, autorech i komentářích.
Flexibilní správa a řízení uživatelských práv
M-Files zajišťuje, že dokumenty jsou k dispozici lidem, kteří ji potřebují a nepřístupné či úplně neviditelné pro ty, kteří nejsou oprávněni. Přístupová práva lze definovat na základě metadat. Například pro konkrétní projekty nebo stavy dokumentů.
Evidence a schvalování obchodních a účetních dokladů
S elektronickými dokumenty je schvalování faktur či připomínkování smluv velmi jednoduché, zvláště když použijete M-Files WorkFlow. Nemusíte dokument nikam posílat, ale každý kdo obdrží úkol, obdrží současně i odkaz na příslušný dokument.
Integrace s daty firemních a ekonomických aplikací
Propojení na data ostatních firemních aplikací umožňuje vytvoření M-Files Digital WorkPlace – jedno místo, kte uživatelé kde uživatelé budou mít přístup ke všem důležitým firemním informacím a to v kanceláři, na cestách nebo v HomeOffice.
Reference a partneři
To nejdůležitější se dozvíte od uživatelů M-Files
Napište nám! Rádi vám poskytneme bližší informace
Je to jen chvilka a M-Files vás mohou provázet celá léta…ERPIO solutions for M-Files
Vytváříme a dodáváme standardizované pluginy pro uživatele M-Files, které rozšiřují možnosti M-Files
nebo integrují M-Files s jiným softwarem.
FINMATICS konektor pro M-Files
> Integrace služby FINMATICS do prostředí M-Files přináší ohromný komfort při vyplňování metadat. Konektor zabezpečí jejich automatické vyplnění a aktualizaci firemních číselníků pro potřeby služby FINMATICS.
> Schopnosti M-Files spravovat dokumenty a zpracovávat je dle požadavků na jejich ochranu, použití a axpiraci, jsou velkým přínosem pro uživatele služby Finmatics.
