Evidujte veškeré dokumenty, které přicházejí nebo odcházejí z vaší firmy včetně souvisejících informací uvedených v těle e-mailu a používejte centralizované úložiště dokumentů pro rychlé vyhledávání, ochranu vašich informací a úsporu pracovního času.
Ještě jste nezahájili digitalizaci vašich firemních dokumentů? Evidujete některé dokumenty v papírové podobě? Seznamte se s řešením M-Files.
Evidence a automatizované zpracování pošty
Evidence došlé pošty je jednoduchá agenda, se kterou je dobré začít. Nejenom proto, že pošta prochází celou firmou a do kontaktu s ní přichází mnoho pracovníků, ale také proto, že jsou postupy zpracování jednoduché a pro všechny pochopitelné. Rychle dosáhnete shody na způsobech evidování, kategorizování, rozpadu na klíčové a doprovodné dokumenty a jejich napojení na automatizované nástroje pro řízení toku práce.
Agenda přijetí, evidence a zpracování došlé pošty sestává z několika činností, které lze unifikovat a tím dosáhnout bezchybného průchodu informací firmou. A také je lze automatizovat, a tím snížit pracnost zpracování.
EVIDENCE POŠTY
Nahrazuje knihu došlé pošty a obsahuje všechny požadované informace související s přijetím a zpracováním došlé pošty. Umožňuje vytvářet personifikované pohledy pro jednodušší kontrolu a zpracování.
ROZPAD NA DOKUMENTY
Rozpad se týká dokumentů, které jsme obdrželi prostřednictvím e-mailové komunikace . Součástí jedné poštovní zprávy může být více dokumentů, které obsahují důležité informace, ale každý může být následně zpracován jiným způsobem.
KATEGORIZACE
Kategorizace může být automatizována například e-mailovou adresou adresáta a odesílatele, např. faktury@firma.cz, objednavky@firma.cz apod. Získaná data, jako název dodavatele, jméno příjemce, datum odeslání, název připojených dokumentů, jsou údaje, které se automaticky uloží a na jejichž základě je spuštěno jejich zpracování.
VYŘÍZENÍ
Nebo též předání úkolů odpovědným pracovníkům.
Jednotlivé dokumenty, nebo zpráva jako celek, jsou předány podle kategorie k vyřízení prostřednictvím přednastaveného workflow, po kterém následuje změna zařazení (označeno za vyřízené nebo vrácené).
M-Files Receive Mail
“Nástroj pro evidenci a zpracování došlé pošty”
Hlavní přínosy elektronické evidence došlé pošty
Je-li evidence pošty pro pracovníky jednoduchá na ovládání, univerzální napříč celou firmou a jsou-li definována jasná pravidla, pak se zprovoznění a dosažení očekávaných přínosů podaří během několika týdnů.
1
E-mailové notifikace – informace o nových dokumentech a úkolech k pro jejich zpracování
Pracovníci dostanou upozornění prostřednictvím e-mailu o novém dokumentu a souvisejícím úkolu. Úkol se také zobrazí v seznamu aktuálních úkolů s vazbou na související dokumenty.
2
Každý dokument má svůj účel, a tím i způsob zpracování v souvislosti s jeho typem a obsahem
Ať se jedná o objednávku, nabídku, smlouvu nebo jakýkoliv jiný dokument, navždy je zachována vazba mezi přijatou poštou v podobě e-mailové zprávy, přijatým dokumentem z přílohy a dalšími dokumenty, které návazně byly vytvořeny v rámci konkrétní zakázky nebo projektu. Každý pracovník se může jednoduše seznámit s historii zpracování a souvisejícími dokumenty.
3
Centralizované úložiště dokumentů je přístupné všem, v závislosti na jejich právech
Dokumenty přijaté elektronicky nebo papírovou poštou a dále naskenované se stávají součástí firemního centralizovaného úložiště dokumentů (CDR – Centralized Document Repository) a v rámci pravidel platných pro celou firmy je s nimi možno nakládat.
Více o centrarizovaném úložišti dokumentůZpůsoby vkládání přijaté či odeslané pošty do firemní evidence
Odesílatelé i příjemci mohou zvolit způsob předání pošty do evidence způsobem, který jim nejlépe vyhovuje.
1. zkopírovat a vložit pomocí (CTRL-C & CTRL-V)
Velmi jednoduchá metoda zkopíruje e-mail do paměti a po přepnutí okna vloží do M-Files.
2. přetažení e-mailu metodou DRAG and DROP
Metoda se používá při práci s myší. Levým tlačítkem “chytnete” e-mail a kdekoliv v okně M-Files “pustíte”.
3. vložení do složky přímo z aplikace MS Outlook
Definované složky zobrazené v aplikaci MS Outlook slouží pro jednoduché třídění firemní pošty. M-Files si složky nepřetržitě čte a e-maily, které se zde objeví okamžitě zpracuje.
4. přeposlání na specializovanou e-mailovou adresu
Přijatou firemní poštu mohou uživatelé přeposílat do specializovaných složek, zvláště pokud pracují na cestám a používají mobilní aplikace. M-Files si složky nepřetržitě čte a e-maily, které se zde objeví okamžitě zpracuje.
5. přijetí do specializované e-mailové schránky pošty přímo od smluvního partnera
Dodavatelé a odběratelé mohou posílat faktury, objednávky a jiné , přimo do specializovaných složek. Nazvané faktury@firma.cz, objednavky@firma.cz. M-Files je i v tomto případě standardně zpracuje.
Způsoby automatizovaného „rozpadu“ pošty na samostatné dokumenty jsou volitelné
Součástí každé e-mailové zprávy jsou informace, obsah e-mailové zprávy a dokumenty jako přílohy. M-Files dokáže automaticky zpracovat obsah e-mailové zprávy včetně příloh, uložit je a vyplnit metadata informacemi ze zprávy.
STANDARD MSG/EML FILE
Uloží se jen jeden dokument typu MSG (Outlook) nebo EML (např. Thunderbird) obsahující tělo e-mailu, který má uvnitř vložené přílohy.
a. Tento způsob je nejbližší tomu, jak pracujeme s poštou a dokumenty v rámci poštovního klienta.
b. Při uložení do evidence pošty můžeme došlou poštu zatřídit do kategorie (například Faktura, Objednávka apod.) a předat ke schvalování či vyřízení.
STANDARD MULTIPLE FILE
Uloží se jeden vícesouborový dokument, jehož součástí je obsah zprávy e-mailu a všechny přílohy jednotlivě.
a. Tento způsob umožňuje s dokumenty jednoduše manipulovat (odesílat, editovat, mazat apod.)
b. Všechny dokumenty jsou organizované „pod hlavičkou“ vícesouborového dokumentu, což umožňuje společné verzování a společné identifikační údaje – metadata.
E1 LINKED FILES
Vzniknou samostatné dokumenty vzájemně trvale provázané.
a. Každý dokument je zcela samostatný s vlastní kategorií, vlastním verzováním, metadaty a přístupovými právy.
b. Uživatelé mohou pracovat s dokumenty samostatně, přitom vazba mezi obsahem e-mailové zprávy (PDF) a původními přílohami zůstává zachována.
Stručná ukázka vlastností a ovládání
Záznam webináře na téma Firemní pošta ze dne 28. ledna 2021
