FINMATICS CONNECTOR FOR M-FILES
FINMATICS zajistí automatické vyplnění metadat u přijatých účetních a obchodních dokumentů
FINMATICS s používá umělou inteligence pro čtení dat z dokumentů.
Elektronický obsah vytěžených faktur, paragonů a jiných firemních dokumentů můžete automatizovaně ukládat jako metadata do M-Files a následně je schvalovat, doplňovat nebo přenášet do účetních aplikací.
Přednastavené řešení využívající umělou inteligenci při práci s dokumenty
Propojení služby FINMATICS se systémem pro správu dokumentů M-Files usnadnuje pořízení elektronických nebo papírových přijatých faktur, schvalování, účtování, archivaci i následné využití.
ULOŽENÍ DOKUMENTŮ
Dokumenty můžete přímo skenovat, nahrávat přes vaše mobilní zařízení, poslat mailem, načíst z M-Files, získat přes webové služby z jiných aplikací.
ROZTŘÍDĚNÍ DOKUMENTŮ
Jeden nahraný dokument může obsahovat několik dokladů. Umělá inteligence dokument roztřídí a získá z něj jednotlivé doklady včetně příloh
VYTĚŽENÍ OBSAHU DOKUMENTŮ
Z dokumentu jsou získány texty, pomocí umělé inteligence jsou rozpoznány jednotlivé typy dat a následně je podle naučených pravidel nabídnut způsob zaúčtování.
PŘENOS DOKUMENTŮ A DAT DO M-FILES
Získané údaje jsou přeneseny do M-Files ve formě metadat příslušného dokumentu.
Příprava a zpracování přijatých faktur
Celý proces od přijetí faktury až po její zaúčtování a zaplacení může být pod kontrolou M-Files.
Je možné definovat sled událostí a osoby oprávněné do zpracování zasahovat.
1
AUTOMATIZOVANÁ ARCHIVACE A SDÍLENÍ DOKUMENTŮ
M-Files automaticky importuje všechny vytěžené faktury a paragony a uloží je do archívu elektronických dokumentů včetně metadat ( obsahu faktury, způsobu zaúčtování a kategorií) opatří je datovým razítkem a nastaví workflow, které “pohlídá” po dobu do jejich expirace. Přístup do archívu získají také uživatelé, aby měli dokumenty k dispozici pro kontrolu, statistiky, vyhledávání a jiné zpracování.
2
ÚČETNÍ NEBO ÚČETNÍ AGENTURA PRACUJE S DOKUMENTY
M-Files jsou používány pro předávání a sdílení účetních dokladů mezi klientem a účetní. Všechny změny a verze dokumentů jsou zaznamenány, takže účetní má k dispozici vždy aktuální verze. Po zaúčtování se dokument označí a není možné jej dále modifikovat.
3
SCHVALOVÁNÍ DOKLADŮ
M-Files jsou využívány jak pro management, obchod, služby, výrobu, tak také i pro účtárnu. Všechna oddělení dokumenty sdílí a mají k nim přístup na základě definovaných práv. Toto je využíváno pro personalizované víceúrovňové schvalování, jehož výsledek je automatizovaně předán účtárně pro následnou úhradu a zaúčtování. Vše probíhá bez emailové resp. osobní komunikace a bez papírových dokumentů.
4
INTEGRACE
M-Files je “vybaven” integračními nástroji pro komunikaci s libovolným účetním softwarem nebo pro export do požadovaného formátu. Tato vlasnost umožňuje přenos vytěžených, zkotrolovaných, schválených faktur do účetnictví. Po zaúčtování, úhradě, zaplacení jsou tyto infomace přeneseny do M-Files, aby obchod i management získali aktuální informace jejich stavu.
