M-Files CDR Centralizované úložiště dokumentů

Zmenšete místo na disku potřebné pro ukládání dokumentů

M-Files ukládá nové verze dokumentů – přírůstkově. To znamená, že pro druhou a další verzi se fyzicky na disk ukládají jen změny. V případě dokumentu, který má například 10 verzí, může být celková velikost pouze o několik procent větší, než první verze. Narozdíl od obvyklého způsobu ukládání jednotlivých verzí samostatně, můžete na každém dokumentu ušetřit 50-95% místa na diskové jednotce. 

Zjednodušte zálohování a obnovu dat

M-Files pravidelně zálohuje celé úložiště, tedy všechny vaše dokumenty současně. Takto se nemůže stát, že se některý firemní dokument ztratí. V rámci záloh se přenášejí i číselníky, metadata dokumentů a vazby mezi dokumenty, takže v případě výpadku hardware nebo nutnosti přemístit firemní informace na jinou infrastuktůru budou zachována také data, logické vazby mezi dokumenty a všechna celofiremní a uživatelská nastavení, jako například definované přehledy, oblíbené dokumenty, úkoly a jiné.

Zabraňte ztrátě dat lidskou chybou a zabezpečte citlivé firemní informace

Uživatelé mají většinou právo dokumenty smazat, to zústává, ale M-Files má pravidla pro interní fínální odstranění. Takže i smazané dokumenty, které již uživatelé nevidí, stalé existují do doby jejich finálního odstranění. Na základě vlastností dokumentů definovaných prostřednictvím metadat je navíc nastaven přístup k dokumentům jen těm uživatelům, kteří za danou oblast odpovídají nebo dokumenty potřebují pro výkon své práce.

Udržujte centralizovaný přístup ke všem vašim firemním dokumentům

S využitím centralizovaného úložiště dokumentů M-Files, můžete definovat standardní firemní přehledy, pravidla vkládání dokumentů i postupu jejich zpracování. Samozřejmostí jsou i notifikace a úkoly, které M-Files automatizovaně generuje dle nastavených pravidel, včetně kontrolních notifikací, aby vedení bylo proběžně informováno.Pro úspěšnou spolupráci je také důležiteé, aby pracovníci měli k dispozici jednotné a z hlediska firemních pravidel, aktuální pracovní prostředí.

Pracujte on-line nebo off-line, ve firmě nebo na cestách

M-Files vám umožní dokument replikovat na váš notebook a centrální úložiště se postará o to, aby dokument v době, kdy jej máte rozpracován nebyl nikým jiným změněěn a současně, aby všichni ostatní pracovníci jeho původní verzi měli k dispozici s informací o tom že je rozpracován a kdo na něm pracuje.

Sdílejte informace a dokumenty prostřednictvím odkazu a nevytvářejte kopie pro odeslání emailem

Centralizované úložiště umožňuje jednoduché sdílení dokumentů pomocí odkazu. Tím že jsou všechny dokumenty na jednom místě, získá váš kolega prostřednictvím odkazu daleko více informací, jako například metadata a vazby na procesně související dokumenty, než by získlal z přijaté přílohy e-mailu. Navíc nevzniká kopie původního dokumentu, odstraňuje se rizko duplicity a se šetří místo na datových úložištích.