M-FILES
Správa dokumentov pre malé i komplexné riešenia
M-Files je spoľahlivý a bezpečný dokument management systém poskytujúci nástroje na inteligentnú správu dokumentov, prepojenie s relačnými dátami ostatných firemných aplikácií, podporu pre automatizáciu pracovných postupov (workflow) a množstvo ďalších možností na podporu digitalizácie.
M-Files je tiež firemné centralizované úložisko a nástroj na správu dokumentov a súvisiacich metadát. Umožňuje riadiť spôsob spracovania, automaticky notifikovať, prideľovať úlohy, strážiť termíny, dynamicky nastavovať prístupové práva apod. Preto je možné použiť M-Files v mnohých oblastiach firemných aktivít, ako sú evidencia obchodných a účtovných dokladov, výkresov a výrobnej dokumentácie, prijatej elektronickej pošty, zmlúv a pod.
SPÔSOBY VYUŽITIA M-FILES
M-Files to je Digitalny pracovný priestor
Digitalizované a metadátami opatrené dokumenty,
poskytujú veľa možností pre automatizáciu pracovných postupov.
Doručená pošta
Evidencia všetkých dokumentov, ktoré prichádzajú alebo odchádzajú z vašej firmy.
Agenda odoslanej, evidencia a spracovanie došlej pošty pozostáva z niekoľkých činností, ktoré možno unifikovať, a tým dosiahnuť bezchybný priechod informácií firmou. Jednotlivé činnosti možno automatizovať, a tým znížiť prácnosť a zabezpečiť jednoznačnosť a bezchybné spracovanie a schvaľovanie.
Received Mail
Centrálne úložisko
Správa, dozor a kontrola aktivít nad všetkými firemnými dokumentmi: Pošta, Zmluvy, Faktúry, Výkresy, Fotky..
Ukladanie vašich firemných dokumentov do centralizovaného úložiska dokumentov (CDR) je šikovný nápad, ktorý chráni podnikové aktíva, a tie zas podporujú vaše podnikanie. M-Files to uľahčuje tým, že poskytuje bezpečné a spoľahlivé úložisko, ako základ pre bezpečnú a flexibilnú správu vašich kľúčových informácií.
Zmluvy a podpisy
Vytvorenie, verziovanie, schvaľovanie, podpis, archivácia a kontrola platnosti, bez potreby tlače a skenovania
Contract Management System (CMS) – systém správy kontraktov ako súčasť M-Files poskytuje nástroje pre spresnenie činností súvisiacich s tvorbou, prerokúvaním, podpisom a riadenou archiváciou všetkých firemných zmlúv. Odstraňuje tlač a podpis na papier a následné skenovanie s využitím overených nástrojov.
Rozoznávanie textu
Prevod obrázkov do PDF s možnosťou následného prehľadávania, zónového vyčítania obsahu a ukladania do metadát
Optical Character Recognition (OCR) – doplnok M-Files pre spracovanie textu zjednodušuje spracovanie digitálnych dokumentov a ich následné používanie. Umožňuje extrahovať text z definovanej zóny dokumentu. a vložiť ho do vlastností metadát pre automatickú kategorizáciu dokumentov.
Faktúry a paragóny
Evidencia, rozdelenie, kontrola, vyčítanie dát, schvaľovanie, predkontácie a archivácia prijatých dokumentov
M-Files pomáha účtovným spoločnostiam aj účtovníkom pri evidencii a spracovaní účtovných dokladov v elektronickej podobe. M-Files umožňuje integrovať nástroje umelej inteligencie (AI) pre vyčítanie dát z faktúr a paragónov a zabezpečuje ich schválenie a prenos do účtovných aplikácií.
Digital Accounting
KĽÚČOVÉ VLASTNOSTI M-FILES
Metadátami riadené spracovanie
a správa dokumentov
Rýchlo nájdete čo potrebujete. Metadátami riadený pohľad je rovnako jednoduchý ako prieskumník vo Windowse. Naviac eliminuje duplicitné súbory a poskytuje vám vždy tú správnu verziu dokumentu.
Ukladanie dokumentov
Sieťové zložky sú zastarané v spôsobe ako organizovať a spravovať dokumenty. M-Files je “bezzložkový systém”, ktorý Vám umožní pristupovať k súborom podľa aktuálnych potrieb. Podľa klienta, typu projektu, dátumu vzniku, čísla zákazky alebo iných kritérií. Umožňuje organizovať a zobrazovať informácie v závislosti od konkrétneho užívateľa a jeho aktuálnych požiadaviek.
–
Jednoznačná identifikácia
V tradičnom systéme zložiek užívatelia musia určiť priečinok, kam dokument uložia a potom sa spoliehať na to, že ho opäť spamäti nájdu, čo býva ťažké, pretože často nie je hierarchia zložiek jednoznačne pomenovaná na všetkých úrovniach. M-Files používa “metadáta” a ku každému súboru priradí jeho vlastnosti, podľa ktorých dokument vždy rýchlo a jednoducho nájdete.
–
Prehľad o verziách a autoroch
V mnohých firmách sa číslo verzie ukladá do názvu súboru. Tento spôsob je prehľadný, ale pre každú verziu vzniká samostatný dokument. Tiež nie je vždy isté, či každý dodrží pravidlá označovania verzií a či nezabudne odovzdať aktuálnu verziu všetkým zainteresovaným. M-Files eviduje verzie “automaticky” a užívateľovi poskytne tú poslednú, ale tiež aj prehľad o všetkých predchádzajúcich verziách, dátumoch vzniku, autoroch aj komentároch.
Flexibilná správa a riadenie užívateľských práv
M-Files zaisťuje, že dokumenty sú k dispozícii používateľom, ktorí ich potrebujú, ale neprístupné či úplne neviditeľné pre tých, ktorí nemajú oprávnenie. Prístupové práva je možné definovať na základe metadát. Napríklad pre konkrétne projekty alebo stavy dokumentov.
Evidencia a schvaľovanie obchodných a účtovných dokladov
S elektronickými dokumentmi je schvaľovanie faktúr či pripomienkovanie zmlúv veľmi jednoduché, zvlášť keď použijete M-Files WorkFlow. Nemusíte dokument nikam posielať, ale každý kto dostane úlohu, dostane súčasne aj odkaz na príslušný dokument.
–
Integrácia s dátami firemných a ekonomických aplikácií
Prepojenie na dáta ostatných firemných aplikácií umožňuje vytvorenie M-Files Digital WorkPlace – jedno miesto, kde používatelia budú mať prístup ku všetkým dôležitým firemným informáciám a to v kancelárii, na cestách alebo v homeoffice.
–
Referencie
To najdôležitejšie sa dozviete od užívateľov M-Files
