Moderné riešenia pre správu zmlúv zvyšujú produktivitu a znižujú riziká tým, že organizáciám umožňujú ľahko a bezpečne automatizovať procesy a elektronicky podpisovať dokumenty na akomkoľvek zariadení
KĽÚČOVÉ VLASTNOSTI M-FILES CMS
Všetko prehľadne a na jednom mieste
M-Files Digital WorkPlace umožňuje integrovať návrhy zmlúv aj ich elektronicky podpísané originály so záznamami a agendami firemného systému
M-Files CMS
„Systém pre správu zmlúv“
TVORBA ZMLÚV
Tak ako vytvorenie zmluvy z predlohy s doplnením kľúčových údajov (metadát), tak aj evidencia verzií po vykonaných zmenách prebieha automatizovane.
PRIPOMIENKOVANIE
Úpravy a schvaľovanie v rámci firmy je riadené podľa preddefinovaného workflow a všetky vykonané zmeny a úlohy sú zaznamenané.
ELEKTRONICKÝ PODPIS
Súčasťou schvaľovacieho workflow môže byť aj automatické odovzdanie zmluvy partnerovi na podpis, bez toho aby ste museli zmluvu vytlačiť a následne ju po podpise skenovať.
ARCHÍV ZMLÚV
Po podpise je elektronický originál automaticky uložený do archívu a zodpovedné osoby sú o tom informované. Súčasne sa spúšťa kontrolné workflow, ktoré „stráži“ kľúčové termíny a úlohy ktoré so zmluvou súvisia.
PREHĽADÁVANIE
Oprávnení používatelia môžu zmluvy vyhľadávať alebo full-textovo prehľadávať, zostavovať užívateľské zoznamy a prehľady.
INTEGRÁCIA
Integrácia s firemnými dátami uloženými pod správou informačných systémov ako aj využívanie firemných číselníkov pre tvorbu obsahu zmlúv, je štandardnou vlastnosťou.
M-Files spravuje celý životný cyklus zmluvy, od jej vytvorenia až po archiváciu
1. Požiadavka a začatie prípravy zmluvy
Šablóny zmlúv možno použiť na zefektívnenie začatia postupu spracovania zmluvy. Spravujte knižnicu schválených a verziovaných šablón zmlúv.
2. Návrh a prerokovanie
Počas procesu návrhu a schvaľovania sú koncepty zmlúv verziované. Integrácia Microsoft Office a Office 365 uľahčuje prácu a podporuje spoluprácu členov tímu.
3. Kontrola a schválenie
Flexibilné pracovné postupy umožňujú viacstupňové kontroly a schvaľovanie.
4. Elektronický podpis
Dokumenty je možné podpisovať pomocou funkcií prepojených nástrojov DocuSign, iSmlouva, signatus alebo mobilnej aplikácie M-Files.
5. Realizácia a plnenie
Míľniky, povinnosti a problémy sú spravované pomocou automatických priradení, oznámení a úloh.
6. Spravovať a riadiť
Zmluvy sú indexované pomocou kľúčových metadát, ako sú klienti, projekty alebo vlastnosti, ktoré pomáhajú dynamicky organizovať obsah. Zmeny, prílohy a ďalšie súvisiace dokumenty možno prepojiť s hlavnou zmluvou a dynamicky riadiace panely sledujú stav, vypršanie platnosti a ďalšie míľniky.
7. Hľadať a zobrazovať
Pokročilé vyhľadávanie a flexibilné prehľady zaisťujú rýchle zobrazovanie zmlúv.
8. Archivovať
Automatizujte ručnú obnovu i archiváciu. Na strane predaja upozorňuje na dátum vypršania platnosti a poskytuje viac priestoru na predaj a doplnkový predaj.
Riešenia pre správu kontraktov novej generácie, ako je M-Files CMS,
umožňujú organizáciám automatizovať procesy riadenia kontraktov a zároveň zabezpečiť, aby sa riziko znížilo.
To najdôležitejšie o nás, našich ľuďoch, firme a produktoch sa dozviete od našich zákazníkov
Naši klienti
