Contract Management System (CMS) neboli systém pro správu smluv, někdy také nazývaný Control Lifecycle Management, řídí tvorbu a správu kontraktů, smluv v oblasti služeb (SLA) a obchodních dohod v oblasti nákupu, prodeje a jiných oblastí firemních aktivit.
Smlouvy a dohody jsou základem veškerých podnikatelských aktivit. Stanovují ceny, úrovně služeb, podmínky a vztahy s partnery a zajišťují, aby vaše společnost fungovala na základě známých pravidel v předvídatelném a transparentním prostředí.
Vlastnosti dobrého systému pro správu smluv zahrnují:
- Evidence předloh standardizovaných smluv společnosti.
- Systém řízení toku práce, který usnadňuje vypracování návrhu a uzavírání nových smluv.
- Flexibilita při zvládání komunikace s partnerem včetně jeho interakcí.
- Kalendáře, které obsahují milníky, v rámci kterých je potřebné partnera kontaktovat.
- Kontrolní seznamy pro správu informací a aktivit v rámci životního cyklu smlouvy.
- Monitorování dodržování předpisů.
- Výstrahy označující odlišnosti očekávaného chování.
- Dohodnuté harmonogramy dodávek a schopnost je sledovat
- Ceny a rozpočtování pro každou produktovou skupinu.
- Správa uživatelů, kteří mají přístup nebo mají v držení živé smlouvy i archivované smlouvy společností.
- Správa událostí v rámci změn a řešení případných problémů.
- Správa reklamací za účelem řešení jakéhokoli nedodržování smlouvy.
- Využívání šablon pro tvorbu návrhu smluv na základě potřebných vstupních dat jako je Správa požadavků, správa kontraktů, ceníky, číselníky produktu nebo produktových skupin apod.
- Využívání řízeného toku práce (workflow) pro tvorbu, schvalování a uzavření smlouvy.
- Využívání řízeného toku práce (workflow) pro následnou pro správu a získávání informací o tom které smlouvy: Mají největší rizikový potenciál. Jsou nákladně spravovatelné. Jsou nejcennější. Jsou blízko k obnově. Čerpají nadměrné množství času.
Systém správy smluv přináší nejenom jednotná pravidla, ale také šetří čas:
Zjednodušuje proces tvorby a uzavírání smluv,
s využitím standardizovaných šablon zajišťuje soulad s interními předpisy,
pomáhá eliminovat rizika související s expirací termínů uvedených ve smlouvách,
posiluje standardizaci smluvního procesu,
zvyšuje výnosy a úspory nákladů díky maximalizaci výhod každé smlouvy,
zavádí bezpapírový proces při uzavírání smluv s využitím digitálního podpisu.
Více informací naleznete na našem webu M-Files CMS
Moderní řešení pro správu smluv zvyšují produktivitu a snižují rizika tím, že organizacím umožní snadno a bezpečně automatizovat procesy a elektronicky podepisovat dokumenty na jakémkoliv zařízení
