Dokument. Dokumenty. Složky. Moje. Úsek. Oddělení. Sdílené. Sdílené-úsek. Sdílené-oddělení. Zákazník… Ano, nejste první, kdo opravdu chce, dokonce možná moc chce. Přesto i v malých firmách, dnes už i v rodinách, ukládáme, hledáme, upravujeme a předáváme takové množství dokumentů, že vůle nestačí.
Partner dobré vůle
Dobrá vůle je nezbytná pro jakýkoliv cíl, pro jakoukoliv snahu. Ve správě dokumentů se dnes neobejdete bez pomocníka pro svou dobrou vůli. Že máte? Jistě, promiňte, zapomněl jsem, že donedávna platilo doznívající pravidlo, že pomocí počítačových disků, místních i sdílených, pomocí léta budovaného systému složek, adresářů, dokážeme… dokázali jsme tvrdit, že máme „vše pod kontrolou“. Pro tuto chvíli nebudu odbíhat do detailů, jen se domluvme, že možnosti této historické etapy nepovažujeme za skutečného, silného pomocníka, partnera ve správě dokumentů.
Za vhodného partnera považujme takového, který nejen, že Vám pomáhá udržovat pořádek, ale který si dokonce velkou část práce vezme na starosti sám a vůbec Vás s ní nezatěžuje. Takto ve správě dokumentů fungují moderní nástroje – partneři špičkové světové úrovně, mezi které patří i M-Files. Skutečná opora pro Vaši dobrou vůli mít dokumenty v pořádku a velmi blízko stavu „vše pod kontrolou“.
Za pár měsíců: GDPR. Nesmysl? Motivace? Příležitost?
Technologie přináší více a více detailnější schopnost identifikovat a monitorovat člověka v počítačovém i skutečném světě, jeho zvyky, nákupy, oblíbená místa, osobní údaje členů jeho rodiny, výši výplaty, místa, kde a za co ji utratí, kde se právě pohybuje. Netroufám si zhodnotit, o jak velké části možností víme, o jaké se dozvíme zpětně ve stylu „už více než deset let nás monitorují …“
GDPR vnímám jako další z mechanismů, který by měl napomáhat ochraně našich osobních údajů. Nyní se soustředím pouze na fakt, že velké řadě tuzemských firem vznikne letos v květnu povinnost se nařízením řídit. Mimochodem tím pádem konečně řada firem naplní i obsah českého zákona č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů.
Volím cestu neztrácet čas rozjímáním o celosvětovém smyslu a dopadu, dívám se na informační systémy v naší firmě. Údaje o zaměstnancích, data narození, rodná čísla, mzdy… Databáze potenciálních i faktických zákazníků, odběratelů e-mailových kampaní. Nevidím cestu, jak v naší firmě projít do léta 2018 bez ohledu na GDPR.
Pár otázek: Zvládnu to sám/sama? Mám na to dost času?
Není moc času. Tedy. Potřebujeme systém, který:
a) naplní zákonem dané povinnosti – asi to nebude na jedno tlačítko On/Off, ale musí být schopen povinnosti splnit snadno,
b) má náklady na implementaci a provoz odpovídající potřebám naší firmy – nemůžu si dovolit investovat stovky tisíc na zkoušku,
c) má příjemné ovládání – nemůžu lidi nutit, musí se s tím sžít a vidět smysl,
d) je možné jej v budoucnu rozvíjet podle potřeby – kdo ví, na co všechno by se to dalo využít, co všechno ještě EU a další vymyslí…
Tajný dodatek
e) Kdyby se to tak dalo napřed pořádně vyzkoušet… víc než nějaká demo data, ale naše vlastní v naší firmě!
f) Kdyby tak nebylo potřeba nastudovat dlouhé manuály a dokumentace… mít tak někoho na konzultace, na pomoc!
Mobile-Team. Tohle vypadá zajímavě…
„Jdeme ještě o kousek dál. Jdeme do místa, kam podle nás ostatní firmy postupně zamíří, některé už tam jsou. Čekáme na Vás se službou, o kterou můžete požádat během pár minut, kterou Vám zřídíme během pár hodin a kterou můžete bezplatně zkoušet pár týdnů, včetně administrace. A to nejpodstatnější – s naší podporou. Kdo z Vás má čas instalovat zkušební verze a začít od nuly studovat sebepřehlednější dokumentaci, nebo sledovat sebelepší instruktážní videa, aby se po měsíci dostatečně kvalifikovaně rozhodl, zda „to“ je tím, co potřebujete?
Víme, že většina z Vás tolik svého času či času odborných kapacit svých zaměstnanců nemá. Proto AirFiles – správa dokumentů jako služba postavená na špičkovém systému M-Files, ke kterému Vám přibalíme podporu, možnost z nezávazného testovacího prostředí přejít s malou agendou do produkčního provozu, ověřit smysl a účinnost v praxi. Rozšířit o další agendy, vzájemně je propojit, propojit je s dalšími firemními systémy. Po malých částech, per partes.
- Malé investice.
- Velké úspory.
- Kvalitní rozhodování a sledování efektivity.
- Minimální riziko finančních ztrát.
- Minimální riziko špatné volby.
- Vaše maximální spokojenost.
ECM za pár: AirFiles
- ZA PÁR minut požádáte o zřízení,
- ZA PÁR hodin získáte ZDARMA přístup k plnohodnotnému systému správy firemních informací špičkové světové úrovně,
- ZA PÁR týdnů poznáte, zda je to pro Vaši firmu správná cesta,
- ZA PÁR korun přejdete z testování do první malé části produkčního nasazení,
- ZA PÁR měsíců zapomenete, že firma bez tohoto systému někdy fungovala,
- ZA PÁR okamžiků od požadavku dokážete vysvětlit, jak reagujete na GDPR a další povinnosti.
