Stále přenášíme informace na papírových dokumentech
V nedávno provedeném průzkumu, více jak 80% dotázaných uvedlo, že tisknou minimálně jeden dokument denně. Bylo zjištěno, že většina společností používá pro schvalování či podepisování papírové podklady. A to i v oblasti personálních aktivit. Pro podrobnější výsledky zmíněného průzkumu doporučuji článek Papírová personalistika.
Správa informací vytištěných na papíru je obtížná a zvláště když se zaměříme na bezpečnost osobních informací.
Výsledkem je, že 58% veškerých papírových dokumentů je ponecháno na stolech nebo ve skříňkách. Zároveň třetina respondentů přiznala, že si někdy přečetla něco, co bylo velice důvěrné a nebylo jim určeno, a to právě z důvodu, že byl daný dokument vytištěn a ponechán nezajištěn na stole.
Personální oddělení spravuje navíc citlivá data, jako jsou záznamy o zaměstnancích, podrobnosti o platech či stížnosti. Část dokumentů musí být po určitou dobu skladována. Proto potřebují personální oddělení řešit digitalizaci informací častěji než jiná oddělení a to nejenom z důvodu nařízení GDPR, který je zaměřen na bezpečnost osobních dat, ale také z pohledu zvýšení efektivity práce.
Naopak HR týmy, které využívají řešení ECM & DMS, jinak řečeno „řízenou dokumentaci“, jsou schopny pracovat s mnohem vyšší úrovní efektivity než týmy, které se stále
spoléhají na zpracování dokumentů v papírové podobě a jejich papírovou archivaci.
ECM & DMS technologie využívají tzv. metadata (podrobněji v publikaci Milujte svá metadata) jako doprovodné informace elektronických dokumentů, které následně umožňují jednodušší a efektivnější práci. Hlavní podstata spočívá v tom, že o správu, umístění a ochranu se stará aplikace, nikoliv člověk. A na základě těchto metadat jsou ECM & DMS aplikace instruovány o tom komu, kdy a jako formou mohou dokumenty poskytnout. Metadata významně pomáhají i při vyhledávání a kategorizování dokumentů. Už není nutné vědět do které složky je potřeba příslušný dokument uložit, ale uživatelé ukládají všechny dokumenty na jedno jediné místo. ECM & DMS aplikace následně zajistí jejich rychlé a jednoznačné nalezení.
Již není nutné vědět KAM (WHERE), ale stačí vědět CO (WHAT)
Namísto hledání vhodného místa pro ukládání zaměstnanecké smlouvy je jednodušší doplnit dokument o vlastnosti – metadata, jako je jméno zaměstnance, jeho bydliště, pracovní umístění, datum nástupu a podobně. Přiřazením takovýchto vlastností k dokumentu (ECM & DMS apliakce si pohlídají zda to uděláme správně) popisujete CO (WHAT) tento dokument je, což následně umožní znovu soubor snadno vyhledávat, ale také zobrazovat seznamy společně se zadanými metadaty a vytvářet tak reporty za účelem kontroly či prokázání správnosti jejich zpracování.
5 způsobů, jak aplikace založené na metadatech mohou usnadnit práci v personálním oddělení nebo agentuře
1. Spravujte všechny informace elektronicky
ECM & DMS aplikace zcela odstraňují potřebu papíru. Dokumenty a záznamy mohou být uloženy, sdíleny a likvidovány elektronicky během každé fáze jejich životního cyklu.
Většinou již není potřeba tisknout, neboť dokumenty, které vyžadují schválení, mohou být digitálně schváleny a podepsány. Dokumenty třetích stran dodané v papírové podobě lze skenovat a automatizovaně ukládat pro následné zpracování, schvalování či archivaci.
2. Ochraňujte osobní a firemní informace
Velké množství papírových dokumentů znamená, že je třeba využívat fyzických úložných prostor. Navíc způsob zabezpečení těchto „skladů dokumentů“ není možné 100% zabezpečit proti úniku a tím i zneužití informací.
„Papírové postupy“ pro správu dokumentů nebudou odpovídat požadavkům auditora a nezajistí, že splníte nezbytné standardy pro ochranu dat. Naproti tomu použití ECM & DMS aplikací a metadat použitých ke správě oprávnění, vám poskytne absolutní jistotu, že k příslušným informacím mají přístup pouze oprávněné a poučené osoby.
Příkladem může být pracovní smlouva, která byla označena jménem zaměstnance jako vlastnost metadat. Použitím této vlastnosti můžete zajistit, že dokument si zobrazí pouze HR oddělení, zaměstnanec a jejich manažer. Pokud tento zaměstnanec změní oddělení, systém se automaticky aktualizuje a smlouva bude přístupná jeho novému manažerovi, zatímco původní manažer již nemá do smlouvy možnost nahlédnout.
3. Nalezněte a aktualizujte dokumenty okamžitě
Jak dlouho Vám trvá, než ve skříňkách najdete, co potřebujete? Manuální prohledávání dokonce i v těch nejvíce uspořádaných skříních je časově náročná úloha – stejně tak jako hledání tohoto místa znovu, když potřebujete dokument po provedení změn vrátit.
Podobné je to u často používaných souborových systémů (filesystem) s pevně danou stromovou strukturou, které si s sebou nesou principiální problém, a to že dokument opravdu patří na mnoho míst současně. Informace v souborových systémech je tedy také obtížné a zdlouhavé najít a nevyhnutelně dochází k duplicitám, což znemožňuje zajistit, že pracujete s tou nejaktuálnější verzí dokumentu.
ECM & DMS aplikace nenutí uživatele vytvářet stromy složek. Ba naopak poskytují tzv, dynamické přehledy (reporty) umožňující jakémukoliv oprávněnému uživateli dívat se na informace vlastním „pohledem“, ačkoliv na konci je vždy a pouze ten správný dokument v poslední verzi.
4. Automatizujte pracovní postupy
Personální oddělení se zabývá řadou standardních postupů, které je nezbytné důsledně dodržovat pro zachování kvality a spokojenosti zaměstnanců.
Příkladem takového pracovního postupu může být nábor zaměstnance, inzerce volných pracovních míst, správa obdržených žádostí, organizace osobních pohovorů, práce s motivačními dopisy, podepisování smluv nebo oznamování vedoucím pracovníkům o nových zaměstnancích. Prostřednictvím ECM & DMS aplikací a integrované WorkFlow funkcionality lze takovéto procesy automatizovat a získat podrobný přehled o stavu a průběhu plnění dílčích částí i úkolů pro jednotlivé zaměstnance.
ECM & DMS aplikace mohou být také používány k publikování volných pracovních pozic na intranetu nebo webových stránkách, k přijímání a automatizovanému ukládání CV a průvodních dopisů i k následnému samovolnému spouštění pracovních postupů a přidělování úkolu odpovědným pracovníkům na základě akce vyvolané uchazečem..
5. Přistupujte k firemním dokumentů vždy ze stejného prostředí
Jako personalisté či manažéři pravděpodobně používáte jeden nebo více specializovaných aplikací, sdílíte elektronické dokumenty na síťových jednotkách a papírové v kartotékách. Komunikují všechna tato úložiště informací spolu navzájem, nebo se stává, že dokument nelze nalézt, případně že je duplicitní? Při složitější konfiguraci a využití více technologií je zcela logické, že toto může nastat.
Naproti tomu řešení postavené na ECM & DMS aplikace přináší jednotnost přístupu a zpracování. Dokáží se integrovat vaším HRM, ERP, CRM nebo jiným systémem a usnadní Vám přístup k požadovaným informacím. Poskytnou jednotné prostředí a umožní bezpečný přístup prakticky odkudkoliv. Můžete například získat přístup k informacím z chytrého telefonu, tabletu nebo notebooku s využitím mobilního, webového nebo kancelářského ECM & DMS klienta.
Použitá literatura: 5 Ways HR Can Ditch the Paper & Manage Information Better, M-Files Inc.
