Evidujte všetky dokumenty, ktoré prichádzajú alebo odchádzajú z vašej firmy vrátane príslušných informácií uvedených v tele e-mailu a používajte centralizované úložisko dokumentov pre rýchle vyhľadávanie, ochranu vašich informácií a úsporu pracovného času.
Ešte ste nezačali digitalizáciou vašich firemných dokumentov? Evidujete niektoré dokumenty v papierovej podobe? Zoznámte sa s riešením M-Files.
Evidencia a automatizované spracovanie pošty
Evidencia došlej pošty je jednoduchá agenda, s ktorou je dobré začať. Nielen preto, že pošta prechádza celou firmou a do kontaktu s ňou prichádza veľa pracovníkov, ale aj preto, že jej postupy spracovania sú jednoduché a pre všetkých pochopiteľné. Rýchlo dosiahnete zhodu na spôsobe evidencie, kategorizácie, rozpadu na kľúčové a sprievodné dokumenty a ich napojenie na automatizované nástroje riadenia toku práce.
Evidencie a spracovanie pošty pozostáva z niekoľkých činností, ktoré možno unifikovať a tým dosiahnuť bezchybný priechod informácií firmou. A tiež je možné automatizovať, a tým znížiť prácnosť spracovania.
EVIDENCIA POŠTY
Nahrádza knihu došlej pošty a obsahuje všetky požadované informácie súvisiace s prijatím a spracovaním došlej pošty. Umožňuje vytvárať personifikované pohľady pre jednoduchšiu kontrolu a spracovanie.
ROZPAD NA DOKUMENTY
Rozpad sa týka dokumentov, ktoré sme dostali prostredníctvom e-mailovej komunikácie. Súčasťou jednej poštovej správy môže byť viac dokumentov, ktoré obsahujú dôležité informácie, ale každý môže byť následne spracovaný iným spôsobom.
KATEGORIZÁCIA
Kategorizácia môže byť automatizovaná napríklad e-mailovou adresou adresáta a odosielateľa, napr. Faktury@firma.cz, objednavky@firma.cz apod. Získané dáta, ako názov dodávateľa, meno príjemcu, dátum odoslania, názov pripojených dokumentov, sú údaje, ktoré sa automaticky uložia a na základe ktorých je spustené ich spracovanie.
SPRACOVANIE
Alebo tiež odovzdanie úloh zodpovedným pracovníkom.
Jednotlivé dokumenty alebo správa ako celok, sú odovzdané podľa kategórie k vybaveniu prostredníctvom prednastaveného workflow, po ktorom nasleduje zmena zaradenia (označené za vybavené alebo vrátené).
M-Files Receive Mail
“Nástroj pre evidenciu a spracovanie došlej pošty”
Hlavné prínosy elektronickej evidencie došlej pošty
Ak je evidencia pošty pre pracovníkov jednoduchá na ovládanie, univerzálna naprieč celou firmou a ak sú definované jasné pravidlá, potom sa sprevádzkovanie a dosiahnutie očakávaných prínosov podarí v priebehu niekoľkých týždňov.
1
E-mailové notifikácie – informácie o nových dokumentoch a úlohách k pre ich spracovanie
Pracovníci dostanú upozornenie prostredníctvom e-mailu o novom dokumente a súvisiacimi úlohami. Úloha sa tiež zobrazí v zozname aktuálnych úloh s väzbou na súvisiace dokumenty.
2
Každý dokument má svoj účel, a tým aj spôsob spracovania v súvislosti s jeho typom a obsahom
Či ide o objednávku, ponuku, zmluvu alebo iný dokument, navždy je zachovaná väzba medzi prijatou poštou v podobe e-mailové správy, prijatým dokumentom z prílohy a ďalšími dokumentmi, ktoré nadväzne boli vytvorené v rámci konkrétnej zákazky alebo projektu. Každý pracovník sa môže jednoducho zoznámiť s históriu spracovania a súvisiacimi dokumentmi.
3
Centralizované úložisko dokumentov je prístupné všetkým, v závislosti na ich právach
Dokumenty prijaté elektronicky alebo poštou v papierové podobe, ktoré sú následne naskenované, sa stávajú súčasťou firemného centralizovaného úložiska dokumentov (CDR – Centralized Document Repository) a v rámci pravidiel platných pre celú firmu je s nimi možné nakladať.
Viac o centralizovanom úložisku dokumentovSpôsoby ukladania prijatej a odoslanej pošty do firemnej evidencie
Odosielatelia aj príjemcovia môžu zvoliť spôsob odovzdania pošty do evidencie spôsobom, ktorý im najlepšie vyhovuje.
1. skopírovať a vložiť pomocou (CTRL-C & CTRL-V)
Veľmi jednoduchá metóda – skopíruje e-mail do pamäte a po prepnutí okná vloží do M-Files.
2. pretiahnutie e-mailu metódou drag and drop
Metoda se používá při práci s myší. Levým tlačítkem “chytnete” e-mail a kdekoliv v okně M-Files “pustíte”.
3. vloženie do zložky priamo z aplikácie MS Outlook
Definované zložky zobrazené v aplikácii MS Outlook slúžia na jednoduché triedenie firemnej pošty. M-Files si zložky nepretržite číta a e-maily, ktoré sa tu objavia okamžite spracuje.
4. preposlanie na špecializovanú e-mailovú adresu
Prijatú firemnú poštu môžu užívatelia preposielať do špecializovaných zložiek, najmä ak pracujú na cestách a používajú mobilné aplikácie. M-Files si zložky nepretržite číta a e-maily, ktoré sa tu objavia okamžite spracuje.
5. prijatie do špecializovanej e-mailovej schránky priamo od zmluvného partnera
Dodávatelia a odberatelia môžu posielať faktúry, objednávky atď., priamo do špecializovaných zložiek, nazvaných napr.: faktury@firma.cz, objednavky@firma.cz… M-Files ich aj v tomto prípade štandardne spracuje.
Spôsoby automatizovaného “rozpadu” pošty na samostatné dokumenty sú voliteľné
Súčasťou každej e-mailovej správy sú informácie, ako sprievodný text a dokumenty teda prílohy. M-Files dokáže automaticky spracovať obsah e-mailovej správy vrátane príloh, uložiť ich a vyplniť metadáta informáciami zo správy.
STANDARD MSG/EML FILE
Uloží sa len jeden dokument typu MSG (Outlook) alebo EML (napr. Thunderbird) obsahujúci telo e-mailu, ktorý má vo vnútri vložené prílohy.
a. Tento spôsob je najbližší tomu, ako pracujeme s poštou a dokumentmi v rámci poštového klienta.
b. Pri uložení do evidencie pošty môžeme došlú poštu zatriediť do kategórie (napríklad Faktúra, Objednávka pod.) a odovzdať na schvaľovanie či vybavenie.
STANDARD MULTIPLE FILE
Uloží sa jeden viacsúborový dokument, ktorého súčasťou je obsah správy e-mailu a všetky prílohy jednotlivo.
a. Tento spôsob umožňuje s dokumentmi jednoducho manipulovať (odosielať, editovať, mazať a pod.)
b. Všetky dokumenty sú organizované „pod hlavičkou” viacsúborového dokumentu, čo umožňuje spoločné verziovanie a spoločné identifikovanie údajov – metadáta.
–
E1 LINKED FILES
Vzniknú samostatné dokumenty ktoré sú navzájom trvalo previazané.
a. Každý dokument je úplne samostatný s vlastnou kategóriou, vlastným verziovaním, metadátami a prístupovými právami.
b. Užívatelia môžu pracovať s dokumentmi samostatne, a pritom väzba medzi obsahom e-mailovej správy (PDF) a pôvodnými prílohami zostáva zachovaná.
–
