ISO 9001 a konec světa?

Blíží se září 2018. Proč z nepřeberné nabídky budoucích měsíců mluvíme právě o září 2018? Další předpovězený termín konce světa? Svým způsobem vlastně ano. Svým způsobem vlastně začátek. Září 2018 je červeně označeno v kalendáři společností, které vlastní certifikaci jakosti ISO 9001 a které tento certifikát chtějí udržet i nadále, v nové úpravě ISO 9001:2015. V září 2018 končí lhůta pro certifikaci.

ISO 9001 je norma vydaná Mezinárodní organizací pro standardizaci (ISO) umožňující posuzovat shodu – je to celosvětově nejpopulárnější norma pro zlepšování kvality. Podle dostupných zdrojů je ve 180 zemích světa přes milion certifikovaných organizací.

Na skutečnost, že splnění neustále se zpřísňujících kritérií certifikace není právě jednoduché, upozorňuje ve svém článku ISO 9001:2015 and the Importance of Information Management Mika Javanainen, viceprezident produkt managementu finské firmy M-Files Corp. Z článku čerpané informace jsou vlastním překladem, omlouvám se proto za případné nepřesnosti.

Podle Miky přináší úprava certifikátu z roku 2015 takové zvýšení nároků, že zavedení může trvat měsíce, někdy až roky. V případě firem bez zavedených systémů pro řízení procesů to může být činnost vyčerpávající a neúspěšná. Za jednoho z významných pomocníků považuje Mika technologii pro správu podnikového obsahu (ECM, Enterprise Content Management), která výrazně proces plnění ISO 9001:2015 usnadňuje a zrychluje.

Logicky prvním krokem je dobré pochopení standardu. Nová podoba normy zvyšuje důraz na minimalizaci rizik, čímž stoupne kvalita a výkonnost firmy. Firmy musí, stejně jako dřív, identifikovat rizika, vyhodnotit je a stanovit závažnost. Nově ale musí přidat plán, jak minimalizovat vliv rizik a úzce jej provázat se systémem managementu jakosti (QMS).

Objevuje se nový pojem „zdokumentované informace“, který nahrazuje dosavadní „dokumenty“ a „záznamy“.  Flexibilnější označení odráží změnu v chápání, jak organizace spravuje z obchodního pohledu kritická informační aktiva. Certifikát jasně vyzývá k větší transparentnosti správy dokumentů s ohledem na jejich různorodost co do formy i místa uložení – vyžaduje, aby organizace měla jednotný pohled na informace uložené v různých systémech a na různých úložištích. Zde vnímá Mika úskalí na cestě k certifikaci u firem, které nemají procesy a systémy schopné splnit tento požadavek.

Společnost musí prozkoumat, které nastavené procesy a informační systémy odpovídají požadavkům přísnější ISO. Identifikovaná potřeba aktualizace procesů či systémů je okamžik, kde může být na pomoc přizván ECM systém s moderním řešením.

Mika Javanainen ve zmíněném článku uvádí:
„ECM systém příští generace poskytne jednoduchý, centralizovaný rámec pro organizování, správu a sledování informačního obsahu a procesů v souladu s ISO 9001: 2015. ECM řešení využívající metadata může sledovat každý požadavek a propojit veškeré související dokumenty v celé firmě. To je rozhodující pro audity, protože tato schopnost zajišťuje přesnou a jasnou dokumentaci, jak je plněn každý požadavek. Dále napomáhá zajistit zjednodušení informací napříč celou firmou, bez ohledu na to, který systém nebo aplikace tyto informace uchovává. To vše může firmám pomoci dosáhnout certifikace v kratším čase a s menším úsilím.

A co víc, metadaty řízené ECM systémy mohou sledovat, řídit a analyzovat kvalitu a výkon v mnoha firemních oblastech důkladněji než dosud. Firmy mohou automatizovat standardní výrobní postupy a firemní procesy, a to nejen proto, aby se staly účinnějšími, ale mohou také dosáhnout striktní kontroly nad praxí. Odchylky, které vznikají v nějakém procesu nebo pracovním postupu, jsou automaticky označeny, čímž systém nejen pomáhá s řízením rizik, ale zároveň přispívá k neustálému zlepšování.“

Teď. Neodkládejte. Nyní je vhodný čas pro plánování a začátek realizace potřebných zlepšení. Z předchozích aktualizací ISO vznikla zkušenost, že informační systémy musí být nedílnou součástí změn. A v této fázi je vhodná chvíle pro řešení jejich nedostatků, navíc je nutné vylepšit či doplnit systémy řízení a sledování rizik. Modernizace se záhy odrazí ve zjednodušení procesu přechodu.

K čemu to vše úsilí je? Podle odborníků, i podle Miky Javanainena, má firma s certifikátem ISO 9001:2015 nastavené procesy tak, aby nic nebránilo růstu ekonomických výsledků v následujících letech.

JAVANAINEN, Mika. ISO 9001:2015 and the Importance of Information Management. In: Quality Digest [online]. Finsko [cit. 2017-04-07]. Dostupné z: https://www.qualitydigest.com/inside/operations-article/iso-90012015-and-importance-information-management-031417.html

TÜV SÜD CZECH S.R.O. Informace o revizi normy ISO 9001:2015: Průvodce novou normou ISO 9001:2015 [online]. Praha, 2015 [cit. 2017-04-07]. Dostupné z: https://www.tuv-sud.cz/uploads/images/1447677983951122151101/informace-o-revizi-normy-iso-9001-2015-screen.pdf

ISO 9001 [online]. [cit. 2017-04-07]. Dostupné z: http://www.audit-iso.eu/iso-9001/

[caldera_form id=“CF58b1b0e305d90″]