Od počátku dob kdy jsme začali zaznamenávat informace na papirus nebo hlíněné destičky, je také ukládáme, evidujeme a kategorizujeme. Dříve to byly kartotéky a archivy, později pak adresáře na osobních počítačích a souborových serverech, dnes to jsou složky.
Složky jsou „alfa a omega“ našeho systému práce s dokumenty. Používáme je na osobních počítačích, telefonech, ale i na OneDrive, GoogleDisk nebo DropBoxu. Tento způsob máme „zaběhnutý“ a neradi jej měníme, i když si jsme vědomi jeho nedokonalostí.
Požadavky na automatizaci zpracování dokumentů, zvýšení bezpečnosti a sdílení s interními či externími spolupracovníky nás donutí složky opustit a využít správu dokumentů prostřednictvím metadat.
Takováto řešení využívající DMS – aplikace pro správu dokumentů, eliminují složky a nabízí možnost větší kontroly, aniž bychom si tím přidávali práci. Dokonce opak je pravdou.
Vezměme si jako příklad třeba iTunes nebo Spotify. Jak asi uživatelsky nepřívětivé by bylo, kdybyste museli ukládat hudbu do složek? Každá písnička má přece autora, rok vzniku, patří k nějakému žánru, byla vydána na nějakém albu, má jméno, délku, textaře, vydavatele a možná řadu dalších informací. A podle techto informací můžete písničku vyhledávat, kategorizovat, vytvářet si playlisty, přehledy nebo seznamy. Nemusíte hledat složku kam soubor uložit nebo kde jej najít…
Podobně to může fungovat i s firemními dokumenty. DMS aplikace však přináší ještě další možnosti, které jsou ve firmě potřebné verzování, nastavení oprávnění pro zaměstnance, spouštění workflow pro schvalování nebo zajištění následného zpracování, atp.
