V důsledku nízké efektivity zpracování informací, 30 procent administrativních pracovníků tráví 30 procent svého pracovního času hledáním informací namísto aby se věnovali něčemu užitečnému. Máme-li efektivně spravovat všechna firemní data, potřebujeme zabezpečit způsoby pro jejich vyhledávání, jednoznačnou identifikaci a zpracování bez ohledu na jejich umístění. Potřebujeme také zprovoznit konektory pro přístup k datům v jiných úložištích a sjednotit prostředí pro práci. Webopedia vysvětluje inteligentní řízení informací (intelligent information management), jako soubor procesů a základních technologických řešení, která organizacím umožňují pochopit, organizovat a spravovat všechny typy firemních datových zdrojů.
Inteligentní řízení informací vychází z přístupu založeného na metadatech pro správu dokumentů v kombinaci se schopností spravovat informace napříč informačními systémy a úložišti bez potřeby migrace. Metadata svojí definicí nám sdělují více o našich datech. Poskytují nám obecné „klíče“ pro nalezení informací na základě toho, co znamenají, spíše než, kde se nacházejí. S metadaty mohou být informace rozděleny do kategorií, společným a efektivním způsobem, aby k nim měli přístup všichni oprávnění uživatelé. Metadata, přestože pro organizaci přinášejí mnoho výhod, jsou stále jen jedním krokem na cestě ke zlepšení efektivity práce.
Inteligentní řízení informací zajišťuje průhlednost pracovních postupů a usnadňuje dodržování předpisů. Inteligentní řízení informací je klíčem k dosažení vyšší ziskovosti a souladu s firemními pravidly a předpisy.
Desetkrát + pro inteligentní řízení informací
Jaké jsou konkrétní výhody ?
Odstraňte potřebu migrace mezi izolovanými informačními systémy a datovými zdroji
Můžete pracovat s informacemi bez ohledu na jejich umístění
Hledejte informace v souvislosti s jejich kontextem
Správné informace naleznete na základě různých kritérií vyhledávání
Nepoužívejte duplikáty dat a dokumentů
Každý používá jednu – správnou verzi dokumentu
Spravujte a využívejte kritická obchodní data
Zpřístupněte důležité obchodních údaje ze tmy v různých datových úložišť
Použijte metadata pro kategorizaci a doplnění souvislostí
Informace mohou být označeny téměř jakýmikoliv metadaty, které mu podporují jejích lepší chápaní v kontextu podnikání (typ dokumentu, datum vypršení platnosti, název projektu, realizační tým, atp.)
Využijte metadata pro řízení pracovních postupů a správu přístupových práv
Metadata mohou být využita k upozorňování uživatelů na vypršení platnosti smlouvy nebo pro nastavení přístupových oprávnění
Zvyšujte produktivitu práce
Umožněte zaměstnancům více se soustředit na jejich vlastní práci tím, že snížíte režijní a pomocné práce
Zlepšete dodržování pravidel a řízení rizik
Inteligentní systémy řízení informací pomáhají dodržovat zákony, předpisy nebo průmyslové a firemní standardy
Zlepšete uživatelské prostředí
Unifikované uživatelské rozhraní na všech zařízeních napříč všemi úložišti a informačními platformami zjednoduší práci
Podporujte spolupráci
Sdílejte data a umožněte spoluautorství s interními a externími zúčastněnými stranami
Přečtěte si co inteligentní řízení informací znamená pro podniky, jaké možnosti nabízí a jak může pomoci zvládat vnitrofiremní informační chaos:
