Kamkoli se obrátíte, slyšíte o umělé inteligenci (AI) a strojovém učení. Software řízený umělou inteligencí již mění obchodní procesy v malých a velkých podnicích. Artificial Intelligence, jak se umělé inteligenci říká anglicky, přináší do „manuálních“ pracovních postupů využití softwaru revoluci – vede k novým poznatkům a rozšiřuje možnosti uživatelů. V tomto článku popíši na příkladu zpracování přijaté faktury možnosti použití AI pro zpracování dokumentů.
Všechny společnosti na celém světě musí zpracovávat faktury, a proto svět obchodu funguje do jisté míry podobně ve všech zemích. Celkově v Evropě a Americe generují společnosti přes 18 miliard faktur ročně!
Dnešní procesy zpracování faktur jsou přitom stále ještě časově náročné a těžkopádné. Evropská komise odhaduje, že 80 % až 90 % faktur (2017) má papírovou podobu. Zpracování faktur zajišťují účetní oddělení a poskytovatelé účetních služeb, a to ručně nebo poloautomaticky.
Podívejme se, jak umělá inteligence revolučně mění zastaralý, nedigitalizovaný průmysl.
Prodejci podnikového softwaru používají technologii umělé inteligence pro zpracování faktur několika způsoby. Software založený na AI podporuje:
- oddělení jednotlivých faktur,
- extrakci dat,
- logické doplnění dat.
Oddělení faktur
U papírových faktur začíná digitalizace skenováním. Výsledkem je, že skener vytváří jeden dokument (s největší pravděpodobností PDF nebo TIFF). Tento dokument obsahuje stovky stránek a faktur. Pro další zpracování musí uživatel ručně stanovit hranice jednotlivých faktur v dokumentu. To je práce časově náročná s vysokým rizikem výskytu chyb, které zásadně naruší průběh následujících kroků ve zpracování.
Samoučící se software Abacus Intelligence® přijímá jeden soubor se stovkami stránek a faktur. Na základě historických dat rozpozná AI začátek a konec faktury a vytvoří pro každou fakturu samostatný soubor. Není třeba používat štítky s čárovým kódem, ani je oddělovat ručně.
Pokud jde o AI, oddělení faktur je „klasifikační“ záležitost. Obdržíte dokument obsahující více faktur. Musíte zjistit, kde začíná a končí jedna faktura. Abacus Intelligence® řeší tento problém stejným způsobem jako člověk. Abacus Intelligence® rozpoznává atributy na úrovni hlavičky na první stránce a na úrovni paty na poslední stránce pro každý dokument (každého dodavatele). Tyto informace pak používá k rozdělení naskenovaného dokumentu do jednotlivých faktur a souborů.
Extrakce dat
Pro naskenované papírové faktury a pro méně kvalitní elektronické faktury je nutná následná extrakce dat. Staromódní vytěžovací OCR software extrahuje informace z faktury neefektivním způsobem. Před prvním zpracováním nové podoby faktury musíte ručně vytvořit tzv. šablonu. Šablona říká vytěžovacímu softwaru, „kde“ extrahovat „jaká“ data. Tuto činnost musíte udělat pro každého dodavatele a všechna rozložení faktur. Pokud dodavatel změní rozvržení, musíte šablonu opravit. Ovládání takového softwaru není triviální, zodpovědně jej mohou obsluhovat pouze dobře vyškolení zaměstnanci. Čas na vytvoření jedné kvalitní šablony se pohybuje od 10 minut do 1 hodiny.
Abacus Intelligence® pracuje bez ručního vytváření šablon – získává OCR data a extrahuje relevantní informace o fakturaci, jako např.
- Číslo faktury,
- Částka bez DPH,
- Částka s DPH,
- Procento daně,
- Číslo objednávky,
- Organizace
- a další.
Automatické vytváření modelů šablon pro každou dodavatelskou fakturu, které trvá pár sekund, zcela nahrazuje ruční práci.
S Abacus Intelligence® tak šetříte čas na nastavení šablon a náklady na jejich údržbu a aktualizaci.
Klasický přístup (OCR) vytvoří pro každou fakturu dokument. Je však složité najít v něm umístění relevantních dat. Proto jsou k dosažení cíle požadovány údaje pro každý typ faktury. Abacus Intelligence® se připojí k jakémukoli účetnímu systému a provádí reverzní inženýrství. AI používá k vytvoření konkrétního modelu AI historické údaje, jako je společnost, účetní osnova, rozložení dříve přijatých faktur dodavatele. Manuální interakce není nutná, proces vytváření a přizpůsobování modelu je zahájen automaticky.
Logické doplnění dat
Konečným cílem digitalizace je automatizovat celý pracovní postup při zpracování faktur. Separace a extrakce dat jsou prvním a druhým krokem. Ale ať už máte takto připravenou původně papírovou fakturu, nebo jste obdrželi už e-fakturu obsahující všechna fakturační data ve struktuře XML, musí každá společnost fakturu „doplnit“ nezbytnými účetními atributy.
Doposud používají účetní svých znalostí konkrétního prostředí a zkušeností k ručnímu doplnění dalších informací nebo jejich vyhledání. Abacus Intelligence® doplní automaticky každou fakturu o následující údaje:
- účet hlavní knihy,
- nákladové středisko,
- daňové identifikátory,
- a další
Zároveň Abacus Intelligence® dokáže upozornit na všechny odchylky oproti dříve provedeným účetním transakcím. V terminologii AI se jedná o tzv. „klasifikační úlohy“. Data z účetnictví a historických faktur se používají pro „školení klasifikátorů“, individuálně pro každého dodavatele, což umožní jednotný způsob automatizovaného doplnění účetních dat.
Závěrem
Samoučící AI-software Abacus Intelligence® zpracovává denně faktury pro tisíce společností, pro poskytovatele účetních služeb, pro sdílená střediska služeb a dodavatele softwaru. Software patří k nejmodernějším webovým aplikacím a a je poskytován buď jako SaaS služba v cloudu nebo on premise. Prodejci softwaru mohou integrovat Abacus Intelligence® pomocí komplexního rozhraní RESTful API.
Abacus Intelligence® už dokázal proměnit podnikání celé řadě poskytovatelů účetních služeb a sdílených středisek služeb.
Patrick Sagmeister
https://abacus.ac/en/artificial-intelligence-for-invoice-processing-en/
