Podle agentury Gartner tvoří nestrukturovaná data společností 85% celkového objemu informací. Každých 18 měsíců se tento objem zdvojnásobuje. Podle výsledků dimenzionálního měření (Dimensional Research survey) společnosti M-Files navíc téměř 50% zaměstnanců musí pracovat s dokumenty a obsahem, které jsou roztříštěné mezi nejrůznějšími aplikacemi a úložišti.
Chceme-li, aby stávající model digitálního pracoviště udržel krok s exponenciálním nárůstem objemu informací, musí projít změnou, která zahrnuje kontextuální rozpoznávání.
Umělá inteligence (AI) v této změně hraje významnou roli. Než však nastane den, kdy zcela automatický digitální pomocník bude podporovat inteligentní pracoviště, musí toto odvětví ujít ještě tři kroky.
3 kroky pro
vytvoření pracoviště spravovaného umělou inteligencí
Krok 1: Obsah v kontextu
Cesta k vytvoření inteligentního pracoviště začíná hned u obsahu.
Inteligentní pracoviště se nemůže příliš zabývat otázkou, kde (nebo v jakém systému) se informace nachází, jako spíš otázkou, o jakou informaci se jedná a k čemu se vztahuje. Umělá inteligence dokáže automaticky rozeznat určující vlastnosti každé informační jednotky (např. že se jedná o zákazníka, projekt a/nebo případ, ke kterému se vztahuje) a typ dokumentu nebo obsahu, o který se jedná (např. smlouva, faktura, objednávka aj.). Takové schopnosti umožňují společnosti organizovat a zpracovávat obsah v souladu s požadavky jednotlivých odpovědných osob společnosti.
Stanovení uvedených vlastností umožnuje vyladit umělou inteligenci, která následně zprostředkuje dynamičtější a flexibilnější přístup k informacím než jak ho poskytuje tradiční hierarchický přístup prostřednictvím složek a knihoven. Spojení moderní správy informací pomocí metadat s umělou inteligencí umožňuje tvorbu metadat a kontextuálních vazeb jednotek obsahu podle jejich role, údobí životního cyklu nebo významu pro společnost. Uvedený přístup umožní zobrazení informace pro více než jedno vyhledávání, protože byla vyhodnocena její nejvyšší intuitivní potřebnost. Díky tomu nebude celá společnost odkázána pouze na jednu, obligatorně od shora dolů organizovanou strukturu.
Tento přístup minimalizuje úskalí spojená s migrací dat a řízením změn, protože společnostem umožňuje přizpůsobit a upřesnit způsob práce s informacemi v oblastech, které přirozeně udávají trend inovací, zatímco v ostatních systémech a procesech ponechají nastavení beze změny.
Krok 2: Logičtí pomocníci
Přidáním kontextu do obsahu pomocí umělé inteligence se s využitím logických pomocníků aktivuje kontext. Prvními aplikacemi používajícími logické pomocníky byly kontroly pravopisu. Tyto aplikace se následně vyvinuly do systémů poskytujících uživatelům užitečná upozornění typu „Odesílaná zpráva nemá zadaný žádný předmět.“ nebo „Nezapomněli jste připojit přílohu?“.
Mezi nedávné způsoby využití logických pomocníků patří nástroje sloužící lidem při každodenních činnostech jako je například cesta autem. Navigace může řidiči oznámit: „Při stávajícím provozu dorazíte do cíle za 38 minut“ a navrhnout alternativní trasu. Existují i nástroje, které si automaticky zapamatují vaše parkovací místo. Je jenom otázkou času, kdy logičtí pomocníci dosáhnou takové úrovně, že jejich intuitivní aktivity se přesunou z vašeho automobilu i na pracoviště.
Krok 3: Iniciativní digitální asistenti
Během dvou až tří let dosáhne vývoj umělé inteligence takové úrovně, že vedle reaktivních funkcí logických pomocníků nabídne také iniciativní digitální asistenty. Pro každou informační jednotku bude umělá inteligence automaticky vytvářet metadata, s jejichž pomocí bude provádět inteligentní ukládání a správu obsahu. Uživatelé pak nebudou nuceni svůj obsah třídit ručně. Umělá inteligence bude provádět analýzu vztahů a značek metadat a iniciativně spouštět procesy. Systém může například předložit výstup konkrétních dokumentů nebo obchodních objektů (zákazník, účet, kontakt, projekt a/nebo případ), aniž by je uživatel sám vyhledával.
Systémy řízené umělou inteligencí mohou navrhovat vložení nebo sdílení konkrétního obsahu v e-mailové zprávě, upozorňovat uživatele na konkrétní obsah, který je nutné prostudovat k určitému datu nebo zobrazovat vysoce prioritní položky, jako jsou např. dokumenty či e-maily, určené pro okamžité prostudování. Umělá inteligence bude dokonce schopná provést potřebná opatření, která zabrání zaměstnancům aby sdíleli důvěrné dokumenty mimo společnost nebo prováděli jiné činnosti, které firemní pravidla zakazují.
Nové nástroje budou nejspíš také schopné zdokonalovat pracovní postupy, budou například provádět automatickou správu informací v oblasti back-end a ve správný čas poskytnou uživateli odpovídající obsah prostřednictvím inteligentního návrhu.
Umělá inteligence nás k inteligentnímu pracovišti přivede
Současný exponenciálně rostoucí objem firemních informací vytváří prostředí, pro jehož správu je nezbytné použít mnohem chytřejší, pružnější a dynamičtější postupy. Klíč k zajištění efektivních firemních procesů a automatizaci pracovních postupů představuje schopnost určovat, jaká informace je pro konkrétní kontext nejpodstatnější a zajistit stav, ve kterém lidé, vždy a ve správný včas, získají tu nejpřesnější dostupnou verzi informace, kterou právě potřebují.
Uživatelé současně očekávají jednodušší inteligentní prostředí, ve kterém budou více zapojeni. Jedná se o očekávání, která stála u zrodu trendů, kdy zaměstnanci mohou v práci používat svá vlastní zařízení a aplikace a dokonce trendu stínového IT. Umělá inteligence představuje příslib, že bude možné vytvořit inteligentní pracoviště, automatizovat každodenní úkony, optimalizovat pracovní postupy, snížit chybovosti a zjednodušit práci každodenních uživatelů. Den naplnění tohoto příslibu není daleko. Lidé si v zaměstnání chtějí vytvořit vlastní způsob práce, způsob, který je pro ně jednoduchý, praktický a přirozený. Umělá inteligence přivede lidi ze současných podmínek na ideální inteligentní pracoviště.
O autorovi
Mika Javanainen je viceprezident společnosti M-Files odpovědný za produktový management. Má na starosti správu a vývoj portfolia produktů M-Files a jejich celosvětovou cenovou strategii. Dohlíží na produktové manažery a úzce spolupracuje s vývojovými a marketingovými týmy na vývoji nových produktů a funkcí.
Pozn.: Přeloženo z originálu The AI-Based Intelligent Workplace Is Closer Than You Think.
