Contract management system v M-Files

Contract Management System (CMS) čiže systém pre správu zmlúv, niekedy tiež nazývaný ako Control Lifecycle Management, riadi tvorbu a správu kontraktov, zmlúv v oblasti služieb (SLA) a obchodných dohôd v oblasti nákupu, predaja a iných oblastí firemných aktivít.

Zmluvy a dohody sú základom všetkých podnikateľských aktivít. Stanovujú ceny, úrovne poskytovaných služieb, podmienky a vzťahy s partnermi a zabezpečujú, aby vaša spoločnosť fungovala na základe známych pravidiel v predvídateľnom a transparentnom prostredí.

Vlastnosti dobrého systému pre správu zmlúv zahŕňajú:

• Evidencia predlôh štandardizovaných zmlúv spoločnosti.
• Systém riadenia toku práce, ktorý uľahčuje vypracovanie návrhu a uzatváranie nových zmlúv.
• Flexibilita pri zvládaní komunikácie s partnerom vrátane jeho interakcií.
• Kalendáre, ktoré obsahujú míľniky, v rámci ktorých je potrebné partnera kontaktovať.
• Kontrolné zoznamy pre správu informácií a aktivít v rámci životného cyklu zmluvy.
• Monitorovanie dodržiavania predpisov.
• Výstrahy označujúce odlišnosti očakávaného správania.
• Dohodnuté harmonogramy dodávok a schopnosť sledovať ich.
• Ceny a rozpočtovanie pre každú produktovú skupinu.
• Správa užívateľov, ktorí majú prístup alebo majú v držbe živé zmluvy aj archivované zmluvy spoločností.
• Správa udalostí v rámci zmien a riešenie prípadných problémov.
• Spravovanie reklamácií za účelom riešenia akéhokoľvek nedodržiavania zmluvy.
• Využívanie šablón pre tvorbu návrhu zmlúv na základe potrebných vstupných dát ako je Správa požiadaviek, správa kontraktov, cenníky, číselníky produktu alebo produktových skupín a pod.
• Využívanie riadeného toku práce (workflow) pre tvorbu, schvaľovanie a uzavretie zmluvy.
• Využívanie riadeného toku práce (workflow) pre následnú správu a získavanie informácií o tom ktoré zmluvy: Majú najväčší rizikový potenciál. Sú nákladne spravovateľné. Sú najcennejšie. Sú blízko k obnove. Čerpajú nadmerné množstvo času.

Systém správy zmlúv prináša nielen jednotné pravidlá, ale aj šetrí čas:

Zjednodušuje proces tvorby a uzatváranie zmlúv,

s využitím štandardizovaných šablón zabezpečuje súlad s internými predpismi,

pomáha eliminovať riziká súvisiace s expiráciou termínov uvedených v zmluvách,

posilňuje štandardizáciu zmluvného procesu,

zvyšuje výnosy a úspory nákladov vďaka maximalizácii výhod každej zmluvy,

zavádza bezpapierový proces pri uzatváraní zmlúv s využitím digitálneho podpisu.

Viac informácií nájdete na našom webe M-Files CMS