V dnešnej digitálnej dobe je značne nepraktické, elektronicky vytvorený dokument tlačiť len za účelom podpisu. Navyše ak je dokument podpísaný na papieri, musí byť odoslaný papierovou poštou a po prijatí naskenovaný a originál založený do archívu. Tento trochu nepraktický postup možno jednoducho zmeniť. Takmer každý systém pre správu dokumentov je možné prepojiť so službou signi.com (iSmlouva.cz), ktorá zabezpečí elektronický podpis všetkých zúčastnených strán.
Bezpapierová kancelária sa bez digitálneho podpisovania zmlúv nezaobíde
Hlavným cieľom a myšlienkou bezpapierovej kancelárie je zabezpečiť podpisy zmlúv automatizovane, tak aby sa touto činnosťou nemusel zaoberať človek. Teda tak, že odoslanie, podpísanie a uloženie podpísaného originálu prebehne úplne automaticky a firemný systém vám iba ohlási nedostatky alebo stav dokončenia.
Ľudia sa majú sústrediť na svoje odborné činnosti a administratívne majú ponechať „strojom“. Čas strávený zasielaním dokumentov tam a späť, čakaním na podpisy a ich pripomínanie nikomu nič neprináša. Rovnako ako náklady s tlačením, skenovaním či archiváciou papierových dokumentov. Vďaka rýchlejšiemu potvrdzovaniu všetkých dohôd so zákazníkmi, dodávateľmi, partnermi či zamestnancami sa tiež zrýchli aj tok peňazí do firmy. Preto má zmysel prejsť na digitálne podpisovanie.
Integrácia je jednoduchá
S pomocou integračného nástroja ERPIO One môžeme prepojiť službu Signi.com s vašim firemným informačným systémom v ktorom vytvárate alebo evidujete zmluvy. Môže to byť SAP, HELIOS Orange, Pohoda alebo iný. ERPIO One možno nastaviť pre prenos dát a dokumentov pre väčšinu firemných aplikácií.
Najviac oceníte prepojenie so systémom pre správu dokumentov M-Files
M-Files je jednoduchý na ovládanie aj správu firemných dokumentov a silný v oblasti bezpečnosti, integrácia s firemnými dátami a riadenie toku spracovania (workflow).
Spoločne s M-Files dodávame aj Sign connector for M-Files, ktorý automatizuje odosielanie zmlúv na podpis prostredníctvom služby Signi.com a po ich podpísaní automaticky ukladá, podpísané dokumenty do M-Files.
Modul M-Files CMS „Systém pre správu zmlúv“ podporuje všetky činnosti začínajúce vznikom zmluvy po celý jej životný cyklus. Podrobnosti nájdete na M-Files CMS “Systém pre správu zmlúv”
