Není tajemstvím, že se v posledním desetiletí účetní odvětví významně změnilo. Zvýšená konkurence a měnící se požadavky trhu nutí firmy měnit způsob, jakým fungují a jak zabezpečují požadavky svých zákazníků. Aby společnosti zůstaly konkurenceschopné a současně vyšli vstříc zvyšujícím se požadavkům klientů, jsou nuceny „přizpůsobit své podnikání“ (1) nabízet levné a současně hodnotné služby a současně (2) udržet ziskovost. Stručně řečeno udělat toho více s méně zdroji.
Otázka tedy zní: Jak to firmy mohou udělat? Jak mohou firmy udělat více za méně, aby zůstaly agilní a konkurenceschopné?
Všechno to začíná informacemi
Součástí téměř všech činností v účetní firmě jsou informace. Pro lepší pochopení „informacemi“ mám na mysli vaše dokumenty, obrázky, výkazy, Excelové tabulky, PDF soubory atp. Mluvím o veškerém obsahu, který produkují vaši zaměstnanci, a také o všech citlivých informacích, které od svých klientů obdržíte. Mluvím také o datech, která existují ve vašem firemním systému pro řízení provozu.
Informace jsou základem provozu účetní firmy a způsob, jakým jsou tyto informace spravovány, má významný dopad na efektivitu jejich zpracování a využití.
Pokud jsou informace rozptýleny v různých systémech bez možnosti kontroly nebo viditelnosti toho, kdo co a kdy dělá, mohou vznikat prodlevy a překážky v provozu. Pokud zaměstnanci nemohou jednoduše najít a využívat informace, které potřebují k tomu, aby mohli dělat svou práci nebo co nejlépe sloužit klientům, přínos informací se stává obtížně využitelný.
Na jednoduché otázky potřebujeme rychlou odpověď:
- Kde je tato zákaznická smlouva?
- Komu mám poslat tento dokument ke schválení? Podepsali to už?
- Je to nejnovější verze jejich účetního výkazu?
Řízení firemních informací v rukou virtuálního úředníka
Nazýváme tento stav informačním chaosem, který odvádí zaměstnance od jejich hlavní práce. Řízení firemních informací poskytuje viditelnost, přístup a kontrolu nad informacemi. Přemýšlejte o tom takto:
V době před počítači jsme měli k dispozici místnost s archívem dokumentů a spisovnou, kde všechny dokumenty byly evidovány. Úředník věděl, kde je všechno uloženo a s čím to souvisí. Měl svůj vlastní systém pro organizaci a pochopení všeho, co je v archívech uloženo.
Po nástupu počítačů a síťových úložišť se sdílenými složkami, jsme přenesli archív dokumentů do digitálního prostoru, ale vynechali jsme úředníka. Je tedy na zaměstnancích, aby šli do těchto sdílených složek a pokusili se ukládat a využívat dokumenty co nejlépe, přestože nemají nastavena jednoznačná pravidla a nemají možnost kontroly či porozumění tomu, co se s těmito informacemi v průběhu času děje. Takovýto stav může pracovníkům přinášet komplikace, což může mít následně vliv na celkový provoz firmy.
Systém řízení firemních informací přináší pojem takzvaného virtuálního úředníka, s jehož pomocí mohou zaměstnanci okamžitě získat přístup k potřebným informacím, když je potřebují. To umožňuje pracovníkům soustředit se na své hlavní úkoly bez prodlev.
Systémy, které se specializují na komplexní zpracování a správu firemních informací umožňují nastavit jednoznačná pravidla a zajistit jejich dodržování.
Pokud jsou dokumenty efektivně a digitálně spravovány je jednoduché automatizovat pracovní postupy:
- Čtení (vytěžování obsahu) faktur a paragonů (čtete více zde)
- Spouštění schvalovacích procesů (čtěte více zde)
- Upozorňování na expiraci smluv a dokumentů
- Elektronické podepisování dokumentů bez nutnosti tisku (čtěte více zde)
- Zpřístupnění dokumentů, měsíčních reportů a klíčových informací klientům online
S využitím virtuálního úředníka poskytnete zaměstnancům více času, což znamená, že organizace celkově dokážou dělat více s méně. Výsledkem je lepší zákaznický servis a vyšší efektivita provozu v celé organizaci.
Chcete-li vědět, jak M-Files pomáhají účetním firmám budovat efektivnější a spolehlivější operaci, stáhněte si krátkou eKnihu, kde se seznámíte se třemi možnými způsoby, jak účetní firmy získávají a udržují si klienty, zlepšují zákaznické zkušenosti a chrání svou pověst pomocí lepší strategie řízení firemních informací.
