Dávno, dávno před letošní dobou hlavních prázdnin a dovolených psal jsem o symbióze ERP systémů a správy dokumentů. Skončil jsem ukázkou spolupráce MS Dynamics NAV a špičkového systému správy dokumentů M-Files. Chcete-li si tento článek osvěžit, najdete odkaz na konci tohoto pokračování.
Za tu dobu jsem málem zapomněl, že jsem slíbil pokračování a zmínil se, že to bude zajímat hlavně příznivce a znalce jednoho z nejvíce zastoupených ERP systémů v ČR, systému HELIOS Orange. Pojďme na to. Rychle, stručně, jasně.
Je to nutné?
Znalci HELIOS Orange vědí, že je možné k objektům přikládat dokumenty. Možná je možné tuto funkci pokládat za náznak správy dokumentů. Lépe řečeno v určité době to bylo možné. V současné době už je nezbytné používat špičkové produkty obsahující funkce skutečně naplňující deklarovaný cíl – ERP řídí podnikové zdroje, nástroje pro správu dokumentů pečují o dokumenty a další informace – bezpečně je ukládají a sdílejí, precizně a komplexně spravují přístupová práva, vybavují dokumenty metadaty, která spolu s fulltextovým vyhledáváním podle obsahu dovolují dokument vyhledat prakticky okamžitě.
Ještě váháte, jestli je nutné do hry vedle ERP zapojovat další systém? Pak stačí ještě zohlednit GDPR požadavky a dokumenty ukládat do… systému pro správu dokumentů.
HELIOS Orange a M-Files – nenápadné, jednoduché, návykové
Jak jsem předeslal, nebudu nic složitě rozebírat a popisovat. Ono vlastně až tak není co. Zkrátka HELIOSU představíte nový plugin, který zaregistrujete pro vybrané přehledy. V ukázce je integrace předvedená na kontaktních osobách.
CHCI VLOŽIT DOKUMENT K JOSEFU KARLÍKOVI
Ale prosím, stačí na kontaktní osobě z kontextového menu zvolit volbu M-Files – Vložit přílohu, vybrat soubor a…
… a HELIOS předá potřebné informace i samotný dokument M-Files. A ty už si s takovou informační lahůdkou umí poradit:
M-Files zobrazí standardní okno pro vkládání dokumentu, v metadatech jsou předvyplněny potřebné údaje – u kontaktních osob to bude v první řadě samotná kontaktní osoba. Kdepak, nejde o textové jméno a příjmení, M-Files si z HELIOS načtou všechny potřebné číselníky a pracují na stejné vlně s ERP kolegou.
COPAK TADY O PANU KARLÍKOVI MÁME?
Na tento dotaz, je-li tedy myšlen s ohledem na správu dokumentů, dokáží M-Files snadno odpovědět. Stačí opět volba z kontextového menu a…
… za pár okamžiků máte před sebou M-Files okno s přehledem všech dokumentů, které jsou s panem Karlíkem spojené.
A co další přehledy?
Chvilka nastavení v HELIOS – zvládne každý správce HeO. Chvilka nastavení v M-Files. Zvládne každý správce M-Files.
A uživatelé si velice rychle zvykají, že bez opuštění svého ERP prostředí, kde tráví většinu pracovního času, dostávají komfort správy dokumentů. K dokumentům se přitom dostanou ze samotného ERP, stejně tak přímo přes klienty M-Files všech platforem.
Stručný závěr
M-Files zůstává špičkovým produktem-vizionářem. Potvrdila to i celosvětová konference partnerů, o níž se můžete dočíst pod jedním z odkazůl na konci tohotoi článku. Otevřenost systému nahrává modernímu trendu integrace, otevřenost HELIOS Orange nahrává témuž z druhé strany. Proto vznikl plugin, který tvoří neviditelnou spojnici mezi dvěma světy, jejichž odbornosti se nemíchají, ale vzájemně doplňují.
O. Hlaváček
Související odkazy na portálu Svět firemních aplikací:
Symbióza? Co třeba ERP a správa dokumentů?
V Miami proběhla celosvětová partnerská konference M-Files
Automatizujte správu zaměstnaneckých dokumentů
13 klíčových vlastností DMS – co taková správa dokumentů dnes znamená
