Prvním chybou je, že informace musí být na více než jednom místě. Umístění se liší v závislosti na roli osoby, která informace potřebuje a také na tom v jaké fázi životního cyklu se informace nacházejí.

Například smlouva má pro obchodníka smysl je-li uložená v závislosti na zákazníkovi nebo klientovi, k němuž se vztahuje. Ale pro někoho z právního oddělení je zase důležitější uložení na základě typu smlouvy, případně dle fáze nevyřešené právní žaloby.

Pokud si vynásobíte možné varianty způsobů ukládání smluv z pohledu všech zainteresovaných stran v podniku, přijdete k závěru, že v podstatě není možné vytvořit jednotnou strukturu složek, která by mohla tuto situaci účinně řešit. A přesto to takto používáme, ikdyž výsledný systém není optimální pro všechny.

Druhou chybou je, že složky souborové struktury jsou zcela subjektivní. Lidé přistupují k požadavkům a úkolům různě a obecně organizují věci způsobem, který jim osobně dává smysl. Proto jsou struktury složek vytvořeny různými lidmi vždy jiné.

Zvažte, jak se taková struktura může lišit v různých odděleních, ve stejné společnosti nebo napříč různými společnostmi, ve stejném odvětví. Nemluvě o různých společnostech v různých průmyslových odvětvích.

Obvyklé řešení tedy musí spočívat ve vynucení nějaké hierarchické a statické struktury, která neodpovídá skutečným potřebám všech pracovníků. V tomto případě se nabízí otázka, zda budou pracovníci takovouto „umělou“ strukturu akceptovat.

To je stará cesta…

Přiložený White Paper shrnuje logiku přístupu společnosti M-Files ke zpracování dokumentů a firemních informací. Pokud Vás to zaujme určitě vyzkoušejte nebo si nechte předvést…