Světlo světa spatřilo za poměrně krátkou dobu počítačového věku velké množství firemních informačních systémů. I v jedné jediné kategorii tzv. ERP systémů, které tu pomáhají firmu řídit, tu jí dokonce vládnou, se na malém kousku světa zvaném Česká republika nabízí velmi pestrá škála pomocníků. Postarají se i o Vaše dokumenty?
Magické „Všechno“ v ERP
Tuzemští výrobci ERP systémů se často snaží budovat další a další funkcionality, aby své zákazníky zahrnuly komfortem ve znamení magické formule „u nás máte všechno, co potřebujete“. Nesen tímto zaklínadlem, usmívám se a vím, že je o mě postaráno. Třeba potřebuji ke svým zákazníkům přikládat naskenované podepsané smlouvy. Ano, jistě, biometrické podpisy budeme letos zavádět. Ale s nimi i bez nich chci mít smlouvu v elektronické podobě přímo u zákazníka. Náš ERP má Všechno. Tedy přiložím dokument. Je tam.
„Haló, ano, to jsem já. Jistě, před chvílí jsem ji tam dával. To není možné, kde by byla?“ Rychle kontroluji, že se mi podaří smlouvu otevřít. Soubor nebylo možné otevřít, nebyl nalezen.
„Haló, to jsi ty. Cože? Omylem vymazal? Cože jsi…? Celou složku? COŽE? VŠECHNY SMLOUVY?“
Ano, některé ERP systémy prezentují „máme správu dokumentů“ jako možnost přiložit na různá místa dokument. A do svých hlubin si uloží cestu a název souboru, tak zvaný link na dokument. Ptáte se na slabiny. Zeptejte se raději na výhody.
Tedy výhody jsou tyto:
- Můžete přiložit dokument. Jako bonus jej možná otevřete.
To je z mého pohledu vyčerpávající odpověď. Vypočítat slabiny takové „správy dokumentů“ je snazší: žádná či obtížná správa oprávnění (nevíte, kdo přesně k souboru má přístup, nevíte, kdo soubor otevřel či stáhl), rizika chybně umístěných souborů (např. v lokální složce), bez sledování verzí, bez možnosti doplnit další informace ve strukturované podobě atd. atd.
Skutečná správa dokumentů
Skutečná správa dokumentů je samostatná oblast, jejíž rozlehlost a hloubku znají tvůrci špičkových světových produktů. V současné době se povědomí o správě dokumentů šíří i v našich zeměpisných šířkách. Teprve teď, i když čím dál rychleji. Tlačí nás k tomu mimo jiné i strašák GDPR, protože řada dokumentů obsahuje osobní údaje.
Systémy pro správu dokumentů (DMS), dnes už spíše systémy pro správu firemních informací (ECM), zahrnují vše potřebné k tomu, aby naše informace uložené zejména v dokumentech bezpečně uložily, sledovaly, poskytovaly jen oprávněným, provazovaly je s mnohými dalšími dokumenty a objekty, dokázaly jej podle všech vazeb i obsahu bleskově vyhledat…
Ano, bylo by potřeba uložit třeba smlouvu se zákazníkem. V žádném případě nebudu ale přepisovat všechny zákazníky někam do jiného systému, pak je udržovat, aktualizovat! Ani se nepoběžím podívat jinam, když jsem právě v ERP! To by mě spíš zdržovalo. Vyměnit ERP? Vy jste se zbláznili, po těch investicích a letech ladění pro naše potřeby? Nikdy!
Jak? Spolupráce ERP a správy dokumentů? Povídejte.
Představy. Jaké by to bylo, kdyby…
Představte si, že pracujete ve svém ERP systému a je vám dobře. Prostředí znáte, máte v něm vše potřebné pro obchod, výrobu, sklad, účetnictví a mzdy. A právě se chcete podívat, jak to vypadá se smlouvou s tímto VIP zákazníkem. Klepnete na odkaz. Otvírá se okno s informacemi o smlouvě, v další záložce je náhled. Vidíte, že smlouva končí za necelé dva měsíce. Ano, vždyť jste nedávno mailem dostali upozornění, že smlouva s firmou XY vyprší za 60 dnů. V historii se podíváte, jak vypadaly podmínky v předchozích letech, vidíte, kdo tehdy smlouvu připravoval a schvaloval. Posíláte úkol na kolegu, aby připravil návrh k prodloužení.
Jiná představa. Máte před sebou reklamaci na zboží. Potřebujete vidět, co vše o zboží víte, mimo kolonek ve vašem ERP. Kliknete na tlačítko a … za 2 sekundy se otvírá okno s přehledem všech dokumentů, které se týkají aktuálního zboží, tříděné podle charakteru: atest, Prohlášení o shodě, elektronický návod k použití, výčet předchozích reklamací. U každého dokumentu detaily, kdo je vložil, kdy, historie jejich verzí a změn.
A poslední představa. Právě jste v systému správy dokumentů našli všechny dokumenty související s pracovním poměrem pana Nováka. Klepnete na odkaz… otvírá se okno vašeho ERP přímo s údaji pana Nováka v personálním modulu.
Symbióza. Skutečnost přítomnosti v MS Dynamics NAV
Předchozí představy ale nejsou sci-fi. Jsou to reálné situace z provozu. Konkrétně špičkový produkt správy firemních informací M-Files si takto dokáže „povídat“ s Microsoft Dynamics NAV.
Podívejte:
Vidíte situaci, ve které přímo z modulu prodejních nabídek Dynamics NAV došlo k otevření přílohy – dokumentu, který odešel zákazníkovi – přímo v M-Files.
Jak? Jednoduše. Původní odkaz na přílohu v souborovém systému, ve složce, na síťovém sdíleném disku, je nahrazený odkazem do M-Files. Klepnete… a za 1 sekundu se vám otvírá příloha z chráněného, monitorovaného, šifrovaného úložiště. Můžete se podívat na její historii, na autory jednotlivých změn.
Jak vložíte novou přílohu? V luxusním provedení tak, že soubor „pustíte“ na citlivé místo v okně NAV, pro znalce drag&drop, objeví se dialog M-Files s předvyplněnými údaji z ERP systému, některé informace můžete změnit či doplnit, komentovat. Enter. Gratuluji. Hotovo.
A naopak? Z M-Files do NAV? Prosím, nahlédněte:
Každý dokument má své vazby na objekt v NAV a je schopen jej přímo otevřít. Takže vytváření přehledů, provádění kontrol, obrovsky rychlé fulltextové hledání, to vše může probíhat přímo v M-Files společně s možností se okamžitě dostat na související místo v ERP.
A pozor! Zvlášť je třeba zdůraznit, že pro sledování vazeb přílohy na objekty z ERP jsou potřeba tyto objekty v M-Files: zákazníci, zboží, nabídky, faktury. Stačí pár základních údajů. ŽÁDNÁ RUČNÍ PRÁCE. M-Files synchronizují vše potřebné přímo z databáze Dynamics NAV.
HELIOS Orange
Obdobně jako Dynamics NAV se M-Files dokáží sblížit s velmi rozšířeným ERP systémem českého výrobce – HELIOS Orange. Vzhledem k velkému rozšíření v ČR si dovolím připravit samostatné pokračování tohoto článku. Majitelé a přátelé HELIOS světa, těšte se, bude se Vám to líbit!
Používejte ty nejlepší nástroje. Nemigrujte. Integrujte.
M-Files je špičkovým produktem, hodnoceným uznávanými institucemi jako produkt světové špičky, jako vizionář v oblasti správy informací. Mezi podstatné důvody tohoto úspěchu patří i fakt, že M-Files podporuje a prosazuje myšlenku integrace. Propojujte. Nezahazujte stará osvědčená řešení, nesnažte se je neustále ohýbat a učit dovednosti, pro které nebyly navrženy.
Troufám si tvrdit, že žádný systém správy dokumentů nedokáže řídit firmu – nahradit ERP systém.
Troufám si tvrdit, že žádný ERP systém nedokáže držet krok se specialisty v jednotlivých užších oblastech – CRM, správě dokumentů a dalších.
Troufám si tvrdit, že M-Files velice správně předvídá budoucnost. Firemní informační systém budoucnosti nebude jeden obrovský „Umím Všechno“. Bude to více a mnoho specializovaných nástrojů, špičkově plnících své úlohy a komfortně pokrývajících potřeby uživatelů. A tyto nástroje budou spolu sdílet informace, budou integrovány.
SYSTÉMY BUDOU EXISTOVAT V SYMBIÓZE.
Neváhejte být nároční, protože SYSTÉMY MOHOU UŽ NYNÍ EXISTOVAT V SYMBIÓZE.
Na mnohých místech SYSTÉMY EXISTUJÍ V SYMBIÓZE.
Příště tedy o česko-finské symbióze HELIOS Orange a M-Files.
O. Hlaváček
Související odkazy na portálu Svět firemních aplikací:
