| Centrální úložiště | Úložiště musí být zabezpečeno proti neoprávněnému přístupu a jediný možný způsobem získání dokumentů je prostřednictvím DMS aplikace. Dokumenty v úložišti musí být možné šifrovat pro případ odcizení celého úložiště. |
| Metadata | Vkládání a práce s dokumenty musí být pro uživatele jednoduchá a operativní. Dokumenty se musí vždy ukládat na jedno místo a aplikace musí zajistit správnost a úplnost všech souvisejících metadat. |
| Vyhledávání | Nalezení požadovaného dokumentu musí být rychlé a jednoduché. Musí umožňovat prohledávání obsahu dokumentu (fulltextové vyhledávání), vyhledávání podle metadat nebo kombinované vyhledávání. |
| Verzování | Při každé publikované změně dokumentu musí vzniknout nová verze, která je automatizovaně doplněna o autora změny, čas a požadované doplňující informace. Aplikace musí umožňovat přístup k předcházejícím verzím a sledování stavů a změn dokumentu. |
| Historie aktivit | Aplikace musí poskytovat historii všech aktivit souvisejících se všemi nebo vybranými dokumenty. Musí být schopna prokázat jednotlivé zásahy, otevření dokumentů nebo modifikaci metadat a to jak zápisem do evidence zásahů (log souboru) tak i prostřednictvím automatické notifikace. |
| Přístupová práva | Přístupová práva musí být řízená metadaty, rolemi, nebo jednotlivými právy uživatelů pro zobrazení, editaci, vytváření a odstraňování jednotlivých typů dokumentů. Řízení a nastavování přístupových práv musí být jednoduché, aby tuto činnost mohl vykonávat libovolný zaškolený uživatel, který má oprávnění pracovat s citlivými firemními dokumenty. |
| Šablony | Vytváření dokumentů musí být jednoduché a s podporou automatizace. Šablony musí umoňovat propojení obsahu dokumentu s metadaty jak při jejich vzniku, tak i jejich modifikaci. |
| Propojení s aplikacemi | Aplikace musí obsahovat nástroje jak pro integraci s operačním systémem tak i s aplikacemi, aby bylo možné využívat běžně dostupných nástrojů pro práci s dokumenty. Jako je Drag & Drop, přímé vkládání emailů nebo jejich zasílání, včetně příloh. Ukládání nebo otevírání dokumentů z kancelářských a jiných aplikací. |
| Mobilní klient | Aplikace musí být dostupná i na mobilních platformách, aby byla zabezpečena mobilita a sdílení potřebná pro provozní činnosti a současně byly dokumenty stále v dosahu správy přístupových práv a průkaznosti jejich použití. |
| Off-line práce | Aplikace musí podporovat off-line práci, pro případ, kdy není možné pracovat v lokální síti ani s přístupem na internet. Tento proces musí být zabezpečen takovým způsobem, aby byl zpětně doložitelný jak přechod do off-line režimu tak i návrat dokumentu pod správu systému. |
| Týmová práce | Aplikace musí umožňovat a podporovat sekvenční týmovou práci. Kdy na jednom dokumentu pracuje více pracovníků, ale vždy jeden v daný okamžik. Také v případě potřeby musí umožňovat současnou práci více pracovníků nad jedním dokumentem. |
| |
| WorkFlow | Nastavení pravidel práce s dokumenty, umožňující jejich schvalování, doplňování, připomínkování či jiné související činnosti, včetně řízení a reportování o stavu plnění jednotlivých úkolů v rámci definovaného pracovního procesu je nezbytným doplňkem každé moderní DMS aplikace |
| Konverze formátů dokumentů | DMS aplikace musí podporovat převody papírových dokumentů do elektronických, převod obrázků a PDF souborů do prohledávatelných formátů i převod textových dokumentů do needitovatelných, ale prohledávatelných formátů. To vše automatizovaně, v případě potřeby bez zásahu pracovníka a s možností verzování. |
| |
| |
