Digitalizace firem a organizací

Téma digitalizace dokumentů a související automatizace firemních procesů (elektronické workflow) za účelem zvýšení efektivity, bezpečnosti a kontroly nad dokumenty a procesy je stále aktuální otázkou zejména ve středně velkých firmách.

Podle dřívějšího průzkumu společnosti Konica Minolta 90% firem s více než 500 zaměstnanci a 70% firem s více než 100 zaměstnanci nějaké řešení digitalizace dokumentů již  mají nebo právě implementují. U malých firem do 50 zaměstnanců projevilo o tuto tematiku více než 50% z nich zájem. Jak je to ale s digitalizací firem v segmentu SMB (40 tis. subjektů v ČR) ve skutečnosti?

Má konzultantská spolupráce s jednou domácí ICT firmou, která dodává technologická řešení i služby v oblasti skenování, vytěžování dat a správy dokumentů, mi umožnila velmi detailně vhlédnout do aktuálního stavu digitalizace firem, poznat jejich potřeby, očekávání, obavy i překážky uvedení těchto řešení do života firmy.

Praxe v prvé řadě ukazuje rozdílné chápání samotného pojmu digitalizace. Poměrně vysoké procento tzv. digitalizovaných firem z výše zmíněného průzkumu je dle mého názoru dosaženo zahrnutím všech firem, které pouze skenují vybrané papírové dokumenty a spolu s ostatními v elektronické podobě je archivují na firemním serveru, příp. některé z nich i v informačním systému (např. ekonomickém).

Digitalizace ovšem ve skutečnosti nabízí mnohonásobně více, než pouhé skenování dokumentů, které stejně firmám nepřináší kýžené zvýšení efektivity, pouze zvyšuje administrativní zátěž pracovníků digitalizujících papírové dokumenty. Aby měla digitalizace pro firmu skutečný ekonomický přínos, musí zahrnovat i nástroje, které umožní automatizovaně získávat údaje a metadata z dokumentů (tzv. vytěžování dat), následně tyto dokumenty automaticky třídit a ukládat do definovaného úložiště se zabezpečeným a kontrolovaným přístupem koncových uživatelů (DMS, ERP apod.), a umožnit jejich následné zpracování v řízeném workflow (např. schvalovací proces).

Jsou firmy, které dodnes celou svoji obchodně ekonomickou agendu zpracovávají v papírové podobě, některé firmy dokumenty skenují, některé navíc i používají speciální aplikaci pro správu dokumentů, ale málokterá firma využívá nástroj pro automatizované vytěžování dat z dokumentů, který by jim ušetřil práci a čas s ručním přepisováním údajů např. do účetního systému či ERP. Přitom jsou dnes na trhu již kvalitní a cenově dostupná řešení s přijatelnou návratností takové investice.¹

Speciální aplikace pro inteligentní rozpoznávání údajů na dokumentech se od běžně používaných OCR aplikací používaných ve firmách liší především v tom, že dodávají význam (sémantiku) vytěženým údajům, tj. např. z přijatých faktur dokáží získat veškeré údaje potřebné pro jejich zaúčtování a přeposlat tyto údaje do účetního systému ke zpracování, aniž by je účetní musela ručně z faktury přepisovat. Nejlepší z těchto aplikací pak bývají samoučící a lze je dobře využít pro automatizované zpracování jakýchkoliv strukturovaných či polostrukturovaných dokumentů, aniž by bylo předem nutné pro každý typ zpracovávaného dokumentu složitě vytvářet šablony.

Proč jsou tedy softwarová řešení pro vytěžování dat ve firmách dosud tak opomíjená?

• V prvé řadě jsou to nedůvěra odpovědných pracovníků, že by „to“ mohlo u nich fungovat a ušetřilo by jim práci, a dále vrozená obava ze změny a nového.
• Nejčastější příčinou po odstranění obav je pak neschopnost (či nechuť) firemních ekonomů spočítat návratnost takové investice. Málokterá firma totiž zná své skutečné personální náklady na ruční zpracování (přepisování dat) dokumentů.
• Další příčinou bývá neschopnost odůvodnit a prosadit takovouto investici u top managementu firmy, který většinou moc „netíží“ náročnost manuálního zpracovávání dokumentů pracovníky na těch nejnižších pozicích, protože mají jiné priority, důležitější investice a projekty k řešení.

Pokud firmy již skenují a mají veškerou důležitou agendu v elektronické podobě, měly by využívat profesionální DMS řešení s workflow nástroji, které nabízejí největší příležitost zvýšení produktivity skrze digitalizaci podnikových procesů.² Systémů pro správu dokumentů (DMS) je na trhu poměrně dost, ovšem ta kvalitní, která přinášejí největší užitek, jsou poměrně drahá. Což je důvod, proč se menší firmy často uchylují k levným řešením, které pak využívají pouze jako elektronický archiv, který firmě nepřináší přidanou hodnotu a efektivitu, jakou by jim nabídl profesionální DMS.

Na rozdíl od software pro vytěžování dat, jsou top managementem investice do DMS řešení považovány ve většině SMB firem jako důležité a nezbytné. Pokud se ale taková firma rozhodne pro investici do profesionálního DMS řešení, které jim zajistí nezbytnou bezpečnost dat a propojení na další podnikové informační systémy, umožní pracovat s elektronickými podpisy, napojit na datové schránky, automaticky vzájemně provazovat související dokumenty, vytvářet a efektivně řídit schvalovací a jiné procesy atd., dokáže v horizontu jednoho až dvou let po implementaci a přenesení (optimalizaci) vnitrofiremních procesů do DMS významně zrychlit zpracování běžné podnikové agendy (o desítky procent) a díky zvýšené produktivitě dosáhnout úspor ve statisících či milionech korun ročně.

Mé doporučení pro management firem by tedy bylo, aby měli na paměti a nepodceňovali důležitost pochopení možností a přínosu digitalizace v kontextu celé své firmy a všech byznys procesů, což jim umožní dosáhnout významně lepší produktivity práce a ROI i přes zakoupení dražšího profesionálního řešení. Rovněž musí počítat s tím, že si digitalizace jejich firmy pravděpodobně vyžádá nezbytné změny ve stávajících procesech (a jejich optimalizaci) a pro úspěšné nasazení nového řešení bude třeba otevřená podpora top managementu, která pomůže odstranit bariéry a odbourat obavy z nutných změn.

Dodavatelům profesionálních ICT řešení bych doporučil věnovat zvýšenou pozornost potřebám firem z pohledu jejich byznys procesů, nabídnout firmám pomoc s analýzou těchto procesů a jejich optimalizací, pomoci firmám prokázat ROI při implementaci navrhovaného řešení a přínosy komplexní digitalizace firmy, které usnadní rozhodování top managementu firem. Bez této podpory budou totiž menší i středně velké firmy i nadále preferovat cenu na úkor kvality a zakoupí dílčí řešení, které jim nepřinese kýžený efekt a utvrdí je jen v jejich skepsi k přínosům digitalizace a investice do takových řešení.