Schvalování faktur a řízení firemních úkolů

Řízení úkolů a zajištění správné posloupnosti realizace firemních postupů je z pohledu zvýšení kvality práce velmi důležité. Řada firemních informačních systémů obsahuje nástroje pro jejich podporu (většinou se nazývají WorkFlow nebo Řízení toku práce), ale některé firemní systémy tuto funkcionalitu postrádají nebo není dostatečná. Proto existují samostatné nástroje, které lze s firemním systémem propojit a efektivně používat za mnohdy výhodnějších podmínek než rozšíření stávajícího systému.

Jedním z nich je aplikace M-Files, která spadá do kategorie ECM (správa firemních informací a dokumentů). Její výhodou je konfigurovatelnost a možnost přizpůsobení. Proto je možné využít určitou část a nastavit dle aktuálních potřeb za výhodnou cenu. Současně poskytuje potenciál dalších vlastností pro případné postupné rozšiřování až po plnohodnotnou správu elektronických dokumentů a řízením firemních informací.

Řízené schvalování faktur

Před časem jsem pracoval pro jednu nejmenovanou společnost a při jednání s managementem neustále rezonoval požadavek na zavedení nástroje pro schvalování faktur. Je pravda, že faktur přijatých měli skutečně hodně a také to, že organizační strukturu měli velmi rozvětvenou. Více úrovňové schvalování prostřednictvím mailových urgencí s odkazy na seznam v informačním systému bylo nejenom pracné, ale také zdlouhavé, takže zpracování a odsouhlasení přijaté faktury trvalo mnohdy déle než samotná doba splatnosti.  Zavedení řízeného schvalování faktur se tedy stalo nezbytnou nutností.

Jaké tento požadavek realizovat co nejefektivněji?

Požadavek lze realizovat prostřednictvím aplikací s podporou WorkFlow, kterých je na trhu k dispozici značné množství od jednoduchých až po velmi komplexní. Úkolem tedy je nalézt takovou aplikaci, která bude nejlépe vyhovovat aktuálním potřebám. Bude poskytovat potenciál pro další rozvoj a bude cenově dostupná. Existují tzv. „lightweight“ aplikace, většinou webové a opensource, tedy levné nebo zdarma. Základní přehled poskytne článek Ingvara Helgersona a související diskuse na téma Jaký je nejlepší software pro řízení workflow?  Naleznete zde mnoho výborných a cenově dostupných řešení. Většina z nich však není lokalizovaná ani nemá podporu poskytovanou v českém jazyce. Toto však nemusí být na závadu a pro řešení jednodušších požadavků může zcela vyhovovat. V případě potřeby na provázanost s daty a dokumenty firemního informačního systému je však potřeba hledat komplexnější aplikace. U těchto však jsou cenové podmínky dodávky výrazně odlišné. Uspořádali jsme malé výběrové řízení…

Rozhodnutí padlo na M-Files

Pro řešení uvedeného požadavku jsme navrhli aplikaci M-Files, především proto, že umožňuje rychlé a levné zprovoznění a v případě potřeby dalšího rozvoje množství funkcí jak z oblasti elektronické správy dokumentů, tak i správy firemních informací. Bylo to mé první setkání s aplikací M-Files. Později jsem si tento produkt oblíbil tak, že jsem se rozhodl jej dále propagovat. Na stránkách MobileTeam naleznete podrobnější informace. Tímto článkem chci poukázat především na aplikaci u které jsme dospěli k nejlepšímu poměru mezi cenou a získanou hodnotou řešení.

Hlavní výhody navrženého řešení:

1. Rychlé zprovoznění (Aplikaci si můžete stáhnout a ve formě 30 denní trial verze začít používat. Samotná instalace je jednoduchá a včetně základního nastavení zabere přibližně polovinu pracovního dne. Také si můžete nechat udělat instalaci vzdáleně nebo využit instalaci na virtuálním serveru v hostingu.)
2. Jednoduché ovládání ( Toto je nejvýznamnější konkurenční výhoda M-Files. Kdo zná aplikaci Průzkumník v MS Windows, tak se naučí s aplikací pracovat bez další pomoci. intuitivní není jen ovládání klientské části, ale též administrační část. V případě, že vás zajímá tato část, přečtěte si jak je jednoduché vytvářet definice jednotlivých toků práce v článku 5 kroků pro definici a aktivaci workflow.)
3. Vyškolení správce – jednoho uživatele ( Pro seznámení s problematikou správy a dalšího rozvoje používání M-Files postačuje jednodenní školení. Toto školení je připraveno pro konkrétní potřeby vaši společnosti, takže v rámci školení se provede i několik definic workflow, které následně můžete používat.)
4. Možnost vlastního nastavení a údržby (Tuto výhodu uvádím především proto, že mnohdy je vhodnější aby o citlivé firemní informace se staral interní člověk a nikoliv externista. U některých aplikací a systému toto není úplně možné z důvodu jejich složitosti. Zde tato možnost je.
5. Přijatelná cena ( Na to co je přijatelná cena máme jistě každý z nás odlišný názor, proto jsem připravil jednoduchou ukázkovou kalkulaci, v následující kapitole.)
6. Vzdálená podpora odborných konzultantů (Pokud si přece jen nebudete vědět rady v průběhu práce s M-Files ať už při jejich instalaci, nastavování nebo definici workflow či jiných částí, můžete zavolat konzultantovi, který vám poradí. Služba sice není bezplatná, ale vždy vám výrazně pomůže nebo ulehčí řešení vašeho úkolu.)
7. Možnost propojení na informační systém (M-File je otevřený a lze jej doplňovat o funkce zabezpečující využití firemních číselníků, zobrazení dokumentů v informačním systému nebo například zobrazení firemních dat v v mobilní aplikaci M-Files).
8. Možnost postupného rozšiřování na plnohodnotný DMS/ECM systém v souladu s aktuálními potřebami firmy

[caldera_form id=“CF58b1b0e305d90″]