11 vlastností každé DMS aplikace

VlastnostPopis vlastnosti
Centrální úložištěÚložiště a jeho zabezpečení proti neoprávněnému/neřízenému přístupu, šifrování dokumentů, zálohování dokumentů. Možnosti a technologické vlastnosti používaných úložišť
MetadataInformace související s dokumentem mohou být zadávaná (ručně nebo automatizovaně) nebo extrahovaná (získávaná z obsahu dokumentu)
VyhledáváníFulltextové vyhledávání realizované nad obsahem, názvem, vlastnostmi a metadaty dokumentu
VerzováníAutomatická tvorba verzí a správa verzí
Historie aktivitAutomatizovaná evidence všechny změn provedené v jednotlivých dokumentech, jejich verzích a metadatech
Přístupová právaPřístupová práva řízená metadaty dokumentů a rolemi nebo jednotlivými právy uživatelů
ŠablonyPodpora vytváření a používání standardizovaných dokumentů
Propojení kancelářskými aplikacemi.V prostředí kancelářských aplikací lze pracovat s dokumenty uloženými v centrální databázi dokumentů. Zde jednoduše dokumenty otevírat, ukládat, prohledávat, rezervovat, publikovat, porovnávat nebo vkládat související informace (metadata) a vlastnosti dokumentů
Mobilní klientPodpora práce s dokumenty v terénu. Klient pro internetový prohlížeč nebo pro mobilní zařízení
Off-line prácePodpora práce off-line spočívající v možnosti předání dokumentu ke zpracování mimo on-line provoz a zajištění kontinuity verzí
Týmová prácePodpora práce více uživatelů nad jedním dokumentem
Elektronická podatelnaRuční nebo automatizované formy pořizování dokumentů a souvisejících informací v rámci aplikace nebo mobilního/webového klienta
WorkFlowNastavení pravidel práce s dokumenty, umožňující jejich schvalování, doplňování, připomínkování či jiné související činnosti, včetně řízení a reportování o stavu plnění jednotlivých úkolů v rámci definovaného workflow procesu.
PDF konverzePodpora konverze elektronických dokumentů do formátu PDF, se zachováním možnosti fulltextového vyhledávání
OCR konverzePodpora konverze papírových dokumentů do formátu PDF, se zachováním možnosti fulltextového vyhledávání
Obrázková konverzePodpora převodu dokumentu do obrázku, se zachováním možnosti fulltextového vyhledávání
Portálová publikacePodpora zobrazení/zpřístupnění obsahu dokumentů na intranetových nebo internetových webových stránkách
Skartace dokumentůPodpora řízení skartace dokumentů, jimž uplynula skartační lhůta
Archivace dokumentůZajištění důvěryhodnosti archivovaných dokumentů v souladu s platnou legislativou
Cena aplikacePořizovací cena aplikace nebo cena služby v rámci které lze aplikaci používat
Související nákladyNáklady které jsou nezbytné vynaložit pro zprovoznění aplikace nebo služby
PodporaKvalita, cena a dostupnost technické podpory k aplikaci v místních jazycích

Na tvorbě porovnání se můžete podílet i vy, tím že k produktu, který dodáváte doplníte výše uvedené vlastnosti. Následně na stránkách MobileTeam uveřejníme tabulku s vlastnostmi všech produktů, od kterých se nám podařilo získat informace.

Autor: Jindřich Kahoun, jindrich.kahoun@erpio.cz

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.