Dokument pre zaúčtovanie vám príde e-mailom. M-Files dokument oddelí od správy a prepojí s vašou agendou a klientom. Zodpovedný pracovník klienta dostane informáciu o prijatí dokumentu a žiadosť o schválenie a doplnenie potrebných informácií. Následne sú službou Finmatics vyčítané dáta doplnené o predkontácie a daňové kódy a uložené do vášho účtovníctva a dokumenty do dôveryhodného archívu.
Môže to byť takto alebo priechod dokumentov firmou sa môže líšiť. Hlavnou výhodou tohto procesu je, že s dokumentom nepracujú ľudia, takže nemôžu na niečo zabudnúť alebo vykonať nesprávne. Ľudia vykonávajú len odbornú činnosť, ktorú sa „stroje“ ešte nenaučili…
Štyri možnosti ako unifikovať pracovné postupy
Môžeme proces spracovania dokumentov ľubovoľne skrátiť, avšak pokiaľ to neurobíme, budeme mať o existencii a stavoch každého dokumentu digitálnu stopu, od jeho vzniku až po jeho skartáciu. Cieľom tohto článku je priblížiť možnosti integrácie a tým aj automatizácii činností s využitím profesionálnych nástrojov ako jednotné riešenie, ktorého funkčnosť môže garantovať jediný dodávateľ.
Automatický príjem a priradenie dokladov zodpovednej osobe Spustenie "schvaľovacieho kolieska"
Klienti odosielajú e-mailom doklady svojej účtovnej spoločnosti, po prijatí do poštovej schránky M-Files načíta prijatý e-mail, rozdelí prílohy na jednotlivé dokumenty a z e-mailovej správy tiež vytvorí dokument. V závislosti na adrese odosielateľa je automaticky identifikovaný majiteľ dokumentu / klient. Na základe toho zistenia sú automaticky priradené prístupové práva (účtovníci majú rozdelených klientov) a doklady čakajú na schválenie klientom, ktoré je možné vykonať kdekoľvek na webe či v mobilnej aplikácii.
Vyťaženie obsahu dokladu a prevedenie na relačné dáta
Prenesenie do účtovného softvéru vrátane kontácií
Po schválení odchádzajú doklady automaticky na vyťaženie do služby Finmatics, po vyťažení a doplnení spôsobu účtovania „prepadávajú“ do účtovného systému. Dokumenty, ktoré prešli vyťažením sú upravené do samostatných dokumentov vrátane príloh a uložené do správy dôveryhodného archívu. Odkazy na umiestnenie dokumentov sú priradené k informáciám v účtovnom systéme.
Riadený prístup klientov k dokumentom a informáciám
Reporty si klienti môžu prispôsobiť svojim potrebám
Tento spôsob riešenia navyše dovoľuje klientom vidieť svoje doklady, a to nielen vyťažené informácie, ale aj zvolené údaje získané z účtovného softvéru po zaúčtovaní dokladu (účty, nákladové strediská, zákazky…). Klienti môžu používať mobilné zariadenia, webové prehliadače alebo počítačové aplikácie.
Dôveryhodný archív a riadený prístup k dokumentom
Časové pečiatky a riadená skartácia
Dôveryhodný elektronický archív slúži na archiváciu elektronických faktúr, elektronických objednávok a ďalších originálov elektronických dokumentov. Zaisťuje ochranu dokumentov a súvisiacich dát a umožnuje preukazovať pôvod a pravosť originálov elektronických dokumentov. Zamedzí stratám dokumentov aj neoprávnenému prístupu k archivovaným dokumentom.
Pracovníci vykonávajú odborné činnosti a doplňajú či kontrolujú dáta tam, kde informačné systémy nemajú dostatočné znalosti alebo práva
Správne nastavený systém spracovania dokumentov výrazne šetrí prácu ľuďom a eliminuje možnosti vzniku chýb. Pracovníci učtárne zasahujú do systému vo fáze vyťažovania údajov. V nami navrhovanom riešení prostredníctvom webovej aplikácie Finmatics a to doplňovaním alebo potvrdzovaním informácií, ktoré umelá inteligencia nepozná alebo si pri ich stanovení nie je istá. Táto činnosť má okrem finalizácie vyťaženia ešte aj učiaci význam. Všetky zásahy, ktoré vykonáva človek sú zaznamenané do pamäte umelej inteligencie pre jej ďalšie použitie.
Ak je systém dobre nastavený a nedochádza v priebehu času k zmenám účtovnej osnovy alebo spôsobu účtovania, umelá inteligencia sa s každým spracovaným mesiacom zdokonaľuje a presnosť spracovania sa zvyšuje. Aké možnosti a nástroje na podporu spracovania a vyťaženia dokumentov poskytuje Finmatics sa dozviete na webovej stránke.
M-Files je spoľahlivý a bezpečný dokument manažment systém poskytujúci nástroje pre inteligentnú správu dokumentov, prepojenie s relačnými dátami ostatných firemných aplikácií, podporou pre automatizáciu pracovných postupov (workflow) a množstvom ďalších možností na podporu digitalizácie. S M-Files pracujú všetci zamestnanci, ktorí potrebujú mať prístup k firemným dokumentom, alebo vaši klienti a partneri, ktorým sprístupňujete spoločné dokumenty alebo firemné aplikácie, ktoré využívajú integračné schopnosti M-Files a pristupujú k dátam a dokumentom v ich správe.
M-Files má mnoho ďalších možností, ktoré je možné v pracovnom procese, najmä pri tímovej práci využiť. Umožňuje riadiť spôsob spracovania, automaticky notifikovať, prideľovať úlohy, strážiť termíny, dynamicky nastavovať prístupové práva a pod. Preto je možné použiť M-Files v mnohých oblastiach firemných aktivít, ako sú evidencia obchodných a účtovných dokumentov, výkresov a výrobnej dokumentácie, prijatej elektronickej pošty, zmlúv a pod.
