M-Files je světově uznávaný systém pro správu dokumentů a firemního obsahu (DMS/ECM), jenž zastřešuje sadu nástrojů pro inteligentní správu dokumentů. Mimo jiné se také jedná o komplexní nástroj pro digitalizaci vaší byznysové agendy se zaměřením na automatizaci procesů, workflow a další činnosti s vašimi dokumenty.
Součástí této platformy je také podpora pro integraci specializovaných řešení jako Signi, pro elektronické podepisování, Finmatics, pro automatizované vytěžování obsahu dokumentů, nebo napojení na ERP systémy. Spojením se specializovanými řešeními se M-Files stává digitálním pracovištěm, které propojí dokumenty s relačními daty a poskytuje uživatelům jednotné prostředí pro práci na cestách i v kanceláři.
„If you do ISO 9001 manually, the additional paperwork is a pain, but using M-Files, its trivial“
Howard Loewen, Prezident MicroPilot
M-Files QMS Lite je flexibilní a škálovatelné řešení pro správu kvality, které je připraveno k okamžitému použití.
Organizace působící ve vysoce regulovaných odvětvích hledají rovnováhu mezi udržením vysoké úrovně dodržování předpisů a jejich použitelností souvisejících nástrojů pro běžné uživatele.
M-Files QMS Lite poskytuje bohatou sadu funkcí zajišťujících, že všechny dokumenty, data a procesy jsou propojeny dohromady v rámci jednoho kompatibilního a snadno použitelného systému. To umožňuje organizacím optimalizaci procesů řízení kvality a poskytnutí důkazu o účinnosti systému pro účely auditu.
Řešení QMS Lite řídí životní cyklus firemní a ISO dokumentace
Životní cyklus řízené dokumentace v rámci funkcionality QMS Lite obsahuje agendy pro sběr a zpracování podnětů generovaných zaměstnanci v rámci firemního provozu, jejich následné projednání a případné převedení do požadavků na změnu, zpracování návrhu řízeného dokumentu, jeho projednání, připomínkování a doporučení k distribuci. Seznámení zaměstnanců s dokumentem, před jeho uvedení do platnosti a také jejich vyškolení pokračuje následným finálním uvolnění dokumentu, případně i jeho odvoláním – tím je uzavřen cyklus související s přípravou jedné verze řízeného dokumentu.
Podněty a návrhy (Proposals)
Podněty pro změny plynou zejména ze zjištěných problémů a výsledků auditů, obecně i ze změn ve firemních procesech. V QMS Lite je připravená podpora pro dvě skupiny podnětů, nazýváme je Záznam o problému a Audit.
V každé skupině může být definováno libovolné množství typů záznamů, které mohou obsahovat odlišné informace (metadata) a mohou být řízeny různými pravidly (workflow).
Záznamy i dokumenty v rámci těchto tříd, ale i dalších zmíněných níže v tomto článku obsahují vazby na firemní číselníky, jako jsou firemní procesy, firemní organizační struktura nebo dotčený firemním dokument se kterým podnět souvisí.
Ty to vazby následně jednoznačně predikují způsob jejich dalšího zpracování.
Požadavek na změnu (Change request)
Požadavky jsou konkrétní návrhy na změny, které v případě jejich schválení mohou „nastartovat“ vznik nového dokumentu nebo aktualizaci existujícího.
Při tvorbě návrhu jsou definovány kategorie navrhované změny a s nimi související klíčové atributy: Cílová třída dokumentu, Název nového dokumentu, proces, kterého se návrh dotýká, důvod vytvoření návrhu, iniciátor, požadované termíny a podobně. Jamile je návrh vytvořen a jsou známy všechny klíčové atributy návrh přejde automaticky do procesu schvalování, které je řízené prostřednictvím workflow a jehož prostřednictvím je zajištěno, že v požadovaném termínu bude rozhodnuto o schválení či zamítnutí požadavku na změnu.
Pracovní kopie a Publikovaná kopie – zde doplníme popis rozdílu…
Řízený dokument (Controlled Document)
V rámci procesu schvalování Návrhu na změnu je stanovena osoba odpovědná za vznik nového dokumentu, která obdrží úkol. Následně nastartuje životní cyklus nového dokumentu.
Každý dokument je přiřazen konkrétnímu firemnímu procesu, na který jsou navázány útvary a potažmo zaměstnanci přiřazených útvarů. Takže od samého počátku vzniku dokumentu je zřejmé, koho se z pohledu seznámení, vyškolení a používání bude dokument týkat.
Je velmi vhodné také definovat kategorie dokumentu, jako jsou například Předpis, Pracovní postup, Pracovní instrukce apod., protože mohou mít jinou strukturu informací.
Předlohou pro konkrétní kategorie jsou šablony. Šablony významně zjednodušují vznik nového dokumentu a současně garantují použití poslední firemní platné struktury dokumentu.
Životní cyklus dokumentu je řízen prostřednictvím workflow a s jeho pomocí prochází od vytvoření fázemi připomínkování a schválení až do finální stavu schváleného dokumentu.
Vzdělávání (Training)
Vzdělávání související s dokumentem může být jednorázové nebo rozděleno do více fází. V některých případech je vhodné seznámení zaměstnanců s dokumentem provést před vlastní platností dokumentu a související školení realizovat po nabytí platnosti dokumentu.
Dokument se v M-Files udržuje ve dvou provedeních – pracovní kopii (Working Copy), která trvale setrvává v původních formátu, velmi typicky Office dokumentů, a v publikované kopii (Published Copy), která je nejtypičtější ve formátu PDF, i když i publikování v původním formátu není výjimkou.
Seznamování zaměstnanců s dokumentem i školení probíhá vždy na publikovanou kopií dokumentu.
Publikovaný dokument (Published Copy)
Představované řešení je připraveno i na alternativu, že již platný publikovaný dokument (Published Copy) nebude v rámci seznamování či školení zaměstnanci přijat nebo budou zjištěny klíčové výhrady, které zabrání publikování dokumentu. V takovém případě dojde k odvolání dokumentu a nadále jsou platná předcházející pravidla.
Klíčové struktury (Master Data)
Pro zprovoznění QMS Lite – řízené dokumentace je nezbytné využit firemní číselníky obsahující Organizační strukturu, Zaměstnance a Firemní procesy. Tyto číselníky lze číst z firemního systému nebo vytvořit v M-Files.
Na obrázku vlevo vidíte rozpad procesu „Pravidla skladovacích prostor“ na dva útvary a čtyři dotčené zaměstnance.
Vazba vytvořená mezi zaměstnanci, organizační strukturou a firemními procesy umožňuje jednoznačně stanovit, kterých zaměstnanců a jim příslušných útvarů se dokument týká, ale také kteří zaměstnanci byli či nebyli s dokumentem seznámeni.
Z pohledu zaměstnance lze také zobrazit, které všechny platné dokumenty se dotýkají konkrétního zaměstnance a se kterými se již seznámil.
Přehled dokumentů pro konkrétního zaměstnance umožňuje rychle najít potřebný předpis v průběhu pracovní činnosti.
