S nástupem nových technologií musí firemní centra sdílených služeb (shared service centers*, dále SSC) průběžně přizpůsobovat svůj způsob provozu. Zatímco cíl poskytovat nákladově efektivní a vysoce kvalitní služby zůstane v budoucnu stejný, způsob, jakým tyto služby SSC provádějí, se dramaticky mění. Zářným příkladem tohoto trendu je Avis Budget Group. Její SSC v Budapešti podporuje dceřiné společnosti skupiny svými odbornými znalostmi již téměř 15 let. V poslední době se více činností, které se v minulosti provádělo ručně, automatizovalo. S využitím umělé inteligenci (Artificial Intelligence, dále AI) a automatizace, Avis Budget Group neustále zvyšuje produktivitu a kvalitu svých služeb.
Jedním z aktuálních příkladů je zprovoznění služby Finmatics. Využitím AI, oddělení SSC, konkrétně část finanční služby, snížilo pracovní zátěž při zpracování dokumentů a zlepšilo kvalitu zpracovávaných dat.
Mluvili jsme s Damienem O’Kanem, vrchním ředitelem finančních služeb, a Barnou Bogdan, manažerkou pro transformaci, o tom, jak inovativní technologie transformují způsob poskytování finančních služeb v SSC.
Avis Budget Group, Inc. je předním světovým poskytovatelem dopravních řešení, a to prostřednictvím svých značek Avis, Budget a Zipcar, které pronajímají na více než 11 000 místech v téměř 180 zemích po celém světě. Pokud si myslíte, že provozování podniku takového rozsahu musí být zatíženo spoustou papírování, máte pravdu. Termín papírování se však stává stále více neaktuálním, protože skupina postupně nahrazuje papír elektronickými dokumenty, daty i automatizovanými procesy. Na svém SSC v Budapešti digitalizace a umělá inteligence zásadně mění způsob provozu. Zejména pokud jde o finanční služby, je potenciál obrovský.
„Všechny příchozí dokumenty jsme zpracovávali ručně. Tým odpovědný za účetnictví tehdy nejprve skenoval a poté zadával příchozí faktury. Je zřejmé, že to přinášelo mnoho opakujících se činností“, říká Barna Bogdan. Nyní lze pomocí programu od společnosti Abacus automaticky číst faktury, a data se přenášejí přímo do účetního systému k dalšímu zpracování.
„Klíčovou motivací pro naše úsilí v oblasti digitalizace je eliminovat opakované, manuální úkoly a úkoly bez přidané hodnoty,“ vysvětluje Damien O’Kane. „Pokud dostanu elektronické PDF od partnera, proč bych musel tyto informace zadávat ručně, když ve skutečnosti existují nástroje, které mi ten dokument dokážou přečíst a nakonec udělat 90% práce?“ Ptá se rétoricky.
Není nic tak zbytečného, jako dělat to, co by se vůbec dělat nemělo
„Celodenní skenování a zadávání dokumentů není vždy úkol, který motivuje naše kolegy.“ Říká O’Kane. „Snížení času stráveného těmito činnostmi uvolní čas soustředit se na aktivity s přidanou hodnotou, jako je poskytování informací našim prodejcům nebo řešení nesrovnalostí. To nám zase umožňuje soustředit se na složité dotazy a poskytovat našim lidem odpovědnější pozice“, vysvětluje.
Vedlejší krása práce s umělou inteligencí
Zvýšená spokojenost s prací je kromě zvýšení produktivity jednou z mnoha výhod automatizace procesů. Využití technologie založené na AI může pomoci zlepšit kvalitu služeb více než jedním způsobem.
Zaprvé, práce s umělou inteligencí motivuje organizace k udržování určité úrovně hygieny dat, aby mohly tuto technologii využít. A za druhé, automatickým čtením informací se potenciál chyby podstatně sníží ve srovnání s ručním zadáváním dat.
ZDROJ: https://finmatics.com/en/avis-budget-group-applied-artificial-intelligence-in-shared-service-centers/
Originál tohoto článku naleznete na webu našeho partnera, společnosti Abacus Accounting Technologies GmbH.
