Existují minimálně dva důvody, proč se zajímat o digitalizaci a automatizované čtení papírových a elektronických dokumentů. Předně je to cesta k automatizací rutinní lidské činnosti, a tím samozřejmě i úspora času či množství pracovníků. Za druhé je to směr rozvoje firemních informačních technologií, kterým se dříve nebo později vydá většina firem, protože informace uložené na papíře prakticky nelze automatizovaně zpracovávat a optimálně využívat.
To je důvod, proč se na trhu objevují nové služby a počítačové programy, které umožňují převádět papírové dokumenty na elektronické a obsah elektronických dokumentů ukládat strukturovaně do databází firemních informačních systémů. Vedle jednoúčelových nástrojů, jejichž prostřednictvím si můžete potřebné řešení „poskládat“, existují i předpřipravená komplexní řešení, která vám dodavatel nastaví a zprovozní.
Jaké nástroje vybrat, jakou investici si naplánovat, jak spočítat návratnost a jaká rizika to přinese, to jsou jistě otázky, na které je dobré znát nebo alespoň tušit odpovědi předem.
FINMATICS (Automation and simplification of accounting processes) nabízí automatizační podporu pro přijetí, přečtení, zpracování, schválení a uložení předkontovaných přijatých faktur do účetního software pro následné zaplacení a zaúčtování. Pro jednoduchost představujeme celé řešení rozdělené do pěti fází:
Pomocí softwaru Finmatics® a jeho umělé inteligence, můžete snadno extrahovat data z faktur, dodacích listů, či objednávek. Představujeme FINMATICS (Automation and simplification of accounting processes), tedy nástroje pro automatizaci a zjednodušení účetních postupů.
I. Získat a extrahovat fakturační údaje
V prvním fázi je potřeba „chytnout faktury za pačesy“. Tedy nasměrovat jejich toky do jednoho místa, odkud budou automatizovaně odebírány, konvertovány do požadovaných formátů a „přečteny“, aby získaný obsah byl rozdělen podle typu obsahu jednotlivých informací a pojmenován v souladu s požadavky na další zpracování.
II. Ověřit proti číselníkům a v souladu s firemními pravidly
Ověření získaných informací proti existujícím datovým zdrojům je výchozím bodem pro automatické spuštění následných činností. Ověřením získá systém jistotu správnosti a zpracování faktury může automatizovaně pokračovat na základě předem stanovených pravidel. V rámci tohoto kroku jsou informace doplněny o vše potřebné ke zpracování, jako jsou číselné řady, kódy DPH, kategorie pro způsob schvalování, návrh způsobu účtování apod.
V. Připravit pro zaplacení a zaúčtování
Poslední, pátou fází automatizovaného zpracování (všimněte si, že jsem přeskočil třetí a čtvrtou fázi) je uložení dat získaných, doplněných a dopočítaných z faktury a číselníků do databáze, kde je možné číst a zpracovávat faktury prostřednictvím nástrojů účetního a bankovního software.
III. Doručit do systému pro správu obsahu
Některé společnosti již používají nebo se v souvislosti s postupující digitalizací vnitrofiremních procesů rozhodují pro používání DMS/ECM systémů, zkráceně systémů pro správu obsahu. Tyto systémy mají mimo jiné schopnost propojit relační data účetních systémů resp. firemních informačních systémů (ERP) s dokumenty, což následně poskytuje nejenom možnost globálního pohledu (vytvoření digitálního pracoviště), ale také automatizovaného zpracování.
Nejčastější používanou možností spojení dokumentů a dat je pravidly stanovené řízené zpracování (workflow). V případě přijatých faktur to je schvalování a rozhodování o dalším osudu pohledávky, na základě formálních, platebních, finančních, personálních, časových či jiných předpokladů.
Využívání systémů pro správu obsahu povyšuje práci s dokumenty na profesionální úroveň už jenom tím, že odstraňuje chaotická úložiště zvaná „složky“ nebo „adresáře“ a vůbec vše negativní, co spatřujeme na tzv. souborových serverech (file serverech). To je však téma na jiný článek…
IV. Zajistit souhlas s dalším zpracováním
Jak je důležitý proces schvalování přijatých faktur a jaké má náležitosti, je známá věc a není potřeba to blíže upřesňovat. To, že existuje řada nástrojů, které umožňují definovat a spouštět řízené pracovní procesy, je také pravda, a tak si každý může zvolit takový nástroj, který je nejvhodnější. Společnost ERPIO doporučuje M-Files jako nástroj pro správu obsahu a tento obsahuje i velmi komfortní WorkFlow Management. Pro podrobnější seznámení doporučuji článek pana Oldřich Hlaváčka Workflow: 3 zastavení a 1 výzva.
ERPIO - the bloodstream of your business
Společnost ERPIO usiluje o jednoduchost a rychlost zprovoznění, minimalizaci nákladů a eliminaci rizik. Tématům návratnosti a rizikům zprovozňování automatizace firemních procesů se budu věnovat v některém následujícím článku. Přesto je důležité sdělit, že ERPIO ASAP se realizuje s nulovými počátečními náklady, jako služba (SaaS), kterou můžete kdykoliv ukončit nebo naopak dále rozvíjet.
Řešení ERPIO ASAP je vytvořeno na komunikační platformě ERPIO One, která poskytuje možnost integrace libovolných aplikací do jednoho celku s jednotnou správou a ochranou přenášených dat. Podobně jako ostatní řešení od společnosti ERPIO je vytvářena ve spolupráci s technologickými partnery, kteří vyvíjejí moderní cloudové a mobilní aplikace.
Řešení ERPIO ASAP je použitelné pro všechny účetní a ekonomické systémy.
Děkuji, že jste dočetli až sem. Snažil jsem se, aby článek byl srozumitelný, ale vím, že se mi to jako obvykle úplně nepovedlo, protože se to ani, ze samé podstaty věci, podařit nemůže 🙂
Pokud Vás však toto téma zajímá a máte chuť diskutovat, bez obav mi napište. Můj primární cíl není prodávat, ale hledat jednoduché a účinné nástroje pro automatizaci práce, a proto vítám jakékoliv názory a otázky. Přeji pěkný den.
