Způsob, jakým společnosti pracují s firemními informacemi, významně ovlivňuje veškeré firemní procesy. Při každodenní práci s dokumenty marní zaměstnanci spoustu času překonáváním nesčetného množství obtíží. Takto promarněný čas představuje neviditelnou brzdu produktivity, která ve výsledku stojí firmy nemalé finanční prostředky.
Společnost IDC (International Data Corporation) ve své nedávné studii zjistila, že neproduktivní čas zaměstnanců vzniklý důsledkem nedostatečné správy informací snižuje celkovou produktivitu společnosti o 21%. Panující stav přesně popisují slova Williama Penna, jednoho z prvních amerických osadníků: „Čas je to, co nejvíc žádáme a s čím nejhůř nakládáme.“
Správa dokumentů
Inteligentní správa informací (IIM – Intelligent information management) v sobě zahrnuje mnohem více, než co obsahuje výraz ‚správa dokumentů‘. Základní funkcí IIM je její schopnost skladovat, spravovat a sledovat dokumenty. Jedná se o natolik zásadní funkci, že na ni byl výzkum zaměřen. Konkrétním cílem bylo zjistit, jak je pro zaměstnance náročné nalézt vyhledávané dokumenty, kde jsou informace obvykle uloženy a jak jsou ve správě firemních informací rozšířena mobilní zařízení.
Smutnou skutečností je fakt, že špatně pojmenované a nedostatečně uložené dokumenty se obtížně načítají a lokalizují, v některých případech jsou zcela nedohledatelné. IT pracovníci rychle poznali, že takový stav je značně problematický.
Datová úložiště
V datových úložištích hrozí stav pojmenovaný jako rozpad informací nebo obsahový chaos. Bez ohledu na to, jak se tento problém pojmenuje, jeho závažnost narůstá společně s růstem objemu, rychlosti a různorodosti dat. Problém představují především firemní informace rozdrobené po mnoha datových úložištích. Takový problém je možné vyřešit pouze tak, že jako součást své celkové digitální transformace společnost zvolí důsledný dohled na zamezování rozpadu informací.
Ukládání a řízení informací prostřednictvím více informačních sil – ERP, CRM, síťových složek, emailových schránek, aplikací pro sdílení souborů, atd. vyvolává znepokojení, vážnější je však skutečnost, že běžně používané nástroje pro ukládání informací postrádají schopnost vzájemné interakce. Vznikají tak problémy, jako jsou správa verzí, časově náročné vyhledávání napříč vícero úložišti a další činnosti, které brzdí produktivitu. Zatímco vývoj jednoho ‚datového jezera‘ je stále úžasně moderním a hybným tématem, zdá se, že až příliš mnoho společností se vydalo opačným směrem a vytváří početné ‚datové rybníčky‘, které brzdí celkovou produktivitu. Výsledkem jsou nakonec spíš ‚datové bažiny‘.
Kompletní dokument INTELLIGENT INFORMATION MANAGEMENT – Benchmark Report 2019 je v originále ke stažení ZDE.
Dokument se zaměřuje na samotné jádro správy dokumentů a představuje statistiky, které sledovaly způsob, jakým společnosti v devíti různých zemích spravují firemní informace a jak se vypořádávají s výzvami, které pro ně představuje setrvale rostoucí množství firemních dat.
Při četbě zprávy se zamyslete, jak si vede Vaše společnost. Jak je u Vás náročné dohledat požadované informace? Jak se lze dostat k informacím, jste-li mimo společnost? Jak hodně se u Vás spoléhá na papírové dokumenty? Jsou Vaše procesy dostatečně automatizované?
Zdroj: https://www.m-files.com/en/whitepaper-2019-intelligent-information-management-benchmark
