Digitálny podpis umožňuje automatizáciu, a tým mnoho činností významne urýchľuje
Rozšírte svoj firemný informačný systém o digitálne podpisovanie dokumentov a využívajte moderné spôsoby spracovania a verifikovania firemných informácií. Prenechajte niektoré činnosti na vašich dodávateľoch alebo zamestnancoch, ušetrite čas pomocou hromadnej či automatickej generácie zmlúv a iných podpisovaných dokumentov.
OBLASTI VYUŽITIAINTEGRÁCIATRI PRÍKLADYSLUŽBY
Oblasti využitia
Tam kde potrebujete odstrániť podpisovanie na papier, pri on-line komunikácii či zjednodušení administratívnych prác, ako prvý krok pre automatizáciu spracovania zmlúv, či ďalších oblastiach…
PERSONÁLNA AGENDA
Pre personálne oddelenie poskytuje SignProfi uľahčenie práce so zmluvami a on-line sprístupnenie osobných informácií a dokumentov jednotlivým zamestnancom.
PREDAJNÉ OBJEDNÁVKY
V predajných oddeleniach SignProfi urýchľuje proces ponuka-objednávka a súčasne garantuje záväznosť objednávky vierohodným podpisom klientov.
REGISTRÁCIA
Registrácia nových záujemcov sa dá s využitím SignProfi realizovať prostredníctvom webového formulára, ktorý sa po vyplnení premení na elektronický dokument a je zaslaný záujemcovi k digitálnemu podpisu. Získané dáta sa uložia do firemného systému.
HROMADNÉ DODATKY, OPAKOVANÉ ZMLUVY
s automatickou generáciou zmlúv na základe parametrov uložených vo firemnom systéme, vám SignProfi pomôže s tvorbou, schvaľovaním, podpisovaním aj archiváciou.
RUČNÉ ÚPRAVY VARIABILNÝCH ZMLÚV
Ručné úpravy preddefinovaných šablón pre rôznorodé požiadavky klientov v SIGNProfi, nijako nenarušujú proces tvorby a podpisovania, ale vďaka integrovanému editoru prácu významne zjednodušujú.
Integráciu zaisťuje platforma ERPIO One
Možnosti integračnej a vizualizačnej platformy ERPIO One sú univerzálne. Vždy zaisťujú bezpečný prenos a konverziu dát medzi úložiskami a aplikáciami. Súčasne umožňujú zdieľanie dát prostredníctvom mobilnej alebo webovej aplikácie.
Príklad prvý – personálna agenda
Na realizácii digitálneho podpisovania v personálnom oddelení SCONTO Nábytok sme spolupracovali s partnermi Konica Minolta a Digital factory. Je tu využitá platforma ERPIO One a Plugin Signi pre Helios Inuvio.
V jednoduchosti je krása
Informačný systém HELIOS Inuvio je unikátny svojou prispôsobiteľnosťou. Preto funkcie potrebné na ovládanie služby Signi.com – Digitálne podpisovanie, boli integrované do užívateľského prostredia.
VÝBER ŠABLÓNY A ZAMESTNANCA
V prostredí Heliosu pracovník HR oddelenia priradí konkrétnemu zamestnancovi šablónu zmluvy a odošle k digitálnemu podpisu.
PARAMETRE A PRAVIDLÁ PODPISOVANIA
Každá šablóna obsahuje definície spôsobu podpisovania, takže pri jej voľbe sa automaticky doplnia dáta z Heliosu. Preto vlastné odoslanie prebehne na niekoľko “klikov”
HROMADNÉ SPRACOVANIE
Priradenie šablóny je možné previesť pre viacerých zamestnancov. Hromadnému spracovaniu predchádza nastavenie dátumu pre jednotlivých zamestnancov, následne je možné už odosielať všetkým.
INTELIGENTNÉ FORMULÁRE
Na aktualizáciu dát v Heliose slúžia pripravené formuláre, ktoré si pracovník HR vyžiada vyplniť. Zamestnanec doplní dáta, následne sa vytgeneruje dokument pre digitálny podpis. Podpísaním sa dáta aj dokument uložia.
WEBOVÝ PRÍSTUP PRE ZAMESTNANCOV
Zamestnanec prostredníctvom webového portálu alebo mobilnej aplikácie vidí svoje podpísané dokumenty a svoje osobné dáta evidované v Heliose. Tiež môže vyplňovať inteligentné formuláre a tak zasielať zmeny v údajoch.
PRÍSTUP PRE PRACOVNÍKA HR I MANAŽÉRA
Nielen zamestnanec, ale aj vedenie má k dispozícii prístup k mobilným a webovým funkciám na schvaľovanie. Rovnako tak aj k podpísaným zmluvám a súvisiacim informáciám.
Príklad druhý – ručná modifikácia obsahu zmlúv
Integráciu sme realizovali na základe požiadavky spoločnosti VegaTour a partnera Digital factory, prostredníctvom platformy ERPIO One a Pluginu Signi pre HELIOS Inuvio.
Podpisovanie personalizovaných zmlúv
Systém HELIOS Inuvio sme rozšírili o editor zmlúv s možnosťou automatického doplňovania uložených údajov s ktorého použitím odošlete úplne novú zmluvu na podpis v priebehu minút.
EDITOR, DÁTA a UŽÍVATEĽSKÉ ŠABLÓNY
Prostredníctvom editora vytvárajú pracovníci HR obsah personalisovaných zmlúv a súčasne do textu vkladajú “Kľúčové polia”, ktoré pri následnej generácii dokumentu doplnia z Heliosu požadované dáta. Pre úsporu budúcej práce je možné používať a modifikovať “Užívateľské šablóny”
ŠTANDARDNÉ HELIOS ŠABLÓNY
V prostredí Heliosu pracovník HR oddelenia priradí konkrétnemu zamestnancovi šablónu zmluvy a odošle k digitálnemu podpisu. Každá šablóna obsahuje definície spôsobu podpisovania, takže pri jej voľbe sa automaticky doplnia dáta z Heliosu. Preto vlastné odoslanie prebehne na niekoľko “klikov”.
PRÍSTUP PRE PRACOVNÍKA HR I MANAŽÉRA
Nielen zamestnanec, ale aj vedenie má k dispozícii prístup k mobilným a webovým funkciám na schvaľovanie. Rovnako tak aj k podpísaným zmluvám a súvisiacim informáciám.
Príklad tretí – predajné objednávky
Integráciu sme realizovali na základe požiadavky spoločnosti DSK Stavebniny a partnera Digital factory prostredníctvom platformy ERPIO One a Pluginu Signi pre Ekonomický systém Pohoda.
Objednávka je ponuka na uzavretie kúpnej zmluvy, jej preukazné podpísanie uľahčuje obchod a zlepšuje vzťahy
Ekonomický systém vygeneruje dokument, do názvu vloží identifikačné údaje a odovzdá integračnej platforme ERPIO One, ktorá si prečíta potrebné dáta a dokument odošle na podpis klientovi.
DOKUMENTY NA PODPIS
Základnou funkciou je, že Pohoda uloží dokument do zdieľanej zložky, z ktorej sa dokument spoločne s potrebnými dátami prepošle na podpis.
PODEPSANÉ DOKUMENTY
Podepsané dokumentu se ukládají do sdílené složky a odkaz do do záložky Dokumenty v Pohodě.
NASTAVENIE STAVU
Podpísanie zmluvy a jej uloženie je sprevádzané automatickou zmenu stavu na príslušnom zázname objednávky v Pohode.
WEBOVÝ PRÍSTUP PRE UŽÍVATEĽA
Všetky dokumenty a ich stavy sú prístupné prostredníctvom mobilnej a webovej aplikácie.
CHCETE NAVRHNÚŤ INTEGRÁCIU DIGITÁLNEHO PODEPISOVANIA?
MÁTE OTÁZKY K TEJTO OBLASTI INTEGRÁCIE?
Napíšte nám, česky alebo slovensky, prostredníctvom webového formulára…
