Dnes už väčšina našich zamestnancov používa mobilné aplikácie alebo vie pracovať s webovými aplikáciami. Takže je možné realizovať elektronickú komunikáciu na doplnenie personálnych informácií, záväzné potvrdzovanie poskytnutých informácií a personálnych dokumentov či zmlúv prostredníctvom elektronického podpisu.
Päť jednoduchých krokov vedúcich k podpísaniu dokumentu
1. Pokyn
V prostredí vašej HR aplikácie alebo v prostredí ERPIO aplikácie zvolíte zamestnanca a dokument, ktorý potrebujete vyplniť a/alebo podpísať.
2. Úloha
Zamestnanec dostane notifikáciu pomocou e-mailu alebo sms správy, aby vykonal požadovaný úkon. V prípade, že pre vykonanie podpisu je nevyhnutné vykonať doplnenie dát do podpisovaného dokumentu, zamestnanec tieto dáta vyplní v ERPIO aplikácii, prípadne vyplní požadovaný formulár a potvrdí.
3. Odoslanie na podpis
ERPIO One vygeneruje finálny dokument (dáta načítané z personálneho systému a dáta získané od zamestnanca sa doplnia do grafickej predlohy dokumentu) a ten sa odovzdá na zabezpečenie podpisu službe Signi.com
4. Podpísanie
Služba Signi.com odovzdá zamestnancovi správu a odkaz, že dokument je pripravený na podpis. Zamestnanec skontroluje dokument a elektronicky podpíše.
5. Uloženie
Podpísaný dokument a získané súvisiace dáta sú prostredníctvom ERPIO One uložené do HR aplikácie. Zamestnanec vidí vo svojej ERPIO aplikácii všetky podpísané dokumenty.
Údaje pre podpis dokumentu si prečítame z vášho HR systému
Typickou situáciou je zasielanie Evidenčného listu dôchodkového poistenia – ELDP, ktorého odovzdanie chcú mať kontrolné úrady doložené. Nie je nič jednoduchšie, než zaslať vyplnený dokument na schválenie prípadne aj s odovzdávacím protokolom k elektronickému podpisu.
V zdrojovom HR systéme, či už je to EXCEL, Pohoda, Helios, Money alebo iný, následne vidíte stav, dátum a spôsob podpísania a prevzatia dokumentu.
Hromadné spracovanie funguje na rovnakom princípe, len s tým, že pracovník HR oddelenia označí všetkých zamestnancov, ktorí majú prevziať alebo podpísať príslušný dokument.
Zdieľanie informácií umožnuje, že každý vidí to čo potrebuje
Pracovníci HR oddelenia majú aktuálne prehľady o všetkých zmluvách zaslaných na podpis, podpísaných, odmietnutých alebo ešte nepodpísaných. Podpísané dokumenty sú uložené v archíve a prístupné z firemnej personálnej aplikácie.
Riaditeľ personálneho oddelenia má prehľad o všetkých podpisovaných zmluvách a môže do procesu zasahovať alebo dokumenty podpisovať automatizovane.
Zamestnanec vidí všetky svoje podpísané dokumenty a osobné informácie, ktoré používa zamestnávateľ a všetky vyplnené formuláre, ktoré zamestnávateľovi poskytol, v mobilnej alebo webovej aplikácii.
ERPIO One zabezpečí integráciu cloudovej služby Signi s vašim firemným systémom a poskytne mobilné spracovanie.
Ak sa zameriame na pojmy digitalizácia, integrácia a mobilita, a ak dosiahneme ich implementáciu do personálnych procesov, získame významne vyššiu efektivitu práce, ale aj presnosť a prehľadnosť.
Digitalizace proto, abychom odstranili papírové dokumenty a umožnili jejich automatizované zpracování a řízené sdílení, od jejich samotného vzniku až po finální zákonnou skartaci.
Integrace proto, abychom využili existující informace uložené v personálních a mzdových aplikacích k automatické generací dokumentů, jejich vzdálenou aktualizaci za strany zaměstnanců nebo reporting a schvalování pro management.
Mobilita proto, abychom našim zaměstnancům poskytli prostředí, jehož prostřednictvím s námi mohou komunikovat, vyplňovat požadované formuláře, kde vidí své sdílené personální informace a podepsané dokumenty.
Integrační a vizualizační platforma ERPIO One poskytne integraci a mobilitu a zabezpečí vznik, řízené sdílení a přenosy digitálních dokumentů.
Jak funguje integrace ERP HELIOS Inuvio, čtěte zde..
Ukázka elektronické podepisování v Heliosu Inuvio
