Digitální podpis umožňuje automatizaci, a tím mnoho činností významně urychluje
Rozšiřte svůj firemní informační systém o digitální podepisování dokumentů a využívejte moderní způsoby zpracování a verifikování firemních informací. Přenechte některé činnosti na vašich dodavatelích nebo zaměstnancích, ušetřete čas pomocí hromadné či automatické generace smluv a jiných podepisovaných dokumentů.
OBLASTI VYUŽITÍINTEGRACETŘI PŘÍKLADYSLUŽBY
Oblasti využití
Tam kde potřebujete odstranit podepisování na papír, při on-line komunikaci či zjednodušení administrativních prací, jako první krok pro automatizaci zpracování smluv, či dalších oblastech…
PERSONÁLNÍ AGENDA
Pro personálním oddělení poskytuje SignProfi usnadnění práce se smlouvami a on-line zpřístupnění osobních informací a dokumentů jednotlivým zaměstnancům.
PRODEJNÍ OBJEDNÁVKY
V prodejních odděleních SignProfi urychluje proces nabidka-objednávka a současně garantuje závaznost objednávky věrohodným podpisem klientů.
REGISTRACE
Registrace nových zájemců lze s využitím SignProfi realizovat prostřednictvím webového formuláře, který se po vyplnění promění na elektronický dokument a je zaslán zájemci k digitálnímu podpisu. Získaná data se uloží do firemního systému.
HROMADNÉ DODATKY, OPAKOVANÉ SMLOUVY
S automatickou generací smluv na základě parametrů uložených ve firemním systému, Vám SignProfi pomuže s tvorbou, schvalováním, podepisováním i archivací.
RUČNÍ ÚPRAVY VARIABILNÍCH SMLUV
Ruční úpravy předdefinovaných šablon pro různorodé požadavky klientů v SIGNProfi, nikterak nenarušují proces tvorby a podepisování, ale díky integrovanémnu editoru práci významně zjednodušují.
Integraci zajišťuje platforma ERPIO One
Možnosti integrační a vizualizační platformy ERPIO One jsou univerzální. Vždy zajišťují bezpečný přenost a konverzi dat mezi úložišti a aplikacemi. Současně umožnují sdílení dat prostřednitvím mobilní nebo webové aplikace.
Příklad první – personální agenda
Na realizaci digitálního podepisování v personálním oddělení SCONTO Nábytek jsme spolupracovali s partenry Konica Minolta a Digital factory. Je zde využita platforma ERPIO One a Plugin Signi pro HELIOS Inuvio.
V jednoduchosti je krása
Informační systém HELIOS Inuvio je unikátní svou přizpůsobitelností. Proto funkce potřebné pro ovládání služby Signi.com – Digitální podepisování, byly integrovány do uživatelského prostředí.
VÝBER ŠABLONY A ZAMĚSTNANCE
V prostředí Heliosu pracovník HR oddělení přiřadí konkrétnímu zaměstnanci šablonu smlouvy a odešle k digitílnímu podpisu.
PARAMETRY A PRAVIDLA PODEPISOVÁNÍ
Každá šablona obsahuje definice způsobu podepisování, takže při její volbě se automaticky doplní data z Heliosu. Proto vlastní odeslání proběhne na několik „kliků“
HROMADNÉ ZPRACOVÁNÍ
Přiřazení šablony lze pro vádět pro více zaměstnanců. Hromadnému zpracování předchází nastavení data pro jednotlivé zaměstnance, následně lze již odesílat všem.
INTELIGENTNÍ FORMULÁŘE
K aktualizaci dat v Heliosu slouží připravené formuláře, které si pracovník HR vyžádá vyplnit. Zaměstnanec doplní data, následně se vytgeneruje dokument pro digitální podpis. Podepsáním se data i dokument uloží.
WEBOVÝ PŘÍSTUP PRO ZAMĚSTNANCE
Zaměstnanec prostřednictvím webového portálu nebo mobilní aplikace vidí své podepsané dokumenty a své osobní data evidované v Heliosu. Také může vyplňovat inteligentní formuláře a tak zasílat změny v údajích.
PŘÍSTUP PRO PRACOVNÍKA HR I MANAŽERA
Nejenom zaměstnanec, ale i vedení má k dispozici přístup k mobilním a webovým funkcím pro schvalování. Stejně tak i k podepsaným smlouvám a souvisejícím informacím.
Příklad druhý – ruční modifikace obsahu smluv
Integraci jsme realizovali na základě požadavku společnosti VegaTour a partnera Digital factory, prostřednictvím platformy ERPIO One a Pluginu Signi pro HELIOS Inuvio.
Podepisování personalizovaných smluv
Systém HELIOS Inuvio jsme rozšířili o editor smluv s možností automatického doplňování uložených údajů s jehož použitím odešlete zcela novou smlouvu k podpisu během minut.
EDITOR, DATA a UŽIVATELSKÉ ŠABLONY
Prostřednictvím editoru vytváři pracovnící HR obsah personalisovaných smluv a současně do textu vkladají „Klíčová pole“, která při následné generaci dokumentu doplní z Heliosu požadovaná data. Pro úsporu budoucí práce lze používat a modifikovat „Uživatelské šablony“
STANDARDNÍ HELIOS ŠABLONY
V prostředí Heliosu pracovník HR oddělení přiřadí konkrétnímu zaměstnanci šablonu smlouvy a odešle k digitílnímu podpisu. Každá šablona obsahuje definice způsobu podepisování, takže při její volbě se automaticky doplní data z Heliosu. Proto vlastní odeslání proběhne na několik „kliků“
PŘÍSTUP PRO PRACOVNÍKA HR I MANAŽERA
Nejenom zaměstnanec, ale i vedení má k dispozici přístup k mobilním a webovým funkcím pro schvalování. Stejně tak i k podepsaným smlouvám a souvisejícím informacím.
Příklad třetí – prodejní objednávky
Integraci jsme realizovali na základě požadavku společnosti DSK Stavebniny a partnera Digital factory prostřednictvím platformy ERPIO One a Pluginu Signi pro Ekonomický systém Pohoda.
Objednávka je nabídka k uzavření kupní smlouvy, její průkazné podepsání usnadňuje obchod a zlepšuje vztahy
Ekonomický systém vygeneruje dokument, do názvu vloží identifikační údaje a předá integrační platformě ERPIO One, která si přečtě potřebná data a dokument odešle k podpisu klientovi.
DOKUMENTY K PODPISU
Základní funkcí je, že Pohoda uloží dokument do sdílené složky, ze které se dokument společně s potřebnými daty přepošle k podpisu.
PODEPSANÉ DOKUMENTY
Podepsané dokumentu se ukládají do sdílené složky a odkaz do do záložky Dokumenty v Pohodě.
NASTAVENÍ STAVU
Podepsání smlouvy a její uložení je doprovázono automatickou změnu stavu na příslušném záznamu objednávky v Pohodě.
WEBOVÝ PŘÍSTUP PRO UŽIVATELE
Všechny dokumenty a jejich stavy jsou přístupné prostřednictvím mobilní a webové aplikace.
CHCETE NAVRHNOUT INTEGRACI DIGITÁLNÍHO PODEPISOVÁNÍ ?
MÁTE DOTAZY K TÉTO OBLASTI INTEGRACE?
Napište nám, česky nebo slovensky, prostřednictvím webového formuláře…
