S nástupom nových technológií musia firemné centrá zdieľaných služieb (shared service centers*, ďalej len SSC) neustále prispôsobovať svoj spôsob fungovania. Zatiaľ čo cieľ poskytovania nákladovo efektívnych a vysoko kvalitných služieb zostane v budúcnosti rovnaký, spôsob, akým SSC tieto služby vykonávajú, sa dramaticky mení. Žiarivým príkladom tohto trendu je Avis Budget Group. Jej SSC v Budapešti podporuje dcérske spoločnosti skupiny svojimi odbornými znalosťami už takmer 15 rokov. V poslednej dobe sa automatizuje čoraz viac činností, ktoré sa predtým museli robiť manuálne. Vďaka umelej inteligencii (Artificial Intelligence, ďalej len AI) a automatizácie Avis Budget Group neustále zvyšuje produktivitu a kvalitu svojich služieb.
Jedným z aktuálnych príkladov je sprevádzkovanie služby Finmatics. Využitím služby AI, oddelenie finančných služieb SSC znížilo svoje pracovné zaťaženie pri spracovaní dokumentov a zlepšilo kvalitu spracovaných dát. O tom, ako inovatívne technológie transformujú spôsob poskytovania finančných služieb v SSC, sme sa rozprávali s Damienom O’Kaneom, hlavným riaditeľom pre finančné služby, a Barnou Bogdan, manažérkou pre transformáciu.
Avis Budget Group, Inc. je popredný svetový poskytovateľ dopravných riešení prostredníctvom svojich značiek Avis, Budget a Zipcar ktoré majú viac ako 11 000 miest na prenájom v približne 180 krajinách po celom svete. Ak si teraz myslíte, že podnikanie v takomto rozsahu musí byť zaťažené množstvom papierovania, máte pravdu. Termín papierovanie sa však stáva čoraz nevhodnejším, pretože skupina naďalej nahrádza papier elektronickými dokumentmi, dátami aj automatizovanými procesmi. Digitalizácia a AI na svojom SSC v Budapešti zásadným spôsobom zmenili spôsob fungovania. Obzvlášť pokiaľ ide o finančné služby, je potenciál obrovský.
„Všetky prichádzajúce dokumenty sme spracovávali ručne. Tím zodpovedný za účtovníctvo vtedy najskôr skenoval a potom zadával prichádzajúce faktúry. Je zrejmé, že to prinášalo mnoho opakujúcich sa činností“, hovorí Barna Bogdan. Teraz je možné pomocou programu od spoločnosti Abacus automaticky čítať faktúry a údaje sa prenášajú priamo do účtovného systému na ďalšie spracovanie.
„Kľúčovou motiváciou pre naše úsilie v oblasti digitalizácie je odstránenie opakujúcich sa manuálnych úloh a úloh bez pridanej hodnoty,“ vysvetľuje Damien O’Kane. „Ak dostanem elektronické PDF od partnera, prečo by som musel tieto informácie zadávať ručne, keď v skutočnosti existujú nástroje, ktoré mi tento dokument dokážu prečítať a nakoniec vykonajú 90% práce?“, Pýta sa rečnícky.
Nie je nič také zbytočné, ako robiť to, čo by sa vôbec robiť nemalo
„Celodenné skenovanie a zadávanie dokumentov nie je vždy úloha, ktorá motivuje našich kolegov.“ Hovorí O’Kane. „Zníženie času stráveného týmito činnosťami uvoľní čas sústrediť sa na aktivity s pridanou hodnotou, ako je poskytovanie informácií našim predajcom alebo riešenie nezrovnalostí. To nám zase umožňuje sústrediť sa na zložité otázky a poskytovať našim zamestnancom odmeňujúce úlohy,“ vysvetľuje.
Vedľajšia krása práce s umelou inteligenciou
Zvýšená spokojnosť s prácou je okrem zvýšenia produktivity jednou z mnohých výhod automatizácie procesov. Využitie technológie založenej na AI môže pomôcť zlepšiť kvalitu služieb viac ako jedným spôsobom.
Po prvé, práca s umelou inteligenciou motivuje organizácie k tomu, aby udržiavali určitú úroveň hygieny údajov, aby mohli túto technológiu využiť. Po druhé, automatickým načítaním informácií sa potenciálne chyby podstatne znižujú v porovnaní s ručným vkladaním údajov.
ZDROJ: https://finmatics.com/en/avis-budget-group-applied-artificial-intelligence-in-shared-service-centers/
Originál tohto článku nájdete na webe nášho partnera, spoločnosti Abacus Accounting Technologies GmbH.
