M-Files Došlá pošta

Evidujte veškeré dokumenty, které přicházejí nebo odcházejí z vaší firmy včetně souvisejících informací uvedených v těle e-mailu a používejte centralizované úložiště dokumentů pro rychlé vyhledávání, ochranu vašich informací a úsporu pracovního času.

Ještě jste nezahájili digitalizaci vašich firemních dokumentů? Evidujete některé dokumenty v papírové podobě? Seznamte se řešením, které poskytuje M-Files. 

Evidence a automatizované zpracování pošty

Evidence došlé pošty je jednoduchá agenda, se kterou je dobré začít. Nejenom proto, že pošta prochází celou firmou a do kontaktu s ní přichází mnoho pracovníků, ale také proto že jsou postupy zpracování jednoduché a pro všechny pochopitelné. Rychle dosáhnete shody na způsobech evidování, kategorizování, rozpadu na klíčové a doprovodné dokumenty a jejich napojení na automatizované nástroje pro řízení toku práce.

Agenda přijetí, evidence a zpracování došlé pošty sestává z několika činností, které lze unifikovat, a tím dosáhnout bezchybného průchodu informací firmou. A také je lze automatizovat, a tím snížit pracnost zpracování.

 EVIDENCE POŠTY

Nahrazuje knihu došlé pošty a obsahuje všechny požadované informace související s přijetím a zpracováním došlé pošty. Umožňuje vytvářet personifikované pohledy pro jednodušší kontrolu a zpracování.

ROZPAD NA DOKUMENTY

Rozpad se týká dokumentů, které jsme obdrželi prostřednictvím e-mailové komunikace . Součástí jedné poštovní zprávy může být více dokumentů, které obsahují důležité informace, ale každý může být následně zpracován jiným způsobem.

KATEGORIZACE

Kategorizace může být automatizována například e-mailovou adresou adresáta a odesilatele, např. faktury@firma.cz, objednavky@firma.cz apod. Získaná data, jako název dodavatele, jméno příjemce, datum odeslání, název připojených dokumentů, jsou údaje, které se automaticky uloží a na jejichž základě je spuštěno jejich zpracování.

VYŘÍZENÍ

Nebo též předání úkolů odpovědným pracovníkům.
Jednotlivé dokumenty, nebo zpráva jako celek, jsou předány podle kategorie k vyřízení prostřednictvím přednastaveného workflow po kterém následuje změna zařazení (označeno za vyřízené nebo vrácené)

M-Files  Receive Mail  
“Nástroj pro evidenci a zpracování došlé pošty”

Hlavní přínosy elektronické evidence došlé pošty

Je-li evidence pošty pro pracovníky jednoduchá na ovládání, univerzální napříč celou firmou a jsou-li definována jasná pravidla, pak se zprovoznění a dosažení očekávaných přínosů podaří během několika týdnů.

1

E-mailové notifikace – informace o nových dokumentech a úkolech k pro jejich zpracování

Pracovníci dostanou upozornění prostřednictvím e-mailu o novém dokumentu a souvisejícím úkolu. Úkol se také zobrazí v seznamu aktuálních úkolů s vazbou na související dokumenty.

2

Každý dokument má svůj účel,       a tím i způsob zpracování v souvislosti s jeho typem a obsahem

Ať se jedná o objednávku, nabídku, smlouvu nebo jakýkoliv jiný dokument, navždy je zachována vazba mezi přijatou poštou v podobě e-mailové zprávy, přijatým dokumentem z přílohy a dalšími dokumenty, které návazně byly vytvořeny v rámci konkrétní zakázky nebo projektu. Každý pracovník se může jednoduše seznámit s historii zpracování a souvisejícími dokumenty.

3

Centralizované úložiště dokumentů je přístupné všem, v závislosti na jejich právech

Dokumenty přijaté elektronicky nebo papírovou poštou a dále naskenované se stávají součástí firemního centralizovaného úložiště dokumentů (CDR – Centralized Document Repository) a v rámci pravidel platných pro celou firmy je s nimi možno nakládat. 

Více o centrarizovaném úložišti dokumentů

Způsoby vkládání přijaté či odeslané pošty do firemní evidence

Odesílatelé i příjemci mohou zvolit způsob předání pošty do evidence způsobem, který jim nejlépe vyhovuje.

1. zkopirovat a vložit pomocí (CTRL-C & CTRL-V)

Velmi jednoduchá metoda zkopíruje e-mail do paměti a po přepnutí okna vloží do M-Files.

2. přetažení e-mailu metodou DRAG and DROP,

Metoda se používá při práci s myší. Levým tlačítkem “chytnete” e-amail a v kdekoliv vokně M-Files “pustíte”.

3. vložení do složky přímo z aplikace MS Outlook

Definované složky zobrazené v aplikaci MS Outlook  slouží pro jednoduché třídění firemní pošty. M-Files si složky nepřetržitě čte a e-maily, které se zde objeví okamžitě zpracuje.

4. přeposlání na specializovanou e-mailovou adresu

Přijatou firemní poštu mohou uživatelé přeposílat do specializovaných složek, zvláště pokud pracují na cestám a používají mobilní aplikace. M-Files si složky nepřetržitě čte a e-maily, které se zde objeví okamžitě zpracuje.

5. přijetí do specializované e-mailové schránky pošty přímo od smluvního partnera

Dodavatelé a odběratelé mohou posílat faktury, objednávky a jiné , přimo do specializovaných složek. Nazvané faktury@firma.cz, objednavky@firma.cz. M-Files je i v tomto případě standardně zpracuje.

Způsoby automatizovaného „rozpadu“ pošty na samostatné dokumenty jsou volitelné

Součástí každé e-mailové zprávy jsou informace, obsah e-mailové zprávy a dokumenty jako přílohy. M-Files dokáže automaticky zpracovat obsah e-mailové zprávy včetně příloh, uložit je  a vyplnit metadata informacemi ze zprávy.

STANDARD MSG/EML FILE

Uloží se jen jeden dokument typu MSG (Outlook) nebo EML (např. Thunderbird) obsahující tělo e-mailu, který má uvnitř vložené přílohy.

a. Tento způsob je nejbližší tomu, jak pracujeme s poštou a dokumenty v rámci poštovního klienta.

b. Při uložení do evidence pošty můžeme došlou poštu zatřídit do kategorie (například Faktura, Objednávka apod.) a předat ke schvalování či vyřízení.

STANDARD MULTIPLE FILE

Uloží se jeden vícesouborový dokument, jehož součástí je obsah zprávy e-mailu a všechny přílohy jednotlivě.

a. Tento způsob umožňuje s dokumenty jednoduše  manipulovat (odesílat, editovat, mazat apod.)

b. Všechny dokumenty jsou organizované „pod hlavičkou“ vícesouborového dokumentu, což umožňuje společné verzování a společné identifikační údaje – metadata.

E1 LINKED FILES

Vzniknou samostatné dokumenty vzájemně trvale provázané. 



a. Každý dokument je zcela samostatný s vlastní kategorií, vlastním verzováním,  metadaty a přístupovými právy.

b. Uživatelé mohou pracovat s dokumenty samostatně, přitom vazba mezi obsahem e-mailové zprávy (PDF) a původními přílohami zůstává zachována.

To nejdůležitější o nás, našich lidech, firmě a produktech se dozvíte od našich zákazníků

Naši klienti