M-Files vyčítání dat z faktur a příprava účtování Finmatics

Jen s dokumenty v elektronické podobě je jednoduché automatizovat firemní procesy

Elektronický obsah vytěžených faktur, paragonů a jiných firemních dokumentů můžete automatizovaně ukládat jako metadata do M-Files a následně je schvalovat, doplňovat nebo přenášet do účetních nebo jiných firemních aplikací. FINMATICS vám rozšíří možnosti použití M-Fíles.   

Více o M-Files

Přednastavené řešení využívající umělou inteligenci při práci s dokumenty

Díky integračním nástrojům jsme propojili FINMATICS a systém pro správu dokumentů M-Files tak, aby  přijaté faktury po uložení byly přečteny a vyčtená data uložena formou metadat do M-Files. 

ULOŽENÍ DOKUMENTŮ

Dokumenty můžete přímo skenovat, nahrávat přes vaše mobilní zařízení, poslat mailem, načíst z M-Files, získat přes webové služby z jiných aplikací.

ROZTŘÍDĚNÍ DOKUMENTŮ

Jeden nahraný dokument může obsahovat několik dokladů. Umělá inteligence dokument roztřídí a získá z něj jednotlivé doklady včetně příloh

VYTĚŽENÍ OBSAHU DOKUMENTŮ

Z dokumentu jsou získány texty, pomocí umělé inteligence jsou rozpoznány jednotlivé typy dat a následně je podle naučených pravidel nabídnut způsob zaúčtování.

PŘENOS DOKUMENTŮ A DAT DO M-FILES

Získané údaje jsou přeneseny do M-Files ve formě metadat příslušného dokumentu. 

Příprava a zpracování přijatých faktur

Celý proces od přijetí faktury až po její zaúčtování a zaplacení může být pod kontrolou M-Files.
Je možné definovat sled událostí a osoby oprávněné do zpracování  zasahovat.

1

AUTOMATIZOVANÁ ARCHIVACE A SDÍLENÍ DOKUMENTŮ

M-Files automaticky importuje všechny vytěžené faktury a paragony a uloží je do archívu elektronických dokumentů včetně metadat ( obsahu faktury, způsobu zaúčtování a kategorií) opatří je datovým razítkem a nastaví workflow, které “pohlídá” po dobu do jejich expirace. Přístup do archívu získají také uživatelé, aby měli dokumenty k dispozici pro kontrolu, statistiky, vyhledávání a jiné zpracování.

2

ÚČETNÍ NEBO ÚČETNÍ AGENTURA PRACUJE S DOKUMENTY

M-Files jsou používány pro předávání a sdílení účetních dokladů mezi klientem a účetní. Všechny změny a verze dokumentů jsou zaznamenány, takže účetní má k dispozici vždy aktuální verze. Po zaúčtování se dokument označí a není možné jej dále modifikovat. 

3

SCHVALOVÁNÍ DOKLADŮ

M-Files jsou využívány jak pro management, obchod, služby, výrobu, tak také i pro účtárnu. Všechna oddělení dokumenty sdílí a mají k nim přístup na základě definovaných práv. Toto je využíváno pro personalizované víceúrovňové schvalování, jehož výsledek je automatizovaně předán účtárně pro následnou úhradu a zaúčtování. Vše probíhá bez emailové resp. osobní komunikace a bez papírových dokumentů.

4

INTEGRACE

M-Files je “vybaven” integračními nástroji pro komunikaci s libovolným účetním softwarem nebo pro export do požadovaného formátu. Tato vlasnost umožňuje přenos vytěžených, zkotrolovaných, schválených faktur do účetnictví. Po zaúčtování, úhradě, zaplacení jsou tyto infomace přeneseny do M-Files, aby obchod i management získali aktuální informace jejich stavu.

Zajímá vás vytěžování faktur NEBO paragónů?

NAPIŠTE NÁM CO POTŘEBUJETE