Pořizovat data do deníku faktur nebo do účetnictví je nezáživná činnost, kterou si nezaslouží dělat kvalifikovaná účetní. Navíc ruční pořizování může způsobovat vznik chyb…
A protože jsme lidé inovativní, svět informačních technologií se rozvijí a nástroje na automatizované čtení papírových a elektronických dokumentů jsou stále dostupnější, pořídili jsme naši účtárně FINMATICS, systém pro jednoduché přečtení faktur a jejich uložení do našeho účetnictví. Už nemusí přijatou fakturu zpracovávat účetní, ale zvládne to slečna recepční v rámci zpracování přijaté pošty…
Jakou hodnotu má manuální práce? Vyplatí se automatizovat kancelářskou práci?
Pokud pomineme jistou počáteční nedůvěru v umělou inteligenci „Artificial Intelligence“ a ponoříme se do tajů jejího využití, objevíme nové možnosti a pohledy na naši vlastní práci. Předně budeme muset platit za to, že „stroje“ pracují za nás. Na druhé straně získáme časový prostor na to, abychom se věnovali něčemu jinému. Třeba tomu, co „stroje“ ještě nezvládnou. V případě, že chceme tohoto cíle dosáhnout, je dobré si spočítat, jestli se nám to vyplatí.
FINMATICS PRO ÚČETNÍ. V Rakousku a Německu používají službu Finmatics klienti účetních firem pro předávání dokladů a tím eliminují použití papírových podkladů. Odstraňují nutnost ručního zadávání dat a poskytují oběma stranám přístup ke společné evidenci dokladů a souvisejících informací.
Můj kolega ekonom spočítal, že náklady na zpracování jedné faktury jsou 14 korun českých. Započítal čas na pořízení a založení přijaté faktury, ale také i čas na hledání chyb, které při zpracování vznikají. Výslednou pracnost vynásobil personálními náklady a tvrdí, že automatizované načítání přijatých faktur se bezpečně vyplatí od 12 Kč za jednotku. Do uvedeného výpočtu nezahrnul činnosti související se schvalováním před úhradou a předkontování faktur, které většinou zabezpečuje jiná osoba, ale mohou být součástí automatizace zpracování přijatých faktur.
Naše společnost zpracovává okolo 5 000 přijatých faktur ročně, to je v průměru 417 faktur měsíčně. Jejich pořízení trvá 30 hodin a související mzdové náklady činí 11 500 Kč měsíčně. Náklady na službu FINMATICS činí 4 500 Kč měsíčně. Jednu fakturu zpracováváme 5 minut, ale pracovními silami s vyšší kvalifikací než tato činnost vyžaduje. Zvažovali jsme přijmout brigádníky za 8-10 Kč za zpracovaný doklad, to znamená cca 100-120 Kč na hodinu, ale od této varianty jsme ustoupili. Důvod? Jedna automatizovaně vytěžená faktura vychází na stejné peníze..
Postupem času budou všechny dokumenty v elektronické podobě
Je potřeba zmínit i koncepční stránku věci, a ta se nazývá „digitalizace“. Pokud vycházíme z předpokladu, že automatizovat lze jen to, co máme v počítači, vychází z toho nutnost postupného odstraňování papíru na straně jedné a nastavování interních pracovních postupů na straně druhé. První pracovní postup, se kterým se v rámci automatizace nákupu potkáme, je řízené schvalování přijatých faktur.
Rozhodli jsme se pro schvalování přijatých faktur, které se provede dříve než se faktura pořídí do účetnictví, ale již máme k dispozici všechna potřebná data vytěžená z faktury. „Schvalovací workflow“, jak se tomuto postupu zjednodušení říká, zajistí, aby se k faktuře prokazatelně a elektronicky (tedy i mobilně) vyjádřili odpovědní manažeři, aby doplnili správné zakázky, či jiné účetní dimenze, případně opatřili fakturu komentářem. Mimo jiné „schvalovací workflow“ také zajistí, aby schvalování faktury bylo provedeno v časovém prostoru mezi přijetím faktury a její splatností nebo uzávěrkou DPH.
Vytěžování společně se schvalováním bylo samozřejmě dražší… Dnes platíme měsíčně 5 450 Kč a máme zajištěno, že všechny faktury jsou včas schválené a vložené do účetnictví pro zaplacení a zaúčtování. Dokument přijaté faktury je uložen v archivu pro kontrolu či další používání. Přesto měsíční náklady na pořizování faktur včetně schvalování a automatizované archivace nepřekročily původní náklady spojené s jejich ručním pořizováním.
Co dalšího automatizace zpracování přijatých faktur umožňuje?
Využití umělé inteligence přináší možnost automatizovaného učení. Systém se učí na základě pokynů, které mu dáme. Takže například, pokud systému poskytneme informace o tom, jak účtujeme, bude nám systém vyplňovat na doklady účetní předkontace. Pokud způsob účtování faktur konkrétního dodavatele v čase změníme, stačí, abychom to jednou systému sdělili a následně se již touto činností nebudeme muset dále zabývat.
Spolupráce mezi naši recepční a hlavní účetní je nyní na výborné úrovni. S využitím FINMATICS se v účtárně již nemusí zabývat tím, kde faktura je, zda je schválená či zda se může či musí zaplatit ve stanoveném termínu, natož, aby se zabývali jejím pořizováním. O všechno se postará paní recepční. Přitom se účtárna může spolehnout, že všechny faktury, které do firmy přišly, má ve správný čas a kompletní pro zaplacení a zaúčtování ve své účetní aplikaci.
Čtyři klíčové oblasti pro digitalizaci účetnictví, představte si tento scénář...
Dokument pro zaúčtování vám přijde e-mailem. M-Files dokument oddělí od zprávy a propojí s vaši agendou a klientem. Odpovědný pracovník klienta obdrží informaci o přijetí dokumentu a žádost o schválení a doplnění potřebných informací. Následně jsou službou Finmatics vyčtená data doplněna o předkontace a daňové kódy a uložena do vašeho účetnictví a dokumenty do důvěryhodného archívu.
