Ať už se jedná o obsah vytvořený interně nebo dokumenty získané od zákazníků, partnerů či dodavatelů, firmy se dnes topí v moři informací, které se každým dnem zvětšuje.
Zejména oddělení lidských zdrojů musí zpracovávat a kontrolovat velké množství rozmanitých informací, často vysoce důvěrných. Zaměstnanecké záznamy, pracovní smlouvy, informace o mzdách nebo požadavky na vzdělávání a další – to je jen část všech informací, se kterými se na personálních odděleních pracuje. Čas, který pracovníci na správu údajů vynakládají, by přitom mohli využít lépe, pro práci přímo s uchazeči a zaměstnanci. V dnešní době, době velkého nedostatku zaměstnanců, je zkvalitňování procesů náboru, vzdělávání a stabilizace zaměstnanců velmi důležité. Proto je nutné, pokud to vůbec je možné, automatizovat některé rutinní činnosti. Tímto úvodním článkem zahajujeme nové téma „DMS v HR“…
Společnost M-Files provedla ve Velké Británii průzkum u stovky manažerů pracujících ve společnostech nad 50 zaměstnanců, aby lépe porozuměla tomu, jak se personální oddělení vyrovnávají s řízením tak velkého množství informací.
Hledání potřebných informací a dokumentů
41 % manažerů v rámci průzkumu odpovědělo, že denně tráví více jak 10 minut hledáním dokumentů a informací, které potřebují k výkonu své práce, a téměř polovina z nich více jak 20 minut.
Je zřejmé, že se jedná o neefektivní využití času. Co způsobuje tuto situaci? Odpověď naleznete v následujících výsledcích.
Oddělení lidských zdrojů jsou stále svázána s papírem
65 % dotázaných připouští, že informace o lidských zdrojích jsou stále evidovány pomocí papírových dokumentů uložených v kartotékách.
Ve skutečnosti, pokud jde o správu informací o lidských zdrojích, je „papírová metoda“ dokonce hlavní metodou řízení, která se používá víc, než jakýkoli jiný přístup nebo řešení! Není divu, že některá oddělení lidských zdrojů mají problémy s nalezením, sdílením a aktualizací informací.
Samozřejmé jsou i elektronické dokumenty
47 % respondentů uvedlo, že používají soubory a složky na síťových diskových jednotkách. Z toho 65 % ukládá informace na více než jedno místo. V tomto případě jde o jistý pokrok, ovšem z hlediska efektivity práce jenom zdánlivý.
Není překvapením, že hledání informací je mnohdy ještě náročnější, než v papírové podobě. Současně existuje riziko uložení duplicitních informací na více místech, což znemožňuje zajistit práci s nejaktuálnější verzí.
Elektronický podpis se využívá minimálně
80 % respondentů připouští, že pro dokumenty, které vyžadují schválení prostřednictvím podpisů – například smlouvy se zaměstnancem nebo nabídkové dopisy – se používá papírový proces.
Současně mnoho HR profesionálů považuje nábor a přijímání nových zaměstnanců za neefektivní procesy, které by bylo možné výrazně zlepšit, zefektivnit a automatizovat zavedením elektronických podpisů. Nejde pouze o úsporu času, ale výrazně by se zlepšily také dohledatelnost a kontrola.
44 % manažerů chce změnu
A jaké jsou největší problémy v oblasti řízení HR?
Je to manuální zpracování dokumentů! Taková byla nejčastější odpověď, když 44 % osob s rozhodovací pravomocí uvedlo, že tisk, skenování a ruční podepisování dokumentů je obzvlášť náročné, společně se zasíláním e-mailových dokumentů a přesouváním informací do různých míst.
Není divu, vzhledem k častému využívání papíru, že jsou manuální procesy v oddělení lidských zdrojů časově náročné. Digitalizací těchto procesů a automatizací manuálních aktivit se může velké množství času ušetřit, což umožní efektivnější práci oddělení a soustředit se více na práci s lidmi, než na administrativu.
