Je mnoho cest, kterými se může Dokument na své pouti od zrození vydat. Některé cesty jsou krátké a přímočaré, ze stolu či tiskárny rovnou do koše, na tříděný odpad, samozřejmě. Ty podařenější vedou do dopisní obálky a do světa. Méně zřetelné, ale stejně významné a úspěšné se obejdou bez papírové podoby a putují bleskovou rychlostí ke svému prvnímu cíli, do e-mailové schránky. Do naší firmy se blíží dokument, například faktura za služby či zboží od dodavatele.

Cesta ke skutečnému úspěchu Dokumentu tedy musí pokračovat naším zájmem, někdo musí otevřít dopis či e-mail, vyzvednout Dokument, pak přečíst, pochopit. A zlatým hřebem, skutečným cílem Dokumentu je jeho VYUŽITÍ. Teprve tím dostává jeho cesta smysl.

Ve spolupráci s dnešními technologiemi umíme naplnit smysl Dokumentu – umíme dokument přijmout, zařadit, ochránit a zpracovat. Podívejme se krátce na další cestu Dokumentu firemním prostředím.

(ne)Musíme stále ručně?

Množství dokumentů a snaha zvyšovat efektivitu procesů nechává ruční způsob zpracování dokumentů v provozu pouze v čím dál menších firmách. Nebo ve větších firmách, které mají své důvody ponechat rutinu v přímém kontaktu s člověkem. Čím dál víc firem hledá snazší a levnější řešení – automatizaci. Využívají různé cesty, v rámci svého ERP systému, nebo mimo.

(ne)Vlastníme systém pro správu dokumentů?

Systém pro správu dokumentů (DMS), dnes čím dál častěji systém pro správu firemního obsahu (ECM) a nejnověji systém pro inteligentní správu informací (IIM), nahradí slabší či urputnější snahy ukládat velké množství dokumentů tak, aby se k nim snadno dostali ti, kteří potřebují, aby se dostali pouze ti, kteří potřebují, a aby to zvládli s minimálním úsilím. Kvalitní systém pracuje s metadaty a ta ošetří okamžitou dohledatelnost, bezpečnost, navíc verzování a logování událostí s uloženými dokumenty a informacemi. Máte-li takový, možná se po krátkém čase používání nedokážete vcítit do situace těch „bezsprávových“. Nedokážete, nechcete? Majitelé licencí M-Files jsou příkladem těch, kterým výrobce systému otvírá mezi prvními trendy a budoucnost v principech správy informací.

(ne)Vytěžujeme dokumenty?

Moderní pojem. Mírné zamlžení rozdílu mezi OCR (Optical Character Recognition) a vytěžováním (Data Mining) můžeme projasnit stručně například takto: OCR zajistí přečtení znaků z obrazové předlohy, vytěžování se pokusí porozumět obsahu a správně jej použít. Z OCR softwaru dostaneme typicky PDF soubor obsahující text, tedy prohledávatelný obsah. Výborně. Výsledkem vytěžování je tabulka údajů, které mají svůj jasný smysl a cíl – datum vystavení, variabilní symbol, částka bez a s DPH atd. Vytěžování pracuje s technologiemi umělé inteligence právě kvůli možnosti a nutnosti učit se správné rozpoznání údajů. Pěkný článek o OCR a vytěžování najdete na portálu BusinessIT, odkaz je uvedený v závěru článku. Pěkné zkušenosti a reference máme na český vytěžovací software DOCU-X OCR.

(ne)Máme optimální cestu Dokumentu?

Ve firmě ERPIO si myslíme, že budoucnost a už i přítomnost firemních informačních systémů není v jednom univerzálním robustním a všeobsažném informačním systému. Vnímám, že stále ještě v obecném povědomí doznívá rovnice „firemní informační systém = ERP“. Výrobci ERP systémů tuto překonanou myšlenku „vše v jednom = bezpečí, spolehlivost, kompatibilita, jistota“ rádi podporují a snaží se ji udržet při životě. Je přitom jasné, že žádný výrobce informačního systému nevyvine vlastními silami celosvětově špičkové technologie všech potřebných oblastí.

Firemní informační systém dnes začíná reprezentovat více a více jednotlivých specializovaných systémů, které mezi sebou navzájem komunikují přes připravená otevřená rozhraní. Řízení výroby, skladů, nákupu a prodeje zajistí ERP (Helios, K2, IFS, Abra, Money, QI, MS Dynamics a další), marketingu a obchodu slouží CRM (SalesForce, RayNet a další), o správu dokumentů a dalších informací se postará správa dokumentů (M-Files, DOCU-X DMS, Alfresco ECM, eDoCat a další), vytěžení dokumentů má na starosti vytěžování (ABBYY FlexiCapture, DOCU-X OCR a další) a tak dále a tak dále. Specialisté v každém oboru, některé části jsou, a budou podle nás čím dál častěji, realizovány formou pronájmu služby.

Jestliže se takoví specialisté setkávají v jedné firmě, musí jim být sděleno, jakými kompetencemi kdo vládne. O číselník zákazníků se může postarat ERP, ale potřebuje jej i CRM a ECM a DM… Dostáváme se do prostoru střetu principů, filozofických názorů, argumentace protichůdnými zkušenostmi. A v tuto chvíli se vrátím k otázce z nadpisu.

Typický příklad dnešní rozvíjející se ambiciózní malé i střední firmy, velké jsou o něco napřed, často ne o mnoho. Firma má k dispozici ERP systém, má DMS/ECM/IIM systém (např. M-Files) a vlastní či právě pořizuje DM systém vytěžování, vsadila na český produkt DOCU-X OCR. Jak nastavit optimální cestu Dokumentu?

KROK č. 1: VYTĚŽIT – jednoznačně na začátku

KROK č. 2: PAK KAM? Do ERP nebo správy dokumentů?

• varianta A: do ERP a pak synchronizovat do správy dokumentů?
• varianta B: do správy dokumentů a pak synchronizovat do ERP?
• varianta C: současně do ERP i správy dokumentů?

(ne)Jsme erpcentristé?

Občas na sobě pozoruji, že se pradávná myšlenka všeobsažného jednotného řešení nazývaného ERP ozývá a připomíná. V tu chvíli se ztrácí nadhled a objektivita v posuzování situace a možností. V takové chvíli bych mohl volit 2. krok i cestou A či C – předat minimálně vytěžená data do ERP, v horším případě i Dokument, protože „v ERP je vše“. Do správy dokumentů předám rovnou či později kvůli schvalování a bezpečnému uchování. Dojde ke schválení a správa dokumentů pošle signál do ERP, že Dokument je platný. Když není schválen, ERP na základě této skutečnosti stornuje založené informace, pokud je to možné.

Za čistší a správnější variantu považujeme ale jednoznačně cestu 2 b) – data vytěžená z DOCU-X OCR předáváme do M-Files. Tam dochází k uložení Dokumentu se všemi získanými metadaty. Spustí se proces schvalování, je-li potřeba. EPR v tu chvíli ještě nemá o Dokumentu ani ponětí a není k tomu ani důvod.

Až ve chvíli, kdy je Dokument v M-Files schválen, dojde k předání dat do ERP systému – metadata vytěžená z DOCU-X OCR, obohacená informacemi ze schvalování a odkazem do M-Files k otevření Dokumentu oprávněnou osobou. V tu chvíli:

• v ERP je schválený a platný Dokument, který je potřeba zpracovat – jiný nemá smysl v ERP jakkoliv evidovat,
• v ERP nevznikají žádné stornované doklady,
• Dokument je vždy pouze na 1 místě (v DOCU-X OCR byl po importu do M-Files vymazán) a v ERP je pouze odkaz do M-Files – je zajištěna naprostá kontrola nad dokumentem, jeho verzemi, jeho přístupovými právy.

(ne)Buďme objektivní

Cesta Dokumentu firemním prostředím v komfortním podání pro firmu i Dokument znamená:

• automatizované zpracování Dokumentu – u elektronických podob okamžitě, u papírových dokumentů ihned po jejich naskenování,
• automatizované vytěžení informací z Dokumentu prostřednictvím DM systému, ověřeným zástupcem českých produktů je DOCU-X OCR,
• bezpečné a spolehlivé uložení Dokumentu a vytěžených informací do DMS/ECM systému, v případě využití M-Files jsme mezi světovou špičkou v kategorii IIM a máme ověřenou a funkční komunikaci s DOCU-X OCR,
• mít schopnost bleskově Dokument vyhledat a použít,
• mít možnost Dokument schválit a pouze schválený předávat kamkoliv dál do firemních systémů,
• předávat do jiných systémů znamená předávat pouze odkaz do DMS/ECM, a případně metadata Dokumentu,
• mít naprostou kontrolu nad cestou Dokumentu, mít schopnost vždy okamžitě zjistit, u koho právě Dokument na své cestě stojí.

Nemusíte se vším souhlasit. V každém případě se můžete zamyslet, zda cesta Dokumentu Vaší firmou je optimální a komfortní natolik, že můžete říct: To je ta pravá. A zkuste při vyslovení této věty vnímat, zda jste schopni se dívat na cestu objektivně, bez zátěže praktiky minulosti, bez stranění oblíbeným produktům a dodavatelům. Jen tak dojde každý Dokument, který se objeví v jakékoliv schránce Vaší firmy, cestou do svého cíle. Získá svůj smysl.

Uvedené produkty M-Files a DOCU-X OCR v příkladu neuvádím náhodou, spolupráci těchto produktů máme prakticky prověřenou.

O. Hlaváček

Zdroje a odkazy:

• DOCU-X OCR: produktový list publikovaný ve skupině Mobile Team, jsme partnerem českého výrobce SOCOS IT s.r.o.
• M-Files: spolupracujeme s ALTEC, a.s., Silver Partner výrobce M-Files Finland
• NYKL, Pavel. Automatizace práce s dokumenty – DMS a vytěžování dat. BusinessIT [online]. 2016, 2016, 1-4 [cit. 2017-11-23]. Dostupné z: http://www.businessit.cz/cz/automatizace-prace-s-dokumenty-dms-a-vytezovani-dat.php