M-Files otevírá brány příštího roku už nyní, když prezentuje, jaké novinky čekají na uživatele M-Files verze 2018. I méně pozorný uživatel si všimne. Některé změny jsou prvnímu pohledu více skryté, ale neoslabuje to jejich význam a dopad.
Vybíráme prvních pár novinek, prezentovaných M-Files na webináři dne 13. 11. 2017.
M-Files je inteligentní – je IIM
Když v IT kruzích řeknete Gartner, nemusíte nic dodávat. A Gartner – americká firma pro výzkum a poradenství v oblasti IT, s velmi uznávaným hodnocením produktů v různých oblastech IT – říká, že ECM je mrtvý, přichází IIM = Intelligent Information Management.
Můžeme tak sledovat, jak kvalitní a moderní systémy opouštěly zkratku DMS = Document Management Systém = systémy pro správu dokumentů. Spravovat dokumenty nestačí, záběr je širší, více druhů obsahu, více funkcí na jejich správu a využití. Zrodil se ECM, obsahující samozřejmě DMS.
Můžeme sledovat, jak kvalitní a moderní systémy opouštějí zkratku ECM = Enterprise Content Management = správa firemního obsahu včetně mechanismů spolupráce, řízení procesů apod. Už to nestačí. Přichází IIM, obsahující samozřejmě ECM.
Intelligent Information Management (IIM). AIIM společnost definuje IIM takto (volně přeloženo):
Vytvořit -> Zachytit -> Automatizovat -> Doručit -> Zabezpečit -> Analyzovat
M-Files 2018 prezentují takto:
Zjednodušeně vnímáme v tomto smyslu:
- METADATA DRIVEN – proč bránit maximální možné automatizaci statickými strukturami?
- REPOSITORY NEUTRAL – proč se omezovat na vlastní úložiště?
- INTELLIGENT – proč skrývat schopnost analyzovat souvislosti, odvodit další krok?
Místo migrace integrace
Firmy užívají čím dál více pestrou skládanku menších informačních systémů. M-Files 2018 nenutí své uživatele, aby všechna data a dokumenty migrovali do M-Files – stačí se s nimi propojit. Prosté!
Uživatelské rozhraní
Plocha
Tvář systému je klíčem ke spokojenosti uživatele. Sebelepší funkce, kterou uživatel obtížně hledá nebo využívá, nedojde k plnému ocenění. M-Files 2018 přináší zjednodušení, větší přehled, další krok blíž stírání rozdílu mezi použitím na klientském počítači a na mobilním zařízení.
Vyhledávání
Síla skrytá v rychlosti odezvy při hledání obsahu nejlépe vynikne, když Vám systém s hledáním aktivně pomáhá. Na ukázce je vidět, jak M-Files 2018 analyzují výsledky hledání obsahu podle řetězce „cbh“ (24 nalezených výskytů) a nabízí komfortní doplnění dalších kritérií na cestě k nalezení toho jediného správného místa.
Analýza a návrhy souvislostí
Vkládáte novou informaci, nový dokument, nebo doplňujete údaje o existujícím. Inteligentní systém dnes neznamená jen „zkontroluji“, „nedovolím“, „donutím“, ale hlavně také „NABÍDNU“. M-Files 2018 pracují podle tohoto pravidla, a tak je uživatel po provedené analýze upozorněn, jaké všechny souvislosti může mít právě vytvářený obsah. Stačí jen kliknout… a jste bohatší o další vazbu, informaci, skutečnost.
Závěr
Skutečně jen pár vlastností, pár řádků a pár obrázků k nim. Přesto jen trochu zkušeným v oblasti správy dokumentů, firemního obsahu, informací napoví, jak moc se budoucnost těchto oblastí promítá do přítomnosti v podobě M-Files 2018. V dalším díle přiblížíme další vlastnosti, nebo se některým uvedeným budeme věnovat podrobněji.
Použité zdroje:
MILLIKEN, Greg. M-Files 2018 and the Intelligent Metadata Layer [online webinar]. Finland: M-Files, 2017 [cit. 2017-11-14]. Dostupné z: https://www.youtube.com/watch?v=NrFau7yp19w
MANCINI, John. THE NEXT WAVE: Moving from ECM to Intelligent Information Management [online]. 2017, 1-12 [cit. 2017-11-14]. Dostupné z: https://www.m-files.com/en/aiim-ebook-moving-from-ecm-to-intelligent-information-management
